Gestion des stocks en café : outils et techniques

Gérer un café, c'est bien plus que trouver la recette parfaite du latte et des macarons assortis. Il s'agit de diriger des établissements dynamiques et en constante évolution, qui présentent souvent des défis uniques. L'un de ces défis est la gestion des stocks. Les cafés travaillent avec des produits périssables qui doivent être consommés en quelques jours pour garantir la qualité et réduire les pertes – et pour cela, ils ont besoin d'un bon système de gestion des stocks.

1. Défis spécifiques de la gestion des stocks en café
2. Outils indispensables pour la gestion des stocks en café
3. Techniques efficaces pour la gestion des stocks en café
4. Réduire les pertes et maîtriser les coûts
5. Gestion des fournisseurs pour les cafés
6. Cas pratique : gestion des stocks réussie en café
7. Conclusion : prenez le contrôle de votre gestion des stocks

Difficile à quel point ? Il s'agit simplement de suivre les ingrédients et les marchandises. C'est précisément là que la plupart des restaurants se trompent ! La gestion des stocks est sans doute l'un des aspects les plus exigeants de la gestion d'une entreprise – en particulier d'un café. Une mauvaise gestion des stocks entraîne du gaspillage alimentaire, des bénéfices réduits et des problèmes de disponibilité du menu. Si vous souhaitez donc augmenter votre chiffre d'affaires et améliorer votre café, vous devez concentrer votre attention sur la gestion de vos stocks.

Avantages de l'optimisation des stocks en café

L'optimisation des stocks est l'art de gérer les niveaux de stockage et d'inventaire de manière à équilibrer l'offre et la demande. Des vérifications régulières des stocks et l'identification des opportunités d'amélioration jouent un rôle déterminant dans la satisfaction client grâce à la disponibilité du menu et à la fluidité des opérations. L'optimisation des stocks d'un café offre de nombreux avantages, notamment :

1. Réduire les pertes : La réduction des pertes est l'une des principales raisons pour lesquelles les restaurants misent sur l'optimisation des stocks. Moins de marchandises sont gaspillées, plus un établissement peut générer de bénéfices. Un stock non optimisé peut, par exemple, être excessivement garni d'ingrédients qui se détériorent avant d'être consommés.
2. Répondre à la demande des clients : Les clients ont tendance à éviter les cafés où leurs produits préférés sont souvent en rupture de stock. Les exploitants peuvent éviter ce problème en maintenant un stock optimisé qui garde toujours tous les ingrédients prêts pour honorer les commandes.
3. Améliorer l'efficacité opérationnelle : Lorsque les cafés manquent d'ingrédients ou en ont trop en stock, l'efficacité opérationnelle de l'entreprise en pâtit. Une bonne gestion des stocks aide à optimiser les processus et à faciliter l'exploitation du café.
4. Augmenter les bénéfices : Enfin, les exploitants de café bénéficient considérablement de stocks bien gérés, car ils contribuent à l'augmentation des bénéfices. Ils minimisent non seulement les différents types de pertes liées aux stocks, mais contribuent également à maintenir la satisfaction client et à augmenter le chiffre d'affaires.

1. Défis spécifiques de la gestion des stocks en café

La gestion des stocks dans un café est certes nécessaire, mais elle n'est pas simple pour autant. Elle apporte ses propres défis, surtout lorsqu'elle est abordée manuellement avec de simples formules. Pour relever ces défis, il vous faut bien plus qu'un tableur Excel.

Gestion des produits périssables

Parmi les ingrédients les plus courants dans les cafés figurent la crème, le lait, les fruits et autres produits périssables. Ces produits ont une durée de conservation très limitée et sont sensibles aux conditions de stockage et aux variations de température. Même les grains de café, produit généralement non périssable, perdent en arôme selon la durée de conservation. Les responsables de gestion des stocks doivent tenir compte de la vitesse à laquelle ces ingrédients sont consommés, afin qu'ils ne soient pas stockés trop longtemps.

Surstockage vs sous-stockage

La tâche la plus difficile en gestion des stocks est de trouver l'équilibre parfait entre le sous-stockage et le surstockage. La plupart des établissements adoptent l'approche min-max, qui tient compte de la demande moyenne dans la planification des stocks. Cependant, cette approche ne prend pas en compte les variations saisonnières et l'imprévisibilité de l'activité. Le surstockage immobilise souvent du capital qui pourrait être investi ailleurs, et si des produits se détériorent, des pertes s'ensuivent. Le sous-stockage entraîne des pertes de chiffre d'affaires et l'insatisfaction des clients, ce qui affecte négativement les bénéfices.

Demande fluctuante

Les demandes imprévisibles dans les cafés conduisent souvent à une surestimation ou sous-estimation des besoins. Cela perturbe les exigences de gestion des stocks, surtout lorsque les tendances, la météo et même la fréquentation des clients influencent la demande. Par exemple, les boissons glacées sont les produits les plus vendus en été – mais une tendance TikTok pourrait les rendre populaires même en hiver. De plus, les heures de pointe comme les matinées entraînent une demande plus élevée et une plus grande fluctuation des stocks. Gérer ces variations de demande sans surstockage ni sous-estimation des commandes est un défi majeur pour les cafés.

Limites du suivi manuel

Avec des tableurs et des formules de calcul, les responsables de gestion des stocks se retrouvent vite à leurs limites pour une planification correcte des stocks. Nombre de problèmes de stockage, de commande et d'autres tâches liées aux stocks découlent d'erreurs de calcul humaines. De plus, il peut être fastidieux de suivre manuellement les tendances de la demande, les problèmes de chaîne d'approvisionnement et d'autres facteurs. Pour les cafés, il est plus simple de confier cette partie de la gestion des stocks à un logiciel automatisé qui aide au contrôle et aux rapports.

Gestion du système de caisse en café

Un système de caisse dans un café est un élément essentiel pour collecter des données sur les clients existants et leurs habitudes d'achat. La dernière technologie de caisse vous aide à intégrer le système de caisse et tous les outils nécessaires pour une meilleure gestion des stocks. Cependant, la plupart des cafés ne disposent pas encore de cette technologie et dépendent de la gestion d'équipe pour une saisie précise des données à des fins de contrôle. L'absence d'outils et de technologies adaptés est un problème qui touche la plupart des points de vente dans ce type d'établissements.

Système de commande en ligne

Le paysage des cafés et restaurants évolue, les options de menu numériques pour les commandes en ligne prenant de plus en plus d'importance. La plupart des cafés ne proposent pas à leurs clients un menu en ligne convivial simplifiant le traitement des commandes. Ils s'appuient plutôt sur des applications tierces comme solution complète pour le service client numérique. Ces défis ne sont que la partie visible de l'iceberg. Selon l'emplacement, les ressources, la chaîne d'approvisionnement et d'autres facteurs, les cafés peuvent être confrontés à bien d'autres problèmes. Il est important de reconnaître que pour les établissements en croissance, miser sur la technologie est la décision rationnelle pour optimiser les processus complexes. Il existe de nombreuses solutions logicielles de gestion qui aident les cafés à se remettre sur les rails et à améliorer leur gestion des stocks.

2. Outils indispensables pour la gestion des stocks en café

Comme indiqué ci-dessus, il existe de nombreuses solutions logicielles de gestion de restaurant utiles pour l'exploitation des cafés. Cependant, Supy se distingue par ses nombreuses fonctionnalités de gestion et son support pour la franchise. Que vous soyez un café qui vient de démarrer ou l'un qui commence à se développer, Supy dispose des outils dont vous avez besoin pour votre gestion des stocks.

Suivi des stocks en temps réel

Le logiciel de gestion des stocks de Supy fournit des données de contrôle en temps réel, permettant aux exploitants de café de toujours avoir une vue d'ensemble de leurs niveaux de stock. Il aide à compter les stocks plus rapidement, à tenir compte des écarts et à afficher des graphiques sur différents facteurs comme l'offre, la demande, etc. En moyenne, il fait économiser 10 heures par semaine en réduisant le temps consacré à la gestion des stocks. De plus, vous n'avez pas à surveiller activement le logiciel pour rester informé. Par exemple, si les stocks de lait s'épuisent ou si trop de café a été commandé, Supy envoie des alertes indiquant ce qui doit être commandé et ce qui peut attendre. Les Insights stocks de Supy offrent :

• 80 % de réduction des écarts
• 55 % de réduction du coût matière
• Jusqu'à 10 heures économisées par semaine

Contrôle et reporting actualisés

L'un des aspects les plus importants de la gestion des stocks est un reporting précis et un contrôle actualisé pour prendre des décisions éclairées. Supy propose un contrôle et des rapports actualisés sur diverses fonctions telles que l'approvisionnement, la gestion des pertes, les écarts, le chiffre d'affaires, les tarifs du menu et la gestion des stocks. Avec le bon contrôle, les exploitants de café peuvent gérer leurs stocks tout en augmentant le chiffre d'affaires et les bénéfices. La fonctionnalité de contrôle et reporting de Supy offre :

• Tableaux de bord intégrés pour un contrôle et des rapports immédiats
• Données en direct pour des insights en temps réel régulièrement mis à jour
• Interface adaptée aux mobiles pour des décisions en déplacement

Personnalisation pour les cafés

Supy comprend les besoins spécifiques des cafés et propose une variété de fonctionnalités pour personnaliser l'exploitation. Les exploitants de café peuvent choisir parmi des fonctionnalités telles que l'optimisation des recettes, l'ingénierie de menu, le contrôle des portions et les tarifs. La gestion des stocks n'est qu'une partie de l'optimisation du chiffre d'affaires et des bénéfices ; une bonne formule de menu et de recette est ce qui vend finalement le produit. Ce sont précisément ces fonctionnalités qui font de Supy une solution globale pour tous les problèmes auxquels les exploitants de café peuvent être confrontés. Contrairement à d'autres logiciels conçus pour des types de franchise spécifiques, Supy évolue avec votre entreprise. Il fournit des insights essentiels aussi bien aux cafés en démarrage qu'à ceux ayant plusieurs établissements.

3. Techniques efficaces pour la gestion des stocks en café

Maintenant que nous savons pourquoi Supy est un excellent choix pour la gestion de café, examinons les bonnes pratiques que les exploitants de restaurant peuvent adopter pour améliorer la gestion des stocks :

Suivre les tendances de consommation

Les exploitants de café peuvent bénéficier d'une compréhension de ce qui se vend et de ce qui ne se vend pas pour mieux gérer leurs stocks. Le seul moyen d'y parvenir est de rester à l'écoute des tendances de consommation et de savoir ce qui ne se vend pas sur la carte. Supy vous fournit des données de contrôle pour comprendre ces tendances, afin que vous puissiez les utiliser pour une allocation optimisée des ressources, sans passer des heures sur cette tâche.

Définir des stocks minimum

Les stocks minimum sont la quantité minimale de marchandises qu'un café maintient en stock pour répondre à la demande des clients sans gaspiller d'ingrédients. Plutôt que de calculer manuellement via la méthode min-max ou la théorie du stock de sécurité, Supy simplifie les choses en analysant l'utilisation du stock et en déterminant automatiquement les stocks minimum. Si votre établissement consomme 10 cartons de crème par jour, Supy veille à ce qu'il y en ait toujours 10 en stock et émet des alertes pour maintenir les stocks minimum quand les niveaux baissent.

Planifier des audits réguliers

Les audits sont indispensables pour comprendre quels ingrédients immobilisent du capital et le détruisent ensuite par le gaspillage. Ils contribuent également à maintenir tous les rapports en ordre. Les exploitants de café peuvent planifier des audits réguliers avec Supy, car le logiciel automatise les vérifications des stocks et génère des rapports en temps réel. Des audits réguliers peuvent aider les exploitants de café à comprendre où se produisent les erreurs et à prendre des décisions de gestion en conséquence.

Se concentrer sur les produits à forte marge

Lorsque les cafés ont un menu étendu, il peut être difficile d'identifier les produits à forte marge et les meilleures ventes. Ces produits évoluent également avec les tendances, les saisons et la demande. Supy économise des heures de comparaison manuelle en suivant les produits à forte marge et les meilleures ventes dans ses rapports. Il met en évidence les articles du menu qui génèrent le plus de bénéfices et tient compte de leur demande lors de l'établissement des listes de besoins en stocks.

Optimiser la gestion des stocks

Avant tout, les exploitants de café peuvent utiliser Supy pour optimiser leur gestion des stocks. Comme indiqué ci-dessus, le logiciel de gestion des stocks de Supy aide à réduire la charge de travail manuel d'environ 10 heures par semaine. De plus, avec un logiciel automatisé, il y a moins de risques d'erreurs, de sorte que les exploitants peuvent être assurés que les Solutions proposées généreront effectivement plus de bénéfices.

Intégration du logiciel de caisse en café

Supy est bien plus qu'un logiciel de comptabilité pour cafés. Il fournit des données en temps réel pour la gestion des stocks grâce à l'intégration avec les systèmes de caisse sur site. De plus, vous pouvez relier les systèmes de caisse de plusieurs établissements pour avoir une vue d'ensemble des opérations d'un café à plusieurs adresses. Avec un input direct des ventes, vous savez ce qui se vend le mieux et vous le priorisez dans votre planification des stocks.

4. Réduire les pertes et maîtriser les coûts

Les produits de stock gaspillés entraînent directement des pertes de bénéfices pour les restaurants. Dans les cafés, le problème est plus marqué, car les ingrédients stockés ont une durée de conservation limitée et sont plus sujets au gaspillage. Le logiciel de Supy identifie les modèles d'approvisionnement et d'utilisation qui conduisent fréquemment au gaspillage et vous fournit des données de contrôle en temps réel pour mesurer l'ampleur du problème. Mais pourquoi la réduction des pertes est-elle si importante dans les cafés ? La réduction des pertes est directement liée à la maîtrise des coûts dans une entreprise. Les avantages de la gestion des stocks pour réduire les pertes comprennent :

• Elle aide à réduire les coûts d'exploitation en minimisant la quantité de grains de café, de lait et d'autres produits périssables gaspillés.
• Vous obtenez des recettes plus optimisées qui utilisent mieux les stocks et gèrent les approvisionnements de manière durable.
• Comprendre où se produisent les pertes aide à identifier où les ressources doivent être mobilisées à la place pour résoudre ce problème.
• L'étude des modèles de pertes vous permet d'ajuster le menu proposé et les portions pour réduire le gaspillage tout en maintenant la satisfaction client.

Supy n'identifie pas seulement les sources de pertes, mais aide également à développer des solutions pour les gérer au mieux. Si les éclairs se vendent mal sur une période notable en fin de journée, Supy suggère comment adapter la recette pour maintenir un stock d'éclairs plus réduit qui répond à une demande prévisible et gère les pertes.

5. Gestion des fournisseurs pour les cafés

Une gestion efficace des fournisseurs est la colonne vertébrale d'un café bien géré. Le fournisseur est la source de tous les stocks – et il est indispensable d'avoir une ligne de communication directe avec les fournisseurs pour s'assurer qu'ils peuvent livrer les ressources dès que vos stocks s'épuisent. La méthode la plus efficace de gestion des fournisseurs consiste à utiliser des systèmes de gestion automatisés avec les contacts de fournisseurs établis. Dès que le système détecte une réduction de certains stocks en dessous des niveaux critiques, il passe immédiatement une commande de réapprovisionnement. Cela élimine le besoin d'erreurs humaines et de saisies manuelles dans le processus de réapprovisionnement des stocks pour les cafés, ce qui simplifie les opérations. Cela réduit également la probabilité que le personnel oublie de commander davantage d'ingrédients – ce qui peut entraîner la rupture de stock des articles populaires du menu.

6. Cas pratique : gestion des stocks réussie en café

Supy n'est pas novice dans la gestion de restaurant ! De nombreux cafés ont bénéficié de son logiciel de gestion des stocks, et The Coffee Address en Arabie Saoudite n'en est qu'un exemple. Cet établissement, fondé en 2011, s'est fait un nom dans le pays avec environ 140 sites différents. En développant ses enseignes, il a rencontré de nombreux défis en matière de gestion des stocks et a collaboré avec Supy pour trouver une solution. The Coffee Address a mis en œuvre une série de recommandations de Supy. Le logiciel de gestion les a aidés à :

• Suivre continuellement les comptages de stocks
• Recevoir des données de ventes actualisées directement depuis la caisse
• Établir une saisie directe des données
• Améliorer les processus de commande et la gestion des stocks
• Prendre des décisions de gestion des stocks plus rapidement grâce aux données de contrôle

Ces domaines mis en avant et les actions proposées ont aidé The Coffee Address à réduire drastiquement les pertes et à diminuer les coûts d'environ 25 %. Avec environ 100 heures économisées par mois, le personnel a pu se concentrer sur d'autres tâches à accomplir, et la rentabilité globale du café a augmenté. Tout comme The Coffee Address, vous aussi pouvez rendre votre café plus performant dans ce marché concurrentiel !

7. Conclusion : prenez le contrôle de votre gestion des stocks

Gérer un café prospère n'a pas à être aussi difficile que tout le monde le prétend. Avec les bons outils et la bonne équipe à vos côtés, vous pouvez optimiser des processus clés comme l'ingénierie de menu, la gestion des stocks et la réduction des pertes. Faire des bénéfices avec un café n'est pas une approche universelle – cela demande à un exploitant de prendre en compte une multitude de facteurs. Si vous avez du mal à suivre les réapprovisionnements et les rapports, confiez le travail à Supy. C'est un outil fiable avec un palmarès éprouvé dans le soutien aux cafés pour de meilleures performances. Vous souhaitez améliorer votre activité café ? Prenez rendez-vous pour une démo avec Supy et constatez vous-même la différence ! Supy est une plateforme de logiciel de gestion des stocks pour restaurants qui peut aider les cafés ayant un ou plusieurs établissements à améliorer leurs stocks et à réduire les pertes. Outre la gestion des stocks, elle offre des fonctionnalités supplémentaires telles que l'ingénierie de menu, des mises à jour régulières du chiffre d'affaires, le contrôle en temps réel et le soutien à la réduction des pertes. Avec Supy comme partenaire, les exploitants de restaurant restent informés des faits et chiffres importants qu'ils pourraient autrement facilement manquer. C'est l'outil privilégié si vous souhaitez développer votre activité et vos bénéfices dans un environnement aussi concurrentiel. Si vous souhaitez développer votre café, consultez cet e-book informatif : Le guide ultime pour ouvrir une cuisine centrale pour les entreprises F&B multi-établissements.

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Ressources connexes

• Webinaire : Les secrets de la réduction du coût matière pour les entreprises multi-établissements
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• 10 façons de réduire le coût matière – 2024 Édition
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