Gestion des stocks pour cafés : repérer les pertes de coût matière que votre caisse ne voit pas

Ce que la gestion des stocks pour cafés capte là où votre caisse est aveugle

La gestion des stocks pour cafés capture les coûts que votre caisse n'enregistre jamais : l'expresso renversé, le bacon sur-portionné, le lait versé dans l'évier. Vous en repérez la majeure partie en comptant chaque semaine quelques articles à fort coût, en recalculant chaque boisson à chaque mouvement de prix et en comptant tous vos points de vente le même jour. Appliquez ce rythme et vous maîtrisez le gaspillage qui maintient le coût matière aux alentours de 35 %. Cet article présente le rythme de comptage, le calcul du coût des recettes et l'unique journée de comptage qui font fonctionner le système.

• Zone aveugle de la caisse. Votre caisse enregistre ce qui est vendu, pas ce qui est perdu. Un flat white vendu et un flat white renversé se ressemblent au point de vente, car ce dernier ne voit que la vente. Un groupe de cafés multi-points de vente a constaté que son écart de coût matière atteignait environ 18 %, sans que la caisse puisse dire si cet écart provenait de sur-portionnement, de gaspillage ou de vol.
• Combler l'écart. La gestion des stocks comble cet écart en comptant ce que vous détenez et en le comparant à ce que vous devriez détenir. La différence représente le gaspillage que la caisse a dissimulé. La gestion des stocks pour cafés de Supy compte vos stocks, calcule le coût de vos recettes et affiche l'écart par article, de sorte que le gaspillage a un chiffre plutôt qu'une intuition.

Compter les articles à fort coût chaque semaine, tout le reste une fois par mois

Comptez chaque semaine les quelques articles qui représentent l'essentiel de vos coûts, et comptez tout une fois par mois. Un petit café n'a pas le temps de compter chaque article chaque semaine, donc un rythme raisonnable vaut mieux qu'un inventaire exhaustif que l'on saute.

Pour la plupart des cafés, les articles hebdomadaires sont le café, le lait, les œufs et le bacon, car ils sont à la fois coûteux et faciles à sur-portionner.

• La preuve que ça marche. C'est ce rythme qui a permis de redresser un café dont le coût matière atteignait 35 %. Des comptages hebdomadaires sur les œufs, le bacon et le café ont révélé le gaspillage de portions que le comptage mensuel était trop lent à détecter. Tout compter à la main chaque semaine avait pris à l'équipe environ 3 heures, c'est précisément pourquoi on l'avait abandonné.
• Commander au seuil de réapprovisionnement. Un comptage hebdomadaire des articles à fort coût fait plus que repérer le gaspillage. Quand vous savez ce que vous avez, vous commandez au seuil de réapprovisionnement au lieu de deviner, et vous cessez d'alterner entre trop de lait une semaine et une rupture de stock la suivante. Un comptage que vous terminez en quelques minutes est un comptage que vous maintenez, et les relevés restent proches de l'étagère.
• La précision augmente. Compter plus souvent se traduit par plus de précision. The Spread révèle qu'avec moins de 8 comptages par an, les relevés correspondent au stock réel seulement 24,5 % du temps. Compter plus qu'une fois par semaine donne une précision environ 3 fois supérieure, car l'étagère et les relevés ont moins de temps pour diverger. Un comptage hebdomadaire sur les articles qui comptent maintient les relevés proches sans le marathon du lundi matin.
• Un seul jour de comptage. Si vous gérez plusieurs cafés, comptez-les tous le même jour. Un rapport consolidé regroupe les comptages de chaque point de vente : un comptage soumis un jour en retard laisse le chiffre groupe construit sur des dates non concordantes. Un groupe de cafés multi-points de vente n'a pas pu produire de rapport inter-sites parce qu'un seul point de vente avait compté un jour avant les autres. Fixez un seul jour de comptage pour l'ensemble du groupe. Les sous-comptages permettent à différents collaborateurs de couvrir différentes zones d'un même site en parallèle, de sorte qu'une journée commune ne signifie pas un matin plus long.

Maintenir le coût de chaque boisson honnête quand les prix du lait et des grains évoluent

Calculez le coût de chaque boisson aux prix d'aujourd'hui, pas à ceux de l'année dernière. Les prix du lait et des grains de café évoluent, et une boisson calculée une fois sans jamais être revérifiée peut discrètement coûter plus que ce que vous facturez. Une recette qui lit le coût actuel de l'ingrédient maintient la marge de chaque boisson honnête sans reconstruction mensuelle.

• Coût du flat white. Prenez un flat white. Café à 0,30 $, lait à 0,45 $ et le gobelet à 0,08 $ donnent une boisson qui coûte 0,83 $.
• Hausse du prix du lait. Quand le lait monte à 0,60 $, la même boisson coûte maintenant 0,98 $, sans que rien sur la carte ne le signale. Une recette liée aux coûts d'ingrédients en temps réel évolue avec le prix du lait, de sorte que vous voyez le nouveau chiffre la semaine où cela se produit.
• Calcul du coût des recettes en temps réel. La calculatrice de coût des recettes de Supy met à jour chaque boisson à chaque évolution de ses coûts d'ingrédients, de sorte que le coût affiché correspond à ce que vous payez aujourd'hui. Quand une boisson dépasse la marge que vous avez fixée, vous en êtes informé dans la semaine où cela se produit, pas en fin de mois.

Commencez cette semaine. Comptez vos articles les plus coûteux, calculez le coût d'une boisson signature aux prix actuels et fixez un seul jour de comptage pour chaque point de vente.

Si votre coût matière dépasse 30 %, l'écart se trouve généralement dans le gaspillage que votre caisse n'a jamais révélé. Corrigez d'abord le rythme, et le chiffre suivra.