Inventaire rayon par rayon : comment compter les stocks plus vite en restauration

Le comptage rayon par rayon, et pourquoi il se termine plus vite

Le comptage rayon par rayon signifie que votre équipe compte chaque article à l'endroit où il se trouve, dans l'ordre où il est rangé sur le rayon. Elle note ce qu'elle compte, puis compare le total à ce que le système attendait. Cette méthode est plus rapide parce que personne ne parcourt l'entrepôt deux fois pour retrouver la ligne suivante, et moins d'articles sont oubliés. Cet article explique comment construire la feuille dans l'ordre du rayon, maintenir une feuille par site et agir sur les écarts constatés.

Lorsque la feuille de comptage liste les articles dans un ordre différent des rayons, le compteur parcourt l'entrepôt deux fois. Une première fois pour trouver chaque ligne, puis une deuxième pour les articles qu'il a croisés sans les noter. Sur une liste de 600 lignes, ces allers-retours représentent presque une demi-journée de travail. Mettez la feuille dans l'ordre du rayon et le compteur travaille un rayon à la fois, de haut en bas, en cochant chaque ligne au fur et à mesure. Un inventaire hebdomadaire qui prenait près de quatre heures tombe à environ deux heures et demie, et la douzaine d'articles habituellement oubliés reste sur la feuille.

L'ordre compte davantage que l'outil. Un tableur bien présenté dans le mauvais ordre oblige toujours le compteur à faire des allers-retours, tout comme une application si sa liste ne correspond pas à la disposition de la salle. Le tableau ci-dessous montre ce qui change lorsque la feuille suit les rayons.

Construire la feuille de comptage dans l'ordre du rayon

Un comptage rayon par rayon nécessite avant tout une feuille dont l'ordre correspond aux rayons. Dans Supy, vous créez un modèle de prise d'inventaire réutilisable pour chaque établissement, qui regroupe exactement les articles et les recettes de préparation à compter. Vous l'enregistrez dans l'ordre où le compteur parcourt la salle. Configuré une seule fois dans l'ordre du rayon, chaque inventaire suivant suit le même chemin, sans que personne n'ait à reconstruire la liste chaque semaine.

Parcourez la salle avec un téléphone et définissez l'ordre tel que l'équipe se déplace réellement. Épicerie sèche en premier, puis la chambre froide, puis la ligne de cuisson, puis le bar. Le modèle s'ouvre sur mobile, l'équipe en cuisine compte directement en descendant la liste ordonnée sans resaisie. Cela remplace la feuille vierge imprimée que les opérateurs demandent constamment, car la feuille ordonnée est déjà sur le téléphone dans leur main.

Trois règles maintiennent l'ordre :

• Regroupez chaque ligne par emplacement, pas par catégorie. Le compteur ne devrait jamais avoir à garder en tête « tous les produits laitiers » en se tenant devant l'épicerie sèche.
• Placez chaque recette de préparation à côté du poste qui la réalise. Compter une sauce à la ligne de cuisson, et personne ne l'oublie.
• Nommez chaque ligne comme l'étiquette du rayon. Quand la feuille et l'étiquette correspondent mot pour mot, le compteur confirme l'article en un coup d'œil sans deviner.

Maintenir une feuille ordonnée par site pour des inventaires comparables

Deux sites n'ont jamais les mêmes rayons, donc une liste commune oblige la moitié de votre équipe à compter dans le mauvais ordre. Clonez plutôt le modèle sur chaque établissement. Supy copie un modèle vers chaque site en une seule opération, et chaque site conserve sa propre version dans son propre ordre de rayon. Un nouveau site duplique un modèle existant plutôt que d'en créer un de zéro. Cela réduit le temps de configuration et maintient le format cohérent dans tout le groupe.

L'avantage est la comparabilité. Lorsque chaque établissement compte les mêmes articles, chacun dans son propre ordre de rayon, le siège peut lire un site par rapport à un autre et savoir qu'un écart est réel. Une pile de tableurs ad hoc n'y arrive jamais, car un tableur construit par chaque site est facile à raccourcir, réorganiser ou ignorer discrètement. Un modèle partagé que chaque responsable compte de la même façon est ce qui permet d'accélérer vos prises d'inventaire à mesure que vous ajoutez des sites.

Les inventaires deviennent également plus précis plus vous les réalisez souvent. Plus l'intervalle entre les inventaires est long, plus vos enregistrements de stocks disent une chose tandis que le rayon en dit une autre.

Un inventaire qui prend deux fois moins de temps est un inventaire que l'équipe réalisera réellement chaque semaine, et c'est la vraie raison de mettre la feuille dans l'ordre du rayon. La fonctionnalité de prise d'inventaire de Supy maintient ce modèle ordonné à un seul endroit pour chaque site.

Transformer l'inventaire terminé en un écart sur lequel vous pouvez agir

Un inventaire rapide ne vaut la peine d'être réalisé que si le résultat vous apprend quelque chose. Une fois un inventaire soumis, Supy produit un rapport d'écart montrant pour chaque article la différence entre le stock compté par votre équipe et la quantité attendue par le système.

Lisez-le depuis l'écart le plus important en valeur monétaire vers le bas, pas depuis la liste la plus longue de petits écarts. Les lignes avec le plus d'argent en jeu sont celles où du stock a été utilisé sans être enregistré, gaspillé ou réceptionné incorrectement. Traitez les premières lignes chaque semaine et laissez le reste, afin que les mêmes lignes cessent d'apparaître au fur et à mesure que l'équipe corrige la cause plutôt que de recompter le symptôme.

Comptez un site dans l'ordre du rayon cette semaine et chronométrez par rapport à votre dernier inventaire non ordonné. Si l'inventaire ordonné se termine en moins de trois heures sur un entrepôt de 600 lignes, et que le rapport d'écart montre moins de lignes inexpliquées, déployez le modèle sur le reste du groupe.

Si l'inventaire traîne encore, c'est que l'ordre est incorrect quelque part. Observez où le compteur fait demi-tour et déplacez ces lignes pour correspondre au parcours.