Regal-zu-Tabelle-Inventur: So zählen Restaurants ihren Warenbestand schneller

Regal-zu-Tabelle-Zählung – und warum sie schneller abgeschlossen ist

Bei der regalgeordneten Inventur zählt Ihr Team jeden Artikel an seinem Standort in der Reihenfolge, in der er im Regal steht. Das Ergebnis wird notiert und mit dem Systemsoll verglichen. Die Inventur ist schneller abgeschlossen, weil niemand zweimal durch das Lager laufen muss und weniger Artikel übersehen werden. Dieser Artikel zeigt, wie Sie die Liste in Regalreihenfolge aufbauen, eine Liste pro Standort pflegen und auf die ermittelten Abweichungen reagieren.

Wenn die Inventurliste in einer anderen Reihenfolge als die Regale aufgebaut ist, geht der Zähler zweimal durch das Lager. Einmal, um jede Zeile zu finden, und noch einmal für die übersprungenen Artikel. Bei einer Liste mit 600 Positionen kostet dieses Hin- und Herlaufen fast einen halben Arbeitstag. Ist die Liste in Regalreihenfolge aufgebaut, arbeitet der Zähler ein Regal nach dem anderen von oben nach unten durch und hakt jede Zeile ab, sobald er sie erreicht. Eine wöchentliche Inventur, die fast vier Stunden dauerte, verkürzt sich auf etwa zweieinhalb Stunden, und die rund zwölf Artikel, die früher übersprungen wurden, bleiben auf der Liste.

Die Reihenfolge zählt mehr als das Werkzeug. Eine ordentliche Tabelle in falscher Reihenfolge zwingt den Zähler immer noch zum Hin- und Herlaufen – genau wie eine App, wenn ihre Liste nicht dem Raum entspricht. Die Tabelle unten zeigt, was sich ändert, wenn die Liste dem Regal folgt.

Die Inventurliste in Regalreihenfolge aufbauen

Eine regalgeordnete Inventur erfordert zunächst eine Liste, deren Reihenfolge den Regalen entspricht. In Supy erstellen Sie eine wiederverwendbare Inventurvorlage für jeden Standort, die genau die zu zählenden Artikel und Zubereitungsrezepte enthält. Sie speichern diese in der Reihenfolge, in der der Zähler durch das Lager geht. Einmal in Regalreihenfolge eingerichtet, folgt jede Inventur danach demselben Weg – niemand muss die Liste jede Woche neu erstellen.

Gehen Sie mit einem Mobilgerät durch das Lager und legen Sie die Reihenfolge so fest, wie das Team tatsächlich vorgeht. Zuerst das Trockenlager, dann die Kühlkammer, dann die Kochstation, dann die Bar. Die Vorlage öffnet sich auf dem Mobilgerät, sodass das Küchenteam direkt die geordnete Liste abarbeitet – ohne nochmalige Dateneingabe. Das ersetzt die gedruckte Blankoliste, nach der Betreiber immer wieder fragen, denn die geordnete Liste ist bereits auf dem Mobilgerät in ihrer Hand.

Drei Regeln halten die Reihenfolge sauber:

• Gruppieren Sie jede Zeile nach ihrem Lagerort, nicht nach Kategorie. Der Zähler sollte nie „alle Milchprodukte" im Kopf behalten müssen, während er am Trockenlager steht.
• Platzieren Sie jedes Zubereitungsrezept neben der Station, an der es hergestellt wird. Wird eine Sauce an der Kochstation gezählt, vergisst sie niemand.
• Benennen Sie jede Zeile so, wie das Regaletikett es angibt. Stimmen Liste und Etikett Wort für Wort überein, bestätigt der Zähler den Artikel auf einen Blick, ohne raten zu müssen.

Eine geordnete Liste pro Standort pflegen, damit Inventuren vergleichbar bleiben

Zwei Standorte haben nie dieselbe Regalanordnung – eine gemeinsame Liste zwingt die Hälfte des Teams zum Zählen in falscher Reihenfolge. Kopieren Sie die Vorlage stattdessen an jeden Standort. Supy überträgt eine Vorlage in einem Schritt an alle Filialen, und jeder Standort pflegt seine eigene Version in seiner eigenen Regalreihenfolge. Ein neuer Standort dupliziert eine vorhandene Vorlage, anstatt von Grund auf neu zu beginnen. Das verkürzt die Einrichtungszeit und hält das Format in der gesamten Gruppe einheitlich.

Der Mehrwert liegt in der Vergleichbarkeit. Wenn jede Filiale dieselben Artikel in ihrer eigenen Regalreihenfolge zählt, kann die Zentrale einen Standort mit einem anderen vergleichen und weiß, dass eine Abweichung tatsächlich Warenbestand widerspiegelt. Ein Stapel individueller Tabellen erreicht das nie, weil eine von jedem Standort selbst erstellte Tabelle leicht gekürzt, umsortiert oder stillschweigend übersprungen wird. Eine gemeinsame Vorlage, die jeder Standortleiter auf dieselbe Weise zählt, ist die Grundlage dafür, dass schnellere Inventuren auch mit zunehmender Filialanzahl funktionieren.

Inventuren werden auch genauer, je häufiger sie durchgeführt werden. Je länger die Pause zwischen den Inventuren, desto mehr weichen Ihre Lagerbestände vom tatsächlichen Regalinhalt ab.

Eine Inventur, die halb so lange dauert, ist eine, die das Team tatsächlich jede Woche durchführen wird – und das ist der eigentliche Grund, die Liste in Regalreihenfolge zu sortieren. Supys Inventurfunktion hält diese geordnete Vorlage für jeden Standort an einer Stelle bereit.

Die abgeschlossene Inventur in eine verwertbare Abweichungsanalyse umwandeln

Eine schnelle Inventur lohnt sich nur, wenn das Ergebnis Ihnen etwas sagt. Sobald eine Inventur übermittelt wird, erstellt Supy einen Abweichungsbericht, der für jeden Artikel die Differenz zwischen dem gezählten Bestand und der vom System erwarteten Menge anzeigt.

Lesen Sie den Bericht von der größten Abweichung in Geldwert nach unten – nicht von der längsten Liste kleiner Abweichungen. Die Positionen mit dem größten Geldwert sind dort, wo Warenbestand ohne Buchung entnommen, verschwendet oder fehlerhaft eingebucht wurde. Bearbeiten Sie jede Woche die obersten paar Zeilen und lassen Sie den Rest, sodass dieselben Positionen nicht immer wieder auftauchen, weil das Team die Ursache behebt statt das Symptom neu zu zählen.

Zählen Sie diese Woche einen Standort in Regalreihenfolge und messen Sie die Zeit im Vergleich zur letzten ungeordneten Inventur. Wenn die geordnete Inventur bei einem Lager mit 600 Positionen unter drei Stunden bleibt und der Abweichungsbericht weniger ungeklärte Positionen aufweist, rollen Sie die Vorlage auf die restlichen Filialen aus.

Wenn die Inventur noch immer zu lange dauert, stimmt die Reihenfolge irgendwo nicht. Beobachten Sie, wo der Zähler zurückläuft, und verschieben Sie diese Positionen so, dass sie dem Weg entsprechen.