إدارة المخزون في المقهى: اكتشاف خسائر تكلفة الغذاء التي تفوت كاشيرك

ما تكشفه إدارة المخزون في المقهى مما تعجز الكاشير عن رصده

تكشف إدارة المخزون في المقهى التكاليف التي لا تُسجّلها كاشيرك أبداً: الجرعة المسكوبة، ومقدار اللحم الزائد عن الحصة، والحليب المُهدَر. تُعالج معظمها بالجرد الأسبوعي لعدد قليل من الأصناف مرتفعة التكلفة، وإعادة احتساب تكلفة كل مشروب عند تغير الأسعار، وجرد جميع المواقع في يوم واحد. اتبع هذا النهج وستضبط الهدر الذي يُبقي تكلفة الغذاء قريبة من 35 %. يستعرض هذا المقال إيقاع الجرد، واحتساب تكلفة الوصفات، ويوم الجرد الموحَّد الذي يجعل النظام يعمل.

• النقطة العمياء في الكاشير. تُسجّل الكاشير ما بِيع، لا ما ضاع. فنجان flat white مُباع وآخر مسكوب يبدوان متطابقَين في نقطة البيع، لأنها لا ترى إلا عملية البيع. اكتشفت مجموعة مقاهٍ متعددة المواقع أن التباين في تكلفة الغذاء لديها بلغ نحو 18 %، دون أن تستطيع الكاشير تحديد ما إذا كانت الفجوة ناجمة عن زيادة الحصص أم الهدر أم السرقة.
• سد الفجوة. تسد إدارة المخزون هذه الفجوة بجرد ما لديك ومقارنته بما ينبغي أن يكون لديك. الفارق هو الهدر الذي أخفته الكاشير. تُجري إدارة المخزون للمقهى من Supy جردَ مخزونك، وتحتسب تكلفة وصفاتك، وتعرض التباين لكل صنف – فيصبح الهدر رقماً لا مجرد تخمين.

جرد الأصناف مرتفعة التكلفة أسبوعياً، وكل شيء مرة في الشهر

أجرِ الجرد الأسبوعي لعدد قليل من الأصناف التي تمثّل معظم تكاليفك، وأجرِ جرداً شاملاً مرة في الشهر. لا يجد المقهى الصغير وقتاً لجرد كل صنف أسبوعياً، لذا فإن الإيقاع المنطقي يتفوق على الإيقاع الشامل الذي يُتخطَّى في نهاية المطاف.

في معظم المقاهي، الأصناف الأسبوعية هي القهوة والحليب والبيض والمقانق، لأنها مكلفة ومن السهل أن تُقدَّم بكميات زائدة.

• الدليل على النجاح. هذا الإيقاع هو ما أصلح أداء مقهى كانت تكلفة غذائه تبلغ 35 %. أظهرت الجرود الأسبوعية على البيض والمقانق والقهوة هدر الحصص الذي كان الجرد الشهري بطيئاً جداً للكشف عنه. كان الجرد اليدوي الكامل كل أسبوع يستغرق من الفريق نحو 3 ساعات، وهذا بالضبط سبب تخطّيه.
• الطلب بحسب مستوى الإعادة. الجرد الأسبوعي للأصناف مرتفعة التكلفة يفعل ما هو أكثر من كشف الهدر. حين تعرف ما لديك، تطلب بحسب مستوى الإعادة بدلاً من التخمين، فتتوقف عن التأرجح بين طلب كميات زائدة من الحليب أسبوعاً ونفاده في الأسبوع التالي. الجرد الذي ينتهي في دقائق هو الجرد الذي تُواظب عليه، وتبقى السجلات قريبة من الرف.
• الدقة ترتفع. الجرد المتكرر يُحسّن الدقة. يكشف The Spread أنه مع أقل من 8 جردات في السنة، تتطابق السجلات مع الرف في 24.5 % من الحالات فحسب. الجرد أكثر من مرة أسبوعياً أدق بنحو 3 أضعاف، لأن الرف والسجلات لديهما وقت أقل للتباعد. الجرد الأسبوعي للأصناف الأهم يُبقي السجلات قريبة دون ماراثون صباح الاثنين.
• يوم جرد موحَّد. إن كنت تدير عدة مقاهٍ، أجرِ الجرد لجميعها في نفس اليوم. يجمع التقرير الموحَّد جرد كل موقع، لذا فإن جرداً يُقدَّم متأخراً يوماً يُبقي الرقم الإجمالي مبنياً على تواريخ غير متطابقة. لم تستطع مجموعة مقاهٍ متعددة المواقع إنتاج تقرير مشترك على الإطلاق، لأن موقعاً واحداً أجرى جرده يوماً قبل البقية. حدّد يوم جرد واحداً للمجموعة كلها. الجردات الفرعية تُتيح لموظفين مختلفين تغطية مناطق مختلفة في الموقع بالتوازي، لذا فإن اليوم المشترك لا يعني صباحاً أطول.

الحفاظ على دقة تكلفة كل مشروب مع تغيّر أسعار الحليب والحبوب

احتسب تكلفة كل مشروب بأسعار اليوم، لا بأسعار العام الماضي. أسعار الحليب وحبوب القهوة تتحرك باستمرار، ومشروب احتُسب مرة واحدة ولم يُراجع قد يصبح تكلفته بهدوء أعلى مما تتقاضاه. وصفة تقرأ تكلفة المكوّن الحالية تُبقي هامش كل مشروب دقيقاً دون إعادة بناء شهرية.

• تكلفة الـ flat white. خذ flat white: قهوة بـ 0.30 $، وحليب بـ 0.45 $، وكوب بـ 0.08 $، ليُنتج مشروباً تكلفته 0.83 $.
• ارتفاع سعر الحليب. حين يرتفع الحليب إلى 0.60 $، يصبح المشروب ذاته يكلّف 0.98 $ الآن، دون أن يتغير شيء في القائمة ليُشير إلى ذلك. وصفة مرتبطة بتكاليف المكوّنات الحية تتحرك مع سعر الحليب، فترى الرقم الجديد في الأسبوع الذي يحدث فيه.
• احتساب تكلفة الوصفات المباشر. يُحدّث احتساب تكلفة الوصفات من Supy كل مشروب مع تحرّك تكاليف مكوّناته، فتُطابق التكلفة على الشاشة ما تدفعه الآن. حين يتخطى مشروب الهامش الذي حددته، تعلم بذلك في الأسبوع الذي يحدث فيه لا في نهاية الشهر.

ابدأ هذا الأسبوع. أجرِ جرد أصنافك الأعلى تكلفة، واحتسب مشروباً مميزاً بأسعار اليوم، وحدّد يوم جرد واحداً لكل موقع.

إن تجاوزت تكلفة غذائك 30 %، فالفجوة تكمن في الغالب في الهدر الذي لم تظهره الكاشير أبداً. أصلح الإيقاع أولاً، وسيتبعه الرقم.