Cafe-Warenwirtschaft: Den Wareneinsatz-Verlust aufdecken, den Ihre Kasse verbirgt

Was die Cafe-Warenwirtschaft erfasst, die Ihre Kasse nicht sieht

Die Cafe-Warenwirtschaft erfasst die Kosten, die Ihre Kasse niemals aufzeichnet: den ausgeschütteten Espresso, den übermäßig portionierten Speck, die abgegossene Milch. Den Großteil davon decken Sie auf, indem Sie wöchentlich einige teure Artikel zählen, jedes Getränk bei Preisänderungen neu kalkulieren und alle Standorte am gleichen Tag zählen. So halten Sie den Wareneinsatz nahe an 35 %. Dieser Artikel beschreibt den Zählrhythmus, die Rezeptkalkulation und den einen Zähltag, der das System zum Laufen bringt.

• Blinder Fleck der Kasse. Ihre Kasse erfasst, was verkauft wurde – nicht, was verloren ging. Ein verkaufter Flat White und ein ausgeschütteter Flat White sehen am Point of Sale gleich aus, denn das Kassensystem sieht nur den Verkauf. Eine Cafe-Gruppe mit mehreren Standorten stellte fest, dass ihre Wareneinsatz-Abweichung bei etwa 18 % lag – und die Kasse konnte nicht sagen, ob die Lücke durch übermäßige Portionierung, Verlust oder Diebstahl entstanden war.
• Die Lücke schließen. Die Warenwirtschaft schließt diese Lücke, indem sie zählt, was Sie haben, und das mit dem vergleicht, was Sie haben sollten. Die Differenz ist der Verlust, den die Kasse verborgen hat. Supys Cafe-Warenwirtschaft zählt Ihren Bestand, kalkuliert Ihre Rezepte und zeigt die Abweichung je Artikel – so erhält der Verlust eine Zahl statt einer Vermutung.

Die teuersten Artikel wöchentlich zählen, alles einmal im Monat

Zählen Sie wöchentlich die wenigen Artikel, die den größten Anteil Ihrer Kosten ausmachen, und zählen Sie alles einmal im Monat. Ein kleines Cafe hat keine Zeit, jeden Artikel jede Woche zu zählen – ein sinnvoller Rhythmus schlägt daher eine vollständige Zählung, die man ausfallen lässt.

Für die meisten Cafes sind die wöchentlichen Artikel Kaffee, Milch, Eier und Speck, weil sie sowohl teuer als auch leicht überzuportionieren sind.

• Der Beweis, dass es funktioniert. Dieser Rhythmus ist das, was einem Cafe geholfen hat, das seinen Wareneinsatz bei 35 % laufen hatte. Wöchentliche Zählungen bei Eiern, Speck und Kaffee zeigten den Portionsverlust, den die monatliche Zählung zu langsam erfasste. Alles per Hand jede Woche zu zählen hatte das Team etwa 3 Stunden gekostet – genau deshalb fiel es regelmäßig aus.
• Nachbestellen auf Sollbestand. Eine wöchentliche Zählung der teuersten Artikel leistet mehr als Verlust aufdecken. Wenn Sie wissen, was Sie haben, bestellen Sie auf Sollbestand statt zu raten – und hören auf, abwechselnd zu viel Milch zu bestellen und dann zu wenig zu haben. Eine Zählung, die in Minuten abgeschlossen ist, wird auch durchgeführt, und die Aufzeichnungen bleiben nah am Regal.
• Genauigkeit steigt. Häufigeres Zählen zahlt sich in Genauigkeit aus. The Spread stellt fest, dass bei weniger als 8 Zählungen pro Jahr die Aufzeichnungen nur 24,5 % der Zeit mit dem Regal übereinstimmen. Mehr als wöchentliches Zählen ist etwa 3-mal genauer, weil Regal und Aufzeichnung weniger Zeit haben, auseinanderzudriften. Eine wöchentliche Zählung der relevanten Artikel hält die Aufzeichnung nah am Regal, ohne den Montagmorgen-Marathon.
• Ein Zähltag. Wenn Sie mehrere Cafes betreiben, zählen Sie alle am gleichen Tag. Ein konsolidierter Bericht summiert die Zählung jedes Standorts – eine Zählung, die einen Tag zu spät eingereicht wird, hinterlässt eine Gruppenauswertung mit nicht übereinstimmenden Daten. Eine Cafe-Gruppe mit mehreren Standorten konnte überhaupt keinen standortübergreifenden Bericht erstellen, weil ein einziger Standort einen Tag früher als die anderen gezählt hatte. Legen Sie einen Zähltag für die gesamte Gruppe fest. Teilzählungen ermöglichen es verschiedenen Mitarbeitern, parallel verschiedene Bereiche eines Standorts abzudecken – ein gemeinsamer Tag bedeutet also keinen längeren Morgen.

Die Kosten jedes Getränks bei Milch- und Bohnenpreisänderungen aktuell halten

Kalkulieren Sie jedes Getränk zu den heutigen Preisen, nicht zu denen des Vorjahres. Milch- und Kaffeebohnenpreise ändern sich, und ein einmal kalkuliertes Getränk, das nie neu überprüft wird, kann still und leise mehr kosten als Sie verlangen. Ein Rezept, das den aktuellen Zutatenpreis liest, hält die Marge jedes Getränks ehrlich, ohne monatlichen Neuaufbau.

• Flat-White-Kosten. Nehmen Sie einen Flat White. Kaffee für 0,30 $, Milch für 0,45 $ und der Becher für 0,08 $ ergeben ein Getränk, das 0,83 $ kostet.
• Milchpreisanstieg. Wenn die Milch auf 0,60 $ steigt, kostet dasselbe Getränk nun 0,98 $ – und nichts auf der Karte zeigt das an. Ein Rezept, das an die aktuellen Zutatenkosten gekoppelt ist, bewegt sich mit dem Milchpreis, sodass Sie die neue Zahl in der Woche sehen, in der es passiert.
• Live-Rezeptkalkulation. Supys Rezeptkalkulation aktualisiert jedes Getränk, wenn sich seine Zutatenkosten ändern – so stimmt die Zahl auf dem Bildschirm mit dem überein, was Sie aktuell zahlen. Wenn ein Getränk die von Ihnen festgelegte Marge überschreitet, erfahren Sie es in der Woche, in der es passiert, nicht erst am Monatsende.

Starten Sie diese Woche. Zählen Sie Ihre teuersten Artikel, kalkulieren Sie ein Signature-Getränk zu den heutigen Preisen, und legen Sie einen einzigen Zähltag für jeden Standort fest.

Wenn Ihr Wareneinsatz über 30 % liegt, steckt die Lücke meist im Verlust, den Ihre Kasse nie gezeigt hat. Beheben Sie zuerst den Rhythmus – die Zahl folgt von selbst.