Commandes sur portail fournisseur : maintenir l'exactitude des stocks et coûts restaurant

Cela signifie que vous pouvez enregistrer une livraison même lorsqu'aucun bon de commande n'a été créé dans Supy. Certains fournisseurs vous obligent à commander sur leur propre portail, de sorte qu'il n'y a aucun bon de commande Supy contre lequel réceptionner. Vous ouvrez un bon de réception, ajoutez les lignes livrées ou laissez une facture numérisée les remplir, et rapprochez les quantités et les prix. Une fois que vous le validez, les stocks, le coût moyen et les comptes fournisseurs sont mis à jour. Le même Workflow couvre les courses au supermarché et les achats en espèces, où un bon de commande n'a jamais existé dès le départ.

Commandez sur le portail du fournisseur comme requis, puis enregistrez la livraison dans Supy. Créez un bon de réception pour ce qui est arrivé et rapprochez-le de la facture du fournisseur. Supy signale toute différence de quantité ou de prix au moment de la réception et met à jour le coût moyen de l'article lorsque le prix a évolué. Comme le calcul des coûts se produit à la réception plutôt qu'à la commande, cela n'a aucune importance que la commande ait été passée hors plateforme. Vos coûts de recette et vos rapports de coût matière reflètent toujours ce que vous avez réellement payé.

Non, Supy ne s'intègre pas aux portails propriétaires des fournisseurs pour passer des commandes à votre place, de sorte que cette étape reste manuelle sur le portail lui-même. Ce que Supy gère, c'est tout ce qui vient après la commande : réception, capture de factures, mises à jour des coûts et comptes fournisseurs. Si un fournisseur peut accepter des commandes par e-mail ou via une connexion directe, vous pouvez intégrer la commande dans Supy pour qu'il envoie le bon de commande automatiquement. Pour les fournisseurs qui n'acceptent que leur portail, continuez à commander sur leur site et enregistrez chaque livraison dans Supy pour maintenir vos données de stock et de coût exactes.

Supy attribue à chaque restaurant une adresse e-mail dédiée aux factures. Les fournisseurs envoient les factures directement à cette adresse, et Supy les capture automatiquement, sans transfert ni téléchargement manuel. L'IA lit le fournisseur, les dates et les lignes de commande, et les présente pour vérification avec des scores de confiance. Vous confirmez les lignes, résolvez tout ce qu'elle n'a pas pu associer, et transformez la facture en bon de réception. Les stocks, le coût moyen et les comptes fournisseurs sont ensuite mis à jour, de sorte qu'une livraison hors portail est enregistrée exactement comme n'importe quelle autre.

Elle ne bloque pas le reste de la livraison. Supy vous propose plusieurs façons de résoudre une ligne non associée : la lier à un article existant du catalogue, ajouter un nouvel article fournisseur, ajouter une variante de conditionnement ou la mettre en attente d'approbation. Vous traitez la ligne concernée tout en réceptionnant le reste, de sorte qu'un article que le scan ne peut pas lire ne bloque jamais l'ensemble du bon de réception. Les managers disposant des droits appropriés peuvent examiner les articles nécessitant une approbation avant qu'ils rejoignent le catalogue, afin de garder votre liste d'articles propre.

Non, les prix du portail ne se synchronisent pas automatiquement. Supy ne peut pas lire les prix en direct d'un portail fournisseur, de sorte que la tarification dynamique ne se synchronise pas d'elle-même. Vous avez deux options pratiques. Tenez vous-même les prix fournisseurs à jour dans Supy, ou laissez chaque facture de livraison corriger le coût au moment où vous la réceptionnez. Comme Supy met à jour le coût moyen à partir du prix réceptionné, la réception de la facture maintient votre calcul des coûts précis, même si le prix enregistré était obsolète. Pour les fournisseurs dont les prix changent souvent, réceptionner rapidement est le moyen le plus simple de rester proche de ce que vous payez réellement.

Passez au changement lorsque le fournisseur est prêt et en mesure d'accepter des commandes d'une autre façon. Si un fournisseur accepte les commandes par e-mail ou via une connexion directe, intégrez la commande dans Supy pour qu'il envoie le bon de commande et que le rapprochement tripartite entre commande, bon de réception et facture reste automatique. S'il insiste sur son portail, ne l'imposez pas. Continuez à commander là-bas et enregistrez les livraisons avec un bon de réception et la boîte de réception des factures. Le test est simple : demandez si le fournisseur acceptera une commande de votre système.