Lieferantenportal-Bestellungen: Restaurant-Bestände und -Kosten korrekt halten

Das bedeutet, dass Sie eine Lieferung erfassen können, selbst wenn keine Bestellung in Supy erstellt wurde. Manche Lieferanten zwingen Sie, über ihr eigenes Portal zu bestellen, sodass keine Supy-Bestellung vorhanden ist, gegen die empfangen werden kann. Sie öffnen einen Wareneingangsschein, fügen die gelieferten Positionen hinzu oder lassen eine gescannte Rechnung sie ausfüllen, und gleichen Mengen und Preise ab. Sobald Sie ihn buchen, werden Bestand, Durchschnittskosten und Verbindlichkeiten aktualisiert. Derselbe Ablauf deckt Supermarkt-Einkäufe und Barkäufe ab, bei denen von Anfang an keine Bestellung vorhanden war.

Bestellen Sie wie gefordert auf dem Lieferantenportal und bringen Sie die Lieferung dann in Supy. Erstellen Sie einen Wareneingangsschein für das Erhaltene und gleichen Sie ihn mit der Lieferantenrechnung ab. Supy kennzeichnet beim Wareneingang jede Mengen- oder Preisabweichung und aktualisiert die Artikeldurchschnittskosten, wenn sich der Preis geändert hat. Da die Kostenerfassung beim Wareneingang stattfindet und nicht bei der Bestellung, spielt es keine Rolle, dass die Bestellung außerhalb der Plattform aufgegeben wurde. Ihre Rezeptkosten und Wareneinsatzberichte spiegeln weiterhin das tatsächlich Gezahlte wider.

Nein, Supy integriert sich nicht in proprietäre Portale von Lieferanten, um Bestellungen für Sie aufzugeben, sodass dieser Schritt manuell im Portal selbst bleibt. Was Supy übernimmt, ist alles nach der Bestellung: Wareneingang, Rechnungserfassung, Kostenaktualisierungen und Verbindlichkeiten. Wenn ein Lieferant Bestellungen per E-Mail oder über eine Direktverbindung akzeptiert, können Sie die Bestellung in Supy integrieren, damit das System die Bestellung automatisch sendet. Bei Lieferanten, die ausschließlich ihr Portal nutzen, bestellen Sie weiterhin über deren Website und erfassen Sie jede Lieferung in Supy, um Ihre Bestands- und Kostenzahlen korrekt zu halten.

Supy gibt jedem Restaurant eine eigene E-Mail-Adresse für Rechnungen. Lieferanten senden Rechnungen direkt dorthin, und Supy erfasst sie automatisch, ohne Weiterleitung oder manuellen Upload. Die KI liest den Lieferanten, die Daten und die Positionen aus und zeigt sie mit Konfidenzwerten zur Überprüfung an. Sie bestätigen die Zeilen, lösen alles, was nicht zugeordnet werden konnte, und wandeln die Rechnung in einen Wareneingangsschein um. Bestand, Durchschnittskosten und Verbindlichkeiten werden dann aktualisiert, sodass eine Lieferung außerhalb des Portals genauso erfasst wird wie jede andere.

Sie blockiert nicht den Rest der Lieferung. Supy bietet Ihnen mehrere Möglichkeiten, eine nicht zugeordnete Zeile zu lösen: sie mit einem vorhandenen Katalogartikel verknüpfen, einen neuen Lieferantenartikel hinzufügen, eine Verpackungsvariante ergänzen oder sie zur Genehmigung zurückhalten. Sie bearbeiten die betroffene Zeile, während Sie alles andere weiter empfangen, sodass ein Artikel, den der Scan nicht lesen kann, niemals den gesamten Wareneingangsschein aufhält. Manager mit den entsprechenden Berechtigungen können Artikel, die eine Genehmigung benötigen, prüfen, bevor sie in den Katalog aufgenommen werden, und halten so Ihre Artikelliste sauber.

Nein, Portalpreise synchronisieren sich nicht automatisch. Supy kann die Livepreise eines Lieferantenportals nicht lesen, daher aktualisiert sich die dynamische Preisgestaltung nicht von selbst. Sie haben zwei praktische Optionen: Halten Sie die Lieferantenpreise selbst in Supy aktuell, oder lassen Sie jede Lieferrechnung die Kosten korrigieren, wenn Sie sie erhalten. Da Supy die Durchschnittskosten anhand des erhaltenen Preises aktualisiert, bleibt Ihre Kalkulation durch den Wareneingang der Rechnung korrekt, selbst wenn der gespeicherte Preis veraltet war. Bei Lieferanten, deren Preise sich häufig ändern, ist der zeitnahe Wareneingang der einfachste Weg, nah am tatsächlichen Zahlungspreis zu bleiben.

Stellen Sie um, wenn der Lieferant bereit und in der Lage ist, Bestellungen auf einem anderen Weg entgegenzunehmen. Wenn ein Lieferant Bestellungen per E-Mail oder über eine Direktverbindung akzeptiert, integrieren Sie die Bestellung in Supy, damit das System die Bestellung sendet und der dreiseitige Abgleich zwischen Bestellung, Wareneingangsschein und Rechnung automatisch bleibt. Wenn er auf seinem Portal besteht, erzwingen Sie es nicht. Bestellen Sie weiterhin dort und erfassen Sie Lieferungen mit einem Wareneingangsschein und dem Rechnungsposteingang. Der Test ist einfach: Fragen Sie, ob der Lieferant überhaupt eine Bestellung aus Ihrem System akzeptiert.