Cashback et remises fournisseurs pour restaurants : Suivre les avoirs sur tous les sites

Comment suivre le cashback et les remises fournisseurs sur tous les sites

Pour suivre le cashback et les remises fournisseurs sur tous les sites, enregistrez chacun comme demande d'avoir auprès du fournisseur dont il provient. Une demande d'avoir capture le cashback, la remise ou l'avoir ponctuel, le fait passer par le Workflow d'approbation (flux d'approbation) et le comptabilise. Faites-le sur chaque site et l'avantage cesse de se cacher dans les conditions fournisseurs.

L'argent est bien réel. C'est le cashback prévu dans un contrat, une remise de volume trimestrielle, ou un avoir pour une erreur de facturation ou un retour. Correctement capturé, il est imputé au bon fournisseur et réduit ce que vous avez réellement payé.

Laissé dans un tableur, il se perd. Personne ne le rapproche, donc l'avoir n'atteint jamais vos livres. Votre coût des marchandises vendues affiche alors un chiffre supérieur à la réalité, et l'avantage que vous avez négocié disparaît.

Cela ne fait que se compliquer à mesure que vous ajoutez des sites. Une remise qui se répète chaque trimestre, ou un avoir qui arrive en cours de mois, nécessite une procédure que tout le monde peut suivre plutôt qu'une action ponctuelle dont quelqu'un se souvient. Sans cela, chaque site gère les avoirs à sa façon et les totaux divergent.

La pire version est silencieuse. Un avoir fournisseur saisi comme un bon de réception négatif semble traité à l'écran. Il ne passe jamais en comptabilité, donc il ne se solde nulle part.

Enregistrez chaque avoir comme demande d'avoir

La méthode fiable est une seule procédure pour chaque type d'avoir. Vous créez une demande d'avoir dans la section Comptabilité, et elle fait passer le cashback, la remise ou la correction de la réclamation au règlement.

Créez-la de manière autonome lorsque le montant est un cashback, une remise convenue ou un crédit promotionnel. Créez-la depuis le bon de réception lorsqu'une livraison a été surfacturée ou incomplète. Dans les deux cas, la demande d'avoir est liée au bon fournisseur dès le départ.

Elle passe ensuite par votre flux d'approbation. Une fois comptabilisée, elle réduit le solde restant dû de ce fournisseur. Si l'avoir n'est pas rapproché d'un bon de réception spécifique, un document de réception de compensation est généré automatiquement, sans saisie manuelle. Vous pouvez voir le mécanisme complet dans la fonctionnalité factures et avoirs de Supy.

Parce que chaque avoir suit le même chemin, vous disposez d'une piste d'audit complète de la réclamation au règlement. Chaque demande d'avoir enregistre son objet, qui l'a approuvée et quand elle a été comptabilisée, ce qui facilite le suivi d'une remise convenue il y a des mois plutôt que de la perdre dans une boîte de réception.

Avoir ou bon de réception négatif ? Un seul se solde

De nombreuses équipes multi-sites enregistrent un avoir fournisseur comme un bon de réception négatif. Cela semble rapide, mais cela laisse l'avoir en suspens. La bonne procédure est une demande d'avoir créée depuis le bon de réception d'origine, qui se comptabilise automatiquement.

La différence apparaît là où cela compte : dans votre comptabilité et vos coûts. Le tableau ci-dessous compare les deux.

Si vous avez déjà utilisé ce contournement, annulez ces entrées. Enregistrez ensuite à nouveau chaque avoir comme une demande d'avoir régulière. Pour une présentation plus complète des deux méthodes, découvrez comment les équipes de restauration enregistrent les écarts fournisseurs avec des avoirs et des bons de réception.

Corriger cela n'est pas qu'une question d'ordre. Tant que l'avoir n'est pas comptabilisé, le solde de ce fournisseur est surestimé et votre coût des marchandises vendues affiche un chiffre trop élevé, donc l'économie que vous avez négociée n'atteint jamais les chiffres sur lesquels vous gérez votre activité.

Évitez que les avoirs de chaque site ne se mélangent

Au sein d'un groupe, le risque est qu'un avoir soit imputé aux mauvais livres. Supy limite chaque demande d'avoir à un seul compte opérateur, de sorte que les avoirs d'une marque ne se mélangent jamais avec ceux d'une autre.

Cette séparation est particulièrement importante lors des reportings au niveau du groupe. Lorsque chaque avoir est limité au compte auquel il appartient, vos chiffres consolidés sont construits à partir de données propres par site plutôt que d'un pool à démêler en fin de période.

Chaque avoir reste lié au fournisseur et au compte auquel il appartient. Il passe ensuite dans la comptabilité de cette entité, que ce soit Xero, QuickBooks ou l'une des 75+ intégrations de Supy. Cette séparation par compte est ce qui rend le suivi des cashbacks et remises fiable sur tous les sites, sans le casse-tête de fin de mois. Si votre comptabilité couvre plusieurs entités, le même principe s'applique lorsque vous comptabilisez des factures de restaurants dans Xero sur plusieurs entités.

Commencez là où se trouve l'argent. Consultez les conditions contractuelles et les relevés récents de vos trois plus grands fournisseurs, et listez chaque cashback, remise de volume et crédit promotionnel qui vous est dû. Enregistrez chacun comme demande d'avoir auprès de ce fournisseur, puis faites de même pour tous les avoirs ouverts pour erreurs de facturation ou retours.

Une fois vos principaux fournisseurs capturés de cette façon, la même procédure couvre les autres. Les avoirs de chaque site passent proprement en comptabilité, vos coûts reflètent ce que vous avez réellement payé, et l'avantage que vous avez négocié cesse de vous échapper.