كاشباك مورّد المطعم والخصومات: تتبّع الإشعارات الائتمانية عبر الفروع

كيفية تتبّع كاشباك المُوردين وخصوماتهم عبر الفروع

لتتبّع كاشباك المُوردين وخصوماتهم عبر الفروع، سجّل كل منهما كإشعار ائتمان في مقابل المورّد الذي جاء منه. يُسجّل إشعار الائتمان الكاشباك أو الخصم أو الرصيد الفردي، ويمرّره خلال سير عمل الموافقات، ثم يُقيّده في المحاسبة. افعل ذلك في كل فرع وستتوقف الميزة عن الاختباء في شروط المورّد.

المبلغ حقيقي. إنه الكاشباك الوارد في العقد، أو خصم الحجم الفصلي، أو رصيد لخطأ في الفوترة أو مرتجع. عند تسجيله بشكل صحيح، يُقيَّد في مقابل المورّد الصحيح ويخفّض ما دفعته فعلاً.

إذا تُرك في جدول بيانات، سيضيع. لا أحد يُطابقه، فلا يصل الرصيد أبداً إلى دفاترك. تعرض تكلفة البضاعة المباعة حينئذٍ رقماً أعلى من الحقيقة، وتختفي الميزة التي تفاوضت عليها.

يزداد الأمر تعقيداً مع إضافة المزيد من الفروع. الخصم الذي يتكرر كل ربع سنة، أو الرصيد الذي يصل في منتصف الشهر، يحتاج إلى إجراء يتبعه الجميع لا إلى عمل فردي يتذكره أحدهم. وبدون ذلك، يُعالج كل فرع الأرصدة بطريقته الخاصة وتتباعد الأرقام الإجمالية.

النسخة الأسوأ هي الصامتة. رصيد المورّد المُدخل كمستند استلام بضاعة سالبة يبدو معالجاً على الشاشة. لكنه لا يُقيَّد أبداً في المحاسبة، فلا يُسوَّى في أي مكان.

سجّل كل رصيد كإشعار ائتمان

الطريقة الموثوقة هي مسار واحد لكل نوع من أنواع الأرصدة. تُنشئ إشعار ائتمان في قسم المحاسبة، وهو يحمل الكاشباك أو الخصم أو التصحيح من المطالبة إلى التسوية.

أنشئه بشكل مستقل عندما يكون المبلغ كاشباك أو خصم متفق عليه أو رصيد ترويجي. وأنشئه من مستند استلام البضاعة بدلاً من ذلك عندما تكون الشحنة مفوترة بأكثر من قيمتها أو ناقصة. في كلتا الحالتين، يرتبط إشعار الائتمان بالمورّد الصحيح منذ البداية.

ثم ينتقل عبر سير عمل الموافقات. بمجرد تقييده، يُخفّض رصيد المورّد القائم. إذا لم يُطابَق الرصيد مع إيصال استلام محدد، يُنشأ مستند استلام موازن تلقائياً، فلا يحتاج شيء إلى قيد يدوي. يمكنك الاطلاع على الآلية الكاملة في ميزة الفواتير وإشعارات الائتمان في Supy.

لأن كل رصيد يسلك المسار ذاته، تحتفظ بمسار تدقيق كامل من المطالبة إلى التسوية. يُسجّل كل إشعار ائتمان الغرض منه، ومن وافق عليه ومتى جرى تقييده، مما يسهّل تتبّع خصم اتُّفق عليه منذ أشهر بدلاً من ضياعه في صندوق البريد.

إشعار ائتمان أم مستند استلام سالب؟ أحدهما فقط يُسوَّى

كثير من الفرق متعددة الفروع تُسجّل رصيد المورّد كمستند استلام بضاعة سالبة. يبدو ذلك سريعاً، لكنه يُبقي الرصيد معلقاً. المسار الصحيح هو إشعار ائتمان مُنشأ في مقابل مستند الاستلام الأصلي، والذي يُقيَّد تلقائياً.

يظهر الفرق حيث يهم: في محاسبتك وتكاليفك. يقارن الجدول أدناه بين الاثنين.

إذا استخدمت هذا الحل المؤقت من قبل، اعكس تلك القيود. ثم أعد تسجيل كل رصيد كإشعار ائتمان سليم. للاطلاع على عرض أشمل للطريقتين، تعرف كيف تُسجّل فرق المطاعم التناقضات مع المُوردين بإشعارات الائتمان ومستندات الاستلام.

تصحيح ذلك ليس مجرد نظافة في السجلات. ما لم يُقيَّد الرصيد، يُبالَغ في رصيد ذلك المورّد وتعرض تكلفة البضاعة المباعة رقماً مرتفعاً جداً، فلا يصل التوفير الذي تفاوضت عليه أبداً إلى الأرقام التي تُدير أعمالك عليها.

احرص على عدم اختلاط أرصدة كل فرع

عبر المجموعة، الخطر هو وقوع رصيد في دفاتر خاطئة. يحصر Supy كل إشعار ائتمان في حساب مشغّل واحد، بحيث لا تختلط أرصدة علامة تجارية أبداً بأرصدة علامة أخرى.

تبرز أهمية هذا الفصل أكثر عند إعداد التقارير على مستوى المجموعة. عندما يكون كل رصيد محدداً بالحساب الذي ينتمي إليه، تُبنى أرقامك الموحّدة من بيانات نظيفة لكل فرع بدلاً من تجمّع تحتاج إلى فكّه في نهاية الفترة.

يظل كل رصيد مرتبطاً بالمورّد والحساب الذي ينتمي إليهما. ثم يُقيَّد في محاسبة تلك الجهة، سواء كانت Xero أو QuickBooks أو أي من 75+ من التكاملات التي يوفرها Supy. هذا الفصل بالحساب هو ما يجعل تتبّع الكاشباك والخصومات موثوقاً عبر الفروع، لا صداعاً في نهاية الشهر. إذا كانت دفاترك تشمل عدة كيانات، ينطبق المبدأ نفسه عند تقييد فواتير المطاعم في Xero عبر عدة كيانات.

ابدأ من حيث توجد الأموال. اسحب الشروط التعاقدية وأحدث كشوف الحساب لأكبر ثلاثة مُوردين لديك، وأدرج كل كاشباك وخصم حجم ورصيد ترويجي مُستحَق لك. سجّل كل منها كإشعار ائتمان في مقابل ذلك المورّد، ثم افعل الشيء ذاته لأي أرصدة مفتوحة لأخطاء الفوترة أو المرتجعات.

بمجرد تسجيل كبار مُوردينك بهذه الطريقة، يغطّي الإجراء ذاته البقية. تُقيَّد أرصدة كل فرع بشكل نظيف في المحاسبة، تعكس تكاليفك ما دفعته فعلاً، وتتوقف الميزة التي تفاوضت عليها عن الإفلات منك.