Lieferanten-Cashback und Rabatte: Gutschriften über alle Standorte verfolgen

So verfolgen Sie Lieferanten-Cashback und Rabatte über alle Standorte

Um Lieferanten-Cashback und Rabatte über alle Standorte zu verfolgen, erfassen Sie jeden als Gutschrift gegen den jeweiligen Lieferanten. Eine Gutschrift erfasst den Cashback, Rabatt oder einmaligen Kredit, führt ihn durch den Genehmigungsablauf und bucht ihn in Ihre Buchhaltung. Tun Sie dies an jedem Standort, hört der Vorteil auf, sich in Lieferantenkonditionen zu verstecken.

Das Geld ist real. Es handelt sich um den Cashback in einem Vertrag, einen vierteljährlichen Mengenrabatt oder eine Gutschrift für einen Abrechnungsfehler oder eine Rücksendung. Richtig erfasst, wird er dem richtigen Lieferanten zugeordnet und senkt das, was Sie tatsächlich bezahlt haben.

In einer Tabellenkalkulation geht er verloren. Niemand stimmt ihn ab, sodass das Guthaben nie Ihre Bücher erreicht. Ihr Wareneinsatz liest sich dann höher als die Wahrheit, und der ausgehandelte Vorteil verschwindet.

Es wird nur schwieriger, wenn Sie Standorte hinzufügen. Ein Rabatt, der sich vierteljährlich wiederholt, oder ein Guthaben, das Mitte des Monats eingeht, benötigt eine Routine, der jeder folgen kann, anstatt eines einmaligen Vorgangs, den sich jemand merkt. Ohne eine solche handhabt jeder Standort Gutschriften auf seine eigene Weise, und die Summen weichen voneinander ab.

Die schlimmste Version ist eine stille. Eine Lieferantengutschrift, die als negativer Wareneingangsbeleg eingetragen wird, sieht auf dem Bildschirm erledigt aus. Sie bucht nie in Ihre Buchhaltung, sodass sie nirgendwo ausgeglichen wird.

Jedes Guthaben als Gutschrift erfassen

Die zuverlässige Methode ist ein einziger Weg für jede Art von Guthaben. Sie erstellen eine Gutschrift im Bereich Buchhaltung, und sie trägt den Cashback, Rabatt oder die Korrektur von der Forderung bis zur Abrechnung.

Erstellen Sie sie eigenständig, wenn es sich um einen Cashback-Betrag, einen vereinbarten Rabatt oder ein Werbe-Guthaben handelt. Erstellen Sie sie stattdessen aus dem Wareneingangsbeleg, wenn eine Lieferung zu viel berechnet wurde oder unvollständig war. In jedem Fall ist die Gutschrift von Anfang an dem richtigen Lieferanten zugeordnet.

Von dort durchläuft sie Ihren Genehmigungsablauf. Einmal gebucht, reduziert sie den ausstehenden Saldo dieses Lieferanten. Wenn das Guthaben nicht einem bestimmten Beleg zugeordnet ist, wird automatisch ein Ausgleichsdokument für Sie erstellt, sodass kein manueller Buchungssatz erforderlich ist. Den vollständigen Mechanismus sehen Sie in Supys Rechnungen und Gutschriften-Funktion.

Da jedes Guthaben denselben Weg nimmt, behalten Sie einen lückenlosen Prüfpfad von der Forderung bis zur Abrechnung. Jede Gutschrift hält fest, wofür sie ausgestellt wurde, wer sie genehmigt hat und wann sie gebucht wurde, sodass ein Rabatt, den Sie vor Monaten vereinbart haben, leicht nachzuverfolgen ist statt in einem Posteingang verloren zu gehen.

Gutschrift oder negativer Wareneingangsbeleg? Nur einer bucht durch

Viele standortübergreifende Teams erfassen eine Lieferantengutschrift als negativen Wareneingangsbeleg. Das fühlt sich schnell an, lässt das Guthaben aber hängen. Der richtige Weg ist eine Gutschrift, die gegen den ursprünglichen Wareneingangsbeleg erstellt wird und eigenständig bucht.

Der Unterschied zeigt sich dort, wo es zählt: in Ihrer Buchhaltung und Ihren Kosten. Die nachstehende Tabelle vergleicht die beiden.

Wenn Sie die Workaround-Methode mit negativen Wareneingangsbelegem bereits verwendet haben, stornieren Sie diese Buchungen. Erfassen Sie dann jedes Guthaben erneut als ordentliche Gutschrift. Eine ausführlichere Anleitung zu beiden Methoden finden Sie darin, wie Restaurant-Teams Lieferantenabweichungen mit Gutschriften und Wareneingangsbelegem erfassen.

Die Korrektur ist nicht nur eine Frage der Ordnung. Solange das Guthaben nicht gebucht ist, ist der Saldo dieses Lieferanten zu hoch ausgewiesen und Ihr Wareneinsatz zu hoch, sodass die von Ihnen ausgehandelte Einsparung nie in den Zahlen landet, auf deren Basis Sie das Unternehmen führen.

Gutschriften der einzelnen Standorte getrennt halten

Bei einer Gruppe besteht das Risiko, dass ein Guthaben den falschen Büchern zugeordnet wird. Supy begrenzt jede Gutschrift auf ein einzelnes Betreiberkonto, sodass die Gutschriften einer Marke nie mit denen einer anderen vermischt werden.

Diese Trennung ist besonders wichtig, wenn Sie auf Gruppenebene berichten. Wenn jedes Guthaben dem zugehörigen Konto zugeordnet ist, entstehen Ihre konsolidierten Zahlen aus sauberen standortbezogenen Einzelwerten statt aus einem Pool, den Sie am Periodenende entwirren müssen.

Jedes Guthaben bleibt an den Lieferanten und das Konto gebunden, zu dem es gehört. Es bucht dann in die Buchhaltung dieser juristischen Person, sei es Xero, QuickBooks oder eine andere der 75+ Integrationen von Supy. Diese kontobezogene Trennung macht das Verfolgen von Cashback und Rabatten über Standorte hinweg verlässlich – kein Kopfzerbrechen zum Monatsende. Wenn Ihre Bücher mehrere juristische Personen umfassen, gilt dasselbe Prinzip, wenn Sie Restaurantrechnungen über mehrere juristische Personen in Xero buchen.

Beginnen Sie dort, wo das Geld liegt. Ziehen Sie die Vertragsbedingungen und aktuellen Kontoauszüge Ihrer drei größten Lieferanten heran und listen Sie jeden Cashback, Mengenrabatt und jedes Werbe-Guthaben auf, das Ihnen zusteht. Erfassen Sie jedes als Gutschrift gegen diesen Lieferanten, dann machen Sie dasselbe für alle offenen Abrechnungsfehler- oder Rücksendungsgutschriften.

Sobald Ihre größten Lieferanten auf diese Weise erfasst sind, deckt dieselbe Routine den Rest ab. Die Gutschriften jedes Standorts buchen sauber in die Buchhaltung, Ihre Kosten spiegeln das tatsächlich Bezahlte wider, und der ausgehandelte Vorteil hört auf zu entgleiten.