Restaurantbudgetierung: So setzen Sie Ausgabenziele an jedem Standort durch

Mit Budget-Kategorien beginnen, nicht mit einer einzigen großen Zahl

Ein Restaurantbudget für eine Gruppe mit mehreren Standorten funktioniert am besten als ein Satz von Ausgabenzielen, die Sie durchsetzen können, nicht als eine einzige Zahl, die Sie erst nach Monatsende überprüfen. Es beginnt damit, die Ausgaben in Kategorien aufzuteilen und dann jeder Kategorie an jedem Standort einen Zielwert zuzuweisen. Von da an kann die Software jede Bestellung beim Aufgeben mit dem Plan abgleichen.

Der erste Schritt ist, die Kategorien zu benennen, die den Ausgaben wirklich bestimmen. Lebensmittel, Personal, Getränke, Reinigung und Verbrauchsmaterialien, Reparatur und Wartung. Jede erhält einen Zielwert, üblicherweise als Prozentsatz des Umsatzes, sodass das Budget mit der Auslastung eines Standorts skaliert.

Kategorien geben Ihnen etwas, das Sie durchsetzen können. Ein Standort ohne Budget-Kategorien hat Ausgaben, die im Kassensystem unkategorisiert bleiben und gegen die keine Bestellung geprüft werden kann. Das manuell zu verwalten skaliert ebenfalls nicht. Ein Betreiber mit zwei Standorten verfolgte den Wareneinsatz etwa eine Stunde täglich mit Stift, Papier und Taschenrechner und hatte dennoch keine Möglichkeit, die Standorte zu vergleichen.

Für jeden Standort ein eigenes Ausgabenziel setzen

Ein einziges Gruppenziel verbirgt mehr, als es zeigt. Ein Standort kann über dem Ziel liegen, während ein anderer darunter liegt, und der Durchschnitt sieht gut aus, bis die Überschreitung groß genug ist.

Geben Sie stattdessen jedem Standort sein eigenes Ziel. Die gleiche Kategorie, budgetiert auf das, was dieser Standort tatsächlich ausgibt, sodass eine Überschreitung von 5 % als Überschreitung von 5 % sichtbar wird und nicht als Rundungsfehler im Gesamtergebnis der Gruppe.

Standortbezogene Ziele halten auch die Lebensmittelzahl ehrlich. Supy kalkuliert Rezepte pro Standort und Datum unter Verwendung des durchschnittlichen oder letzten Einkaufspreises mit Zubereitungsschwund und Ertrag. Das Lebensmittelziel an jedem Standort spiegelt also das wider, was diese Küche tatsächlich zahlt, nicht einen gruppenweiten Durchschnitt.

Jedes Ziel mit einem Ausgabenlimit verknüpfen

Ein Ziel, das Sie nicht durchsetzen können, ist ein Wunsch. Der Schritt, der ein Budget real macht, ist, jedes Ziel in ein Ausgabenlimit umzuwandeln, das das System prüft, bevor eine Bestellung aufgegeben wird.

Setzen Sie Limits nach Filiale, nach Lieferant und nach Kategorie. Wenn eine Bestellung ein Limit überschreiten würde, zum Beispiel eine Filial-Bestellung über dem Limit von 2.500 $, leitet Supy sie an einen Genehmiger weiter, anstatt sie durchzulassen. Dies ist der gleiche Mechanismus, der hinter den Ausgabenkontrollen in einer Gruppe mit mehreren Standorten steckt, und er läuft auf der Beschaffungs-Plattform für Restaurants und nicht auf einem separaten Finanzwerkzeug.

Limits verhindern auch Leckagen durch nicht autorisierte Lieferanten. Greift ein Koch auf einen nicht genehmigten Ersatz-Lieferanten zurück, erfasst das lieferantenbezogene Limit dies, bevor die Ausgabe entsteht, und nicht erst nach Monatsende, wenn es zu spät ist zu handeln.

Eine Genehmigungshierarchie aufbauen, die über-budgetäre Bestellungen blockiert

Nicht jede über dem Budget liegende Bestellung sollte direkt blockiert werden. Manche benötigen nur eine kurze Freigabe der richtigen Person. Eine Genehmigungshierarchie legt fest, wer das ist.

Eine Filial-Anfrage kann bis zu fünf aufeinanderfolgenden Genehmigern vorgelegt werden, bevor sie zu einer Bestellung wird. Ein Standortleiter genehmigt kleine Überschreitungen, ein Finanzverantwortlicher prüft die großen. Nach der Genehmigung wird die Anfrage in eine nach Lieferant gruppierte Bestellung umgewandelt, mit einem vollständigen Audit-Protokoll darüber, wer was wann genehmigt hat. Die gleiche mehrstufige Bestellungsgenehmigung gilt für Anfragen und Bestellungen unter getrennten Regeln.

Standortbezogene Abweichung beobachten, nicht den Gruppendurchschnitt

Mit Zielen, Limits und Genehmigungen ist die letzte Aufgabe, die richtige Zahl zu beobachten. Diese Zahl ist die standortbezogene Abweichung, nicht der Gruppendurchschnitt.

Artikelbezogenes Einkaufs-Controlling zeigt die Ausgaben nach Zutat an allen Standorten, sodass Sie sehen können, welcher Standort abweicht und warum. Die relevante Ansicht ist Budget gegenüber Tatsächlichem, nach Standort.

Die Gruppe liegt nur 2,2 % über dem Ziel, was gut aussieht. Zwei der drei Standorte liegen etwa 5 % über dem Ziel, was es nicht ist. Die einzelnen Standorte zu lesen, nicht das Gesamtergebnis, ist das, was ein Budget zur Steuerung macht.

Wenn Sie dies einrichten, fangen Sie klein an. Wählen Sie eine Kategorie, Lebensmittel, und setzen Sie ein Ziel und ein Ausgabenlimit an Ihrem belebtesten Standort diesen Monat.

Beobachten Sie dann die Abweichung dieses Standorts gegenüber dem Ziel. Wenn er zwei Wochen hintereinander um mehr als ein paar Punkte überschritten wird, ist das Ihr Signal, das Limit zu verschärfen oder die Genehmigung auf eine höhere Ebene zu verlagern. Eine durchgesetzte Kategorie schlägt fünf budgetierte und ignorierte Kategorien.