Budgétisation en restauration : comment appliquer les objectifs de dépenses dans chaque établissement

Commencer par les catégories budgétaires, pas par un chiffre global

Un budget de restauration pour un groupe multi-sites fonctionne mieux comme un ensemble d'objectifs de dépenses que vous pouvez appliquer, et non comme un chiffre unique que vous consultez après la clôture mensuelle. Cela commence par répartir les dépenses en catégories, puis par assigner un objectif à chaque catégorie dans chaque point de vente. À partir de là, le logiciel peut contrôler chaque commande par rapport au plan au moment où elle est passée.

La première étape consiste à nommer les catégories qui pilotent réellement les dépenses. Alimentation, personnel, boissons, nettoyage et consommables, réparations et maintenance. Chacune reçoit un objectif, généralement en pourcentage des ventes, de sorte que le budget s'adapte à l'activité du site.

Les catégories vous donnent quelque chose à appliquer. Un site sans catégories budgétaires a des dépenses non classées dans le système de caisse, sans aucun élément de contrôle par rapport à une commande. Gérer cela manuellement ne passe pas à l'échelle non plus. Un opérateur de deux sites suivait le coût matière avec un stylo, du papier et une calculette pendant environ une heure par jour, et n'avait toujours aucun moyen de comparer ses sites entre eux.

Fixer un objectif de dépenses par point de vente

Un objectif de groupe unique cache plus qu'il ne révèle. Un site peut dépasser l'objectif pendant qu'un autre reste en deçà, et la moyenne semble correcte jusqu'à ce que l'écart soit trop important.

Donnez plutôt à chaque site son propre objectif. La même catégorie, budgétisée en fonction de ce que ce site dépense réellement, de sorte qu'un dépassement de 5 % apparaisse comme un dépassement de 5 % et non comme une erreur d'arrondi dans le total du groupe.

Les objectifs par site maintiennent également l'honnêteté du coût matière. Supy chiffre les recettes par site et par date, en utilisant le prix d'achat moyen ou dernier, ainsi que les pertes de préparation et le rendement. L'objectif alimentaire de chaque site reflète donc ce que cette cuisine paie réellement, et non une moyenne au niveau du groupe.

Lier chaque objectif à une limite de dépenses

Un objectif que vous ne pouvez pas appliquer n'est qu'un vœu. L'étape qui rend un budget concret consiste à transformer chaque objectif en une limite de dépenses que le système vérifie avant qu'une commande soit passée.

Définissez des limites par site, par fournisseur et par catégorie. Quand une commande risque de dépasser l'une d'elles, par exemple un bon de commande d'un site au-delà de son plafond de 2 500 $, Supy la redirige vers un approbateur plutôt que de la laisser passer. C'est le même mécanisme qui sous-tend les contrôles des dépenses au sein d'un groupe multi-sites, et il fonctionne sur la plateforme d'approvisionnement pour la restauration, et non sur un outil financier séparé.

Les limites empêchent également les fuites liées aux fournisseurs non autorisés. Si un chef fait appel à un fournisseur de substitution non approuvé, la limite par fournisseur l'intercepte avant que la dépense ne soit engagée, plutôt qu'après la clôture mensuelle, quand il est trop tard pour agir.

Mettre en place un flux d'approbation qui bloque les commandes hors budget

Toute commande hors budget ne doit pas être bloquée systématiquement. Certaines nécessitent seulement une validation rapide de la bonne personne. Le flux d'approbation détermine qui c'est.

Une demande d'achat d'un site peut passer par jusqu'à cinq approbateurs successifs avant de devenir un bon de commande. Un responsable de site valide les petits dépassements, et un responsable financier examine les plus importants. Une fois approuvée, la demande d'achat est convertie en bon de commande regroupé par fournisseur, avec un journal d'audit complet de qui a approuvé quoi et quand. Le même mécanisme d'approbation des bons de commande à plusieurs niveaux s'applique aux demandes d'achat et aux bons de commande sous des règles séparées.

Suivre l'écart par site, pas la moyenne du groupe

Une fois les objectifs, les limites et les approbations en place, la dernière tâche est de surveiller le bon chiffre. Ce chiffre, c'est l'écart par site, pas la moyenne du groupe.

Les analyses d'achats par article affichent les dépenses par ingrédient sur tous les sites, ce qui vous permet de voir quel site dérive et pourquoi. La vue pertinente est le budget par rapport au réalisé, par site.

Le groupe n'est qu'à 2,2 % au-dessus de l'objectif, ce qui semble correct. Deux des trois sites sont à environ 5 % au-dessus, ce qui ne l'est pas. Lire les sites individuellement, et non le total, est ce qui transforme un budget en outil de pilotage.

Si vous mettez cela en place, commencez modestement. Choisissez une catégorie, l'alimentation, et fixez un objectif et une limite de dépenses sur votre site le plus actif ce mois-ci.

Observez ensuite l'écart de ce site par rapport à l'objectif. S'il dépasse de plusieurs points pendant deux semaines consécutives, c'est le signal de resserrer la limite ou de remonter le niveau d'approbation. Une catégorie appliquée vaut mieux que cinq catégories budgétisées et ignorées.