Preise auf Restaurant-Bestellungen verstecken: Kontrollieren Sie, was Lieferanten sehen

Warum Einkaufspreise auf einer Bestellung ein Kontrollrisiko sind

Ein Einkaufspreis auf einer Bestellung ist Verhandlungsinformation. Senden Sie ihn bei jeder Bestellung an einen Lieferanten, geben Sie Ihre Einkaufsposition und Ihre Margen pro Artikel preis. Zudem verlieren Sie jede Aufzeichnung darüber, wer diese Weitergabe veranlasst hat.

Die Exposition ist über Chat noch schlimmer. Eine als Nachricht oder geteilte Datei versendete Bestellung kann nicht zurückgerufen werden. Ein Filialleiter kann sie weiterleiten, und niemand hat zugestimmt. Die Kontrollfrage ist nicht, ob das Bestellen schnell geht. Es ist, ob jeder Preis, der einen Lieferanten erreicht, diesen beabsichtigt erreicht hat.

Preistransparenz ist auch ein internes Anliegen. Eine Multi-Standort-Bäckerei wollte, dass Filialmitarbeiter ohne Einsicht in Artikelkosten arbeiten, während Manager volle Sichtbarkeit behalten. Die Anforderung hat zwei Seiten. Einerseits, was der Lieferant auf der Bestellung sieht. Andererseits, was jede Ihrer eigenen Rollen im System sieht.

Für eine Gruppe mit vielen Standorten potenziert sich die Exposition. Jede Filiale, die eigene Bestellungen aufgibt, ist ein weiterer Punkt, an dem Ihre Kostenbasis durchsickern kann, und ein Preis, den ein Lieferant einmal sieht, ist ein Preis, auf den er Sie bei der nächsten Verlängerung festhalten kann. Interne Revisionen lesen dies so wie jeden unkontrollierten Abfluss: nicht als einmaligen Fehler, sondern als Prozess, den niemand verantwortet. Die Antwort ist nicht, das Bestellen zu verlangsamen. Es ist, das Teilen eines Preises zu einer bewussten Entscheidung statt zu einem Standard zu machen, der mit jeder Bestellung mitläuft.

Wann Preise versteckt werden sollten und wann Lieferanten sie benötigen

Preise zu verstecken ist eine Entscheidung pro Lieferant, kein pauschaler Schalter. Ein Lieferant auf einer vereinbarten Preisliste benötigt normalerweise den Preis auf der Bestellung, um zu bestätigen, was er erfüllt. Ein Lieferant, der wöchentlich frisch anbietet, ist anders. Ebenso einer, der Bestellungen per Chat entgegennimmt, wo das Dokument weitergegeben werden kann. In diesen Fällen gehört die Kosteninformation nicht auf die Seite.

Der Kanal ist genauso wichtig wie der Lieferant, denn wie Sie Bestellungen an Lieferanten senden entscheidet, wie weit das Dokument gelangen kann. Nutzen Sie den Auftragstyp und den Kanal zur Entscheidung, dann wenden Sie es konsequent an. Die nachstehende Tabelle ordnet die häufigen Fälle einer Entscheidung zu, sodass Sie die Regel einmal pro Lieferant festlegen, statt sie Bestellung für Bestellung zu diskutieren.

Nichts davon ist dauerhaft. Ein Lieferant, der mit frischen Angeboten beginnt und später eine Preisliste unterzeichnet, wechselt von Verstecken zu Anzeigen, und die Einstellung wechselt mit ihm. Behandeln Sie die obige Spalte als Ausgangsregel, nicht als Urteil, und überprüfen Sie sie, wenn sich die Beziehung ändert. Entscheidend ist, dass die Wahl für jeden Lieferanten erfasst wird, sodass jeder, der das Konto prüft, sehen kann, warum ein Preis auf einer Bestellung steht oder fehlt.

So kontrollieren Sie die Preistransparenz nach Rolle in Supy

Supy behandelt Preistransparenz als zwei separate Steuerungen. Diese Aufteilung ermöglicht es Ihnen, Revisionsanforderungen zu erfüllen, ohne jemanden zu verlangsamen. Auf der Lieferantenseite bietet die Lieferantenverwaltung eine Einstellung zum Verstecken von Preisen auf Bestellungen. Sie wenden sie pro Lieferant an, sodass ein Vertragslieferant weiterhin vereinbarte Preise sieht und ein Chat-basierter eine Bestellung ohne Preise erhält. Auf der internen Seite entscheiden Berechtigungen, was jede Rolle sieht. Supy führt einen Rollencheck auf jeder Seite und jedem Artikel durch, sodass eine Kassenkraft ohne Kosten arbeiten kann, während ein Einkaufsleiter volle Einsicht behält.

Die Einrichtung läuft in einer kurzen Sequenz ab.

1. Bestätigen Sie, welche Lieferanten per Chat bestellen oder frisch anbieten, und verstecken Sie für diese die Preise.
2. Legen Sie die Rollen fest, die nie Kosten sehen sollten, wie Filialmitarbeiter, und lassen Sie Kosten für Einkäufer und Finanzen sichtbar.
3. Senden Sie eine Testbestellung an einen Lieferanten mit versteckten Preisen und öffnen Sie sie, wie er es täte, um zu prüfen, dass das Dokument keine Kosten zeigt.
4. Überprüfen Sie die Einrichtung als Kontrollmaßnahme, da Einkaufsregeln beim Einkaufsleiter liegen sollten.

Wenn beide Steuerungen gesetzt sind, wird die Konfiguration selbst zum Nachweis. Welche Lieferanten Bestellungen mit Kosten erhalten und welche nicht, ist in den Lieferanteneinstellungen sichtbar, und welche Rollen überhaupt Kosten sehen können, ist in den Berechtigungen sichtbar. Wenn die interne Revision fragt, wer einen Preis weitergeben kann, ist die Antwort die Einrichtung selbst und kein nachträglich verfasstes Memo. Sie übernehmen keinen weiteren Bericht zur Pflege. Sie verwandeln eine Kontrollmaßnahme in einen Stand, den jemand prüfen kann.

Ein Vorbehalt, bevor Sie es breit ausrollen. Eine Preistransparenz-Berechtigung reicht weiter als das Bestelldokument. Die Aktivierung für eine Rolle kann auch den Zugang dieser Rolle zu kostenbasierten Dashboards und Berichten entziehen. Beschränken Sie die Berechtigung auf die Rollen, die Sie tatsächlich meinen. Nachdem Sie sie aktiviert haben, lassen Sie jemanden in jeder betroffenen Rolle seine Berichte öffnen und bestätigen, dass er noch sieht, was die Stelle benötigt. Dieser Fehler ist still. Nichts bricht laut; ein Manager sieht einfach eine Zahl nicht mehr, auf die er sich verlassen hat.

Benennen Sie die Filiale, in der Sie sich befinden, und handeln Sie danach. Wenn Ihre Filialen per Chat bestellen, verstecken Sie die Preise bei diesen Lieferanten heute und beschränken Sie die Kosten auf Einkäufer und Finanzen. Wenn Sie mit Vertragspreislisten arbeiten, lassen Sie die Preise auf der Bestellung und setzen Sie Ihre Kontrolle darauf, wer sie ändern kann.