Stock minimum en restauration : comment fixer des niveaux qui éliminent le stock dormant

Calculez chaque stock minimum à partir des consommations réelles et du délai fournisseur

Définissez un stock minimum (par level) et un seuil de réapprovisionnement pour chaque article de votre restaurant, et les commandes cessent d'être une estimation au doigt mouillé. Le stock minimum correspond à la quantité souhaitée en rayon à l'arrivée d'une livraison, par exemple 42 kg de poulet ; le seuil de réapprovisionnement, fixé à 26 kg, est le niveau à partir duquel vous passez commande. Construisez les deux à partir des consommations réelles et de vos jours de livraison, et une semaine creuse ne signifie plus de l'argent immobilisé sur une étagère. Cet article explique comment fixer le stock minimum et le seuil de réapprovisionnement, repérer le stock dormant qu'aucun niveau ne couvrait et gérer une demande qui varie selon les jours.

Deux chiffres définissent un stock minimum, et vous les calculez tous deux à partir de la consommation du mois dernier, non d'une intuition sur la rotation d'un article :

• Stock minimum. Consommation journalière moyenne multipliée par le nombre de jours entre deux livraisons, plus une marge de stock de sécurité.
• Seuil de réapprovisionnement. Consommation journalière moyenne multipliée par le délai fournisseur, plus la même marge de sécurité.

Prenons le filet de poulet dans un établissement. La consommation est d'environ 8 kg par jour, les livraisons arrivent tous les 4 jours et vous maintenez 10 kg de stock de sécurité.

Cela donne un stock minimum de 42 kg et un seuil de réapprovisionnement de 26 kg, avec un délai fournisseur de 2 jours. Lorsque le stock descend à 26 kg, vous passez commande pour remonter à 42 kg.

• Calculateur gratuit. Vous voulez les chiffres pour votre propre cuisine ? Le calculateur de stock minimum gratuit calcule le stock minimum pour chaque article de votre liste à partir de vos consommations, jours de livraison et délais fournisseurs.
• Par site. Fixez ces deux chiffres par site, car un petit établissement et un grand n'utilisent jamais les stocks au même rythme. Supy conserve un stock minimum et un seuil de réapprovisionnement par article et par site. Une vue consolidée de la gestion des stocks affiche la position de chaque site par rapport à son stock minimum, permettant à un directeur régional de voir où en est chaque cuisine sans passer d'appels. Pour la place du stock minimum dans un système d'inventaire complet, consultez la gestion des stocks par niveau minimum.

Fixez un stock minimum pour les articles à faible rotation, ou le stock dormant s'accumule là où personne ne regarde

Les articles à forte rotation ont un stock minimum parce qu'ils s'épuisent et que quelqu'un s'en aperçoit. Les articles à faible rotation, rarement.

• Articles à faible rotation. Le conditionnement, les produits d'entretien, les denrées sèches longue durée et les ingrédients de spécialités restent en rayon plusieurs semaines. Personne ne leur fixe de stock minimum et personne ne vérifie si l'achat était excessif.
• Stock dormant. C'est là que se cache le stock dormant. Un établissement a découvert 3 400 $ immobilisés dans des articles sans aucun stock minimum.
• La liste. Elle comprenait une caisse de sauce discontinuée, des boîtes en surplus de gobelets marqués, un produit chimique commandé en double par quelqu'un. Rien n'était apparu comme problème, car c'est le stock minimum qui rend visible « trop, c'est trop ».

Fixez un stock minimum et un seuil de réapprovisionnement pour chaque article comptabilisé, pas seulement ceux qui s'épuisent. Le stock minimum d'un article à faible rotation peut être bas, mais le chiffre plafonne tout de même la commande. Le gain le plus rapide en première passe consiste à fixer un stock minimum sur chaque ligne inventoriée, puis à observer celles qui ne bougent jamais.

Commandez à la cible sur le stock vif

Un stock minimum ne bloque la sur-commande que si la personne qui passe la commande peut le voir. Sur papier, un Chef commande de mémoire et réapprovisionne ce qui semble bas, si bien que deux personnes peuvent commander la même caisse dans la même semaine.

L'écran de commande Supy affiche le stock de chaque article à côté de son stock minimum, et une action « compléter jusqu'au stock minimum » calcule le manque à combler pour chaque ligne. Le Chef révise les quantités et les ajuste avant l'envoi de la commande, transformant le réapprovisionnement de routine en une tâche en un clic plutôt qu'un calcul. Le logiciel de gestion des stocks pour la restauration maintient ce chiffre de stock à jour grâce aux réceptions et aux consommations.

Le stock étant mis à jour à partir des bons de réception et de la consommation des recettes, le stock minimum que vous complétez est mesuré par rapport à ce qui se trouve réellement en rayon, non au comptage de la semaine passée. Le Chef commande l'écart entre le stock et le stock minimum, rien de plus.

Comparez le théorique au réel pour détecter un stock minimum trop élevé

Un stock minimum peut être erroné parce qu'il est fixé trop haut. Fixez-le au-dessus de la consommation réelle et rien ne s'épuise, donc rien ne signale de problème. Le surplus reste en stocks payés et inutilisables avant leur péremption.

Deux contrôles permettent de l'identifier :

• Une alerte au-dessus du stock minimum. Elle se déclenche lorsque le stock vif dépasse le stock minimum, vous indiquant que celui-ci est trop élevé ou qu'une commande a fait doublon.
• Un rapport théorique contre réel. Il compare ce que vos recettes et vos ventes indiquent comme consommation attendue à la consommation réelle, article par article.

Lisez les deux ensemble. Si le poulet affiche 238 kg utilisés contre un théorique de 220 kg, ces 18 kg d'écart proviennent d'un sur-portionnement, de pertes ou d'un mauvais comptage. Si l'huile d'olive a consommé 52 L contre un théorique de 55 L tout en restant proche du stock minimum, c'est que le stock minimum est trop élevé pour la façon dont la cuisine travaille réellement.

Quand la demande varie selon les jours, optez pour une prévision plutôt que de réécrire le stock minimum

Certains articles ne se comportent pas de façon uniforme en semaine. Un site peut utiliser 20 kg de pommes de terre le lundi et 80 kg sur un week-end ; un stock minimum unique est alors soit trop élevé en milieu de semaine, soit trop bas le samedi.

• Stock minimum statique. Un stock minimum statique ne peut pas résoudre seul cette fluctuation. Supy conserve un stock minimum par article, non un stock minimum distinct pour chaque jour. Pour une demande aussi irrégulière, une prévision fait le travail qu'un stock minimum par jour ferait.
• Prévision des ventes. La prévision des ventes Supy anticipe les ventes journalières par établissement sur 14 jours, jusqu'au niveau de l'article de menu. Elle affiche la prévision par rapport à la moyenne sur 8 semaines de l'établissement, de sorte que la commande suit la semaine que la cuisine s'apprête à connaître.

• Conserver et réviser. Conservez le stock minimum pour les articles stables et appuyez-vous sur la prévision pour les articles irréguliers. Révisez le stock minimum lors des changements de menu ou de saison, car le chiffre qui convenait en hiver convient rarement en été.
• Dépenses les plus élevées. Commencez par vos articles aux dépenses les plus élevées. Fixez un stock minimum et un seuil de réapprovisionnement pour chacun à partir des consommations du mois dernier, puis ajoutez les articles à faible rotation que vous n'avez jamais paramétrés.

Chaque mois, extrayez la liste des articles au-dessus du stock minimum et le rapport théorique contre réel : le premier nomme le stock dormant, le second nomme le stock minimum trop élevé. Travaillez ces deux listes et le stock minimum cessera d'être une fiche sur un presse-papiers pour commencer à réduire vos commandes.