Restaurant Operations Dashboard : Une vue en direct pour les groupes multi-sites

Ce qu'un Dashboard opérationnel multi-sites vous montre

Un Dashboard opérationnel multi-sites pour restaurant affiche le coût matière et le coût des marchandises vendues de chaque site dans une vue en direct, par établissement et par catégorie de menu. Un groupe gérant 12 sites identifie quel établissement érode la marge sans ouvrir un rapport pour chaque emplacement. Une marge de groupe consolidée de 64% peut masquer un site à 55%, et le Dashboard rend cette différence immédiatement visible.

• Plan de l'article. Cet article explique ce que le Dashboard vous montre, où vous perdez de la marge avant la fin du mois et ce qu'il faut corriger en premier.
• Systèmes connectés. La vue s'alimente des systèmes que vous utilisez déjà. Supy se connecte à 75+ systèmes de caisse et de comptabilité, de sorte que les ventes et les achats s'y intègrent sans ressaisie. À partir de là, le Dashboard construit la vue de groupe en un seul endroit :

• Coût matière et coût des marchandises vendues par site et par catégorie. Vous voyez le chiffre de groupe, puis vous forez dans un établissement ou une catégorie de menu pour trouver où la marge évolue réellement.
• Écart théorique par rapport au réel. Le Dashboard montre ce qu'un site aurait dû consommer par rapport à ce qu'il a réellement consommé, afin que vous puissiez repérer un écart qu'un total hebdomadaire masquerait.
• Pertes par type, site et article. Les pertes enregistrées figurent à côté de l'écart, ce qui vous permet de déterminer si un déficit est dû à du vol, à un sur-portionnement ou à des denrées avariées.
• Rentabilité par site, catégorie et plat, ainsi que les produits à faible rotation. Une matrice d'ingénierie de menu classe les plats en stars, vaches à lait, énigmes et poids morts, de sorte que vous agissez sur la base du menu plutôt que d'une intuition.

Un exploitant mono-site en tire moins, car les chiffres d'un seul emplacement tiennent déjà sur un écran. Le bénéfice croît avec chaque site ajouté. Pour la vue complète du reporting derrière ces chiffres, consultez le logiciel de Controlling restaurant de Supy.

Où vous perdez la marge de groupe avant la fin du mois

• Vu trop tard. Vous ne voyez la marge de groupe qu'après que quelqu'un a assemblé manuellement les chiffres de chaque site. La plupart des groupes n'apprennent leur véritable marge qu'en fin de mois, car c'est à ce moment-là que quelqu'un termine le récapitulatif manuel. À ce stade, le mois est écoulé et la correction arrive trop tard.
• Reporting cloisonné. Ce schéma se répète dans les groupes multi-sites. Chaque site fait son propre reporting, souvent avec ce qui était fourni de série avec sa caisse. Ce système suit les ventes nettes et le nombre de commandes, mais ne peut pas calculer le coût des marchandises vendues à l'échelle du groupe. Quelqu'un exporte alors les chiffres de chaque site et les agrège dans un tableur chaque semaine. Un groupe gérait ses calculs de recettes sur un outil de base de données artisanal qui ne tenait plus la charge au fil de sa croissance.

Ce récapitulatif manuel vous coûte trois choses :

• Du temps. Une personne passe des heures chaque semaine à extraire et fusionner des rapports par site qu'une vue en direct afficherait d'elle-même.
• Une dérive entre sites. Quand chaque emplacement gère ses propres menus et commandes fournisseurs, les prix et la qualité alimentaire divergent et le groupe perd en pouvoir d'achat.
• Des rapports auxquels vous ne pouvez pas faire confiance. Un récapitulatif qui combine alimentation et boissons sans ventilation par catégorie ne peut pas désigner la ligne qui tire la marge vers le bas.

Si vous ne voyez votre marge qu'à la clôture du mois, vous lisez l'histoire plutôt que de piloter l'activité. Un Dashboard en direct ramène ce chiffre à aujourd'hui. Si la précision des stocks fait partie du même problème, le guide Supy sur le logiciel de gestion des stocks restaurant couvre l'aspect comptage.

Rapports par site séparés versus un Dashboard de groupe

La différence entre un reporting par site et une vue de groupe n'est pas cosmétique. Elle change le moment où vous apprenez un chiffre et la possibilité d'agir dessus.

Lisez la colonne de droite comme l'état cible. Si une ligne décrit votre groupe aujourd'hui, c'est là que vous perdez de la marge et du temps.

Classez les sites par écart, puis corrigez le plus coûteux en premier

Le Dashboard classe vos sites par taille d'écart, afin que vous corrigiez le plus coûteux en premier. Il présente l'écart théorique par rapport au réel et les pertes côte à côte par établissement. Vous voyez quel établissement a le plus grand écart, l'ouvrez et envoyez directement le responsable de cuisine à la divergence la plus coûteuse.

• Liste d'actions courte. Cela transforme une vue de groupe en une courte liste d'actions. Au lieu de demander à chaque site d'expliquer ses chiffres, vous passez la semaine sur les deux établissements qui font réellement bouger le total du groupe. Quand vous pouvez classer un écart, vous pouvez l'attribuer à un responsable nommé, qui comble un écart qu'un rapport consolidé laissait ouvert.
• Rapports avant soumission. Les rapports d'écart avant soumission aident également. Un site examine son propre écart avant de soumettre le comptage, de sorte que l'établissement détecte une erreur évidente avant qu'elle ne soit intégrée dans le chiffre du groupe une semaine plus tard.

Vos chiffres ne valent que ce que vaut votre mapping de recettes

• Articles non mappés. Un Dashboard n'est digne de confiance que dans la mesure où le mapping des recettes et de la caisse qui le sous-tend l'est aussi ; mappez donc chaque article avant de vous fier aux chiffres. Quand un article de caisse n'est pas lié à une recette, sa vente génère toujours du chiffre d'affaires, mais le Dashboard ne peut pas lui attribuer de coût. L'article sous-estime le coût des marchandises vendues et, dans certaines vues, n'apparaît pas du tout tant que le mapping n'est pas effectué.
• Nouveaux sites. C'est l'étape que la plupart des groupes sautent lors de l'ouverture d'un nouveau site. Supposons qu'un nouveau site ouvre avec 24 articles de caisse toujours non mappés. Chacune de ces ventes flatte le chiffre du coût matière, et le problème n'apparaît qu'en fin de mois. Mappez les 24, et le nombre non mappé tombe à 0, de sorte que chaque vente porte son véritable coût.

Configurez dans cet ordre :

• Mappez chaque article de caisse sur une recette. Rien ne se vend sans une recette derrière, de sorte que chaque vente porte son véritable coût.
• Activez les recettes sur chaque nouveau site avant son ouverture. Un nouvel établissement affiche des chiffres réels dès le premier jour au lieu d'un blanc flatteur.
• Vérifiez le Dashboard par rapport au comptage réel d'un site. Quand le chiffre en direct correspond aux rayons, vous pouvez faire confiance à la vue de groupe construite dessus.

Commencez par le mapping, puis observez le classement des écarts pendant une semaine. Une fois que les chiffres que vous lisez correspondent aux chiffres sur les rayons, le Dashboard cesse d'être un rapport que vous consultez en fin de mois et devient la vue depuis laquelle vous pilotez le groupe.

Lors d'une démo, demandez à voir le coût matière par catégorie pour un seul site, et le classement des écarts entre les établissements. Ces deux écrans sont là où un groupe multi-sites récupère son temps.