تحديد المستوى الاسمي في المطعم وإيقاف المخزون الراكد

تحديد كل مستوى اسمي من الاستهلاك الفعلي ووقت الاستلام

حدّد لكل صنف في مطعمك مستوى اسمياً وحد إعادة طلب، وسيتوقف الطلب عن كونه تقديراً من الشيف. المستوى الاسمي هو الكمية التي تريد توافرها عند وصول كل توريد، كـ42 كيلوغراماً من الدجاج؛ وحد إعادة الطلب 26 كيلوغراماً هو النقطة التي تطلب عندها المزيد. ابنِ الرقمين على الاستهلاك الفعلي وأيام التوريد، ولن تترك أسبوع ركود رأس المال محبوساً في الرف. توضح هذه المقالة كيف تحدد المستوى الاسمي وحد إعادة الطلب، وتكشف المخزون الراكد الذي لم يغطّه المستوى الاسمي قط، وكيف تتعامل مع الطلب المتذبذب يوماً بيوم.

رقمان يحددان المستوى الاسمي، وتستخرجهما من استهلاك الشهر الماضي لا من الإحساس بسرعة نفاد الصنف:

• المستوى الاسمي. متوسط الاستهلاك اليومي مضروباً في الأيام بين التوريدات، يُضاف إليه هامش احتياطي.
• حد إعادة الطلب (نقطة الإعادة). متوسط الاستهلاك اليومي مضروباً في وقت تسليم المورّد، يُضاف إليه الهامش ذاته.

خذ صدر الدجاج في أحد الفروع. يستهلك نحو 8 كيلوغرامات يومياً، والتوريدات كل 4 أيام، ويحتفظ الفرع بـ10 كيلوغرامات احتياطياً.

ينتج مستوى اسمي 42 كيلوغراماً وحد إعادة طلب 26 كيلوغراماً عند وقت تسليم 2 يوم. عندما ينخفض المخزون إلى 26 كيلوغراماً، اطلب حتى تبلغ 42 كيلوغراماً.

• حاسبة مجانية. تريد الأرقام لمطبخك الخاص؟ حاسبة المستوى الاسمي المجانية تحسب المستوى لكل صنف من قائمتك بناءً على الاستهلاك وأيام التوريد وأوقات تسليم المورّدين.
• لكل فرع على حدة. حدّد الرقمين ذاتهما لكل فرع، إذ لا يستهلك الفرع الصغير والكبير بالوتيرة نفسها. تحتفظ Supy بمستوى اسمي وحد إعادة طلب لكل صنف لكل فرع. وتُظهر طريقة عرض المجموعات موقف كل فرع بالنسبة للمستوى الاسمي، فيرى المدير الإقليمي حال كل مطبخ دون اتصال. لمعرفة كيف يندرج المستوى الاسمي في منظومة مخزون متكاملة، اقرأ إدارة المخزون بالمستوى الاسمي.

حدّد مستوى اسمياً للأصناف بطيئة الحركة وإلا تراكم مخزون راكد حيث لا يلتفت أحد

الأصناف سريعة الحركة تحصل على مستوى اسمي لأنها تنفد ويلاحظ أحد ذلك. الأصناف بطيئة الحركة نادراً ما يحدث ذلك.

• الأصناف بطيئة الحركة. مستلزمات التغليف والمواد الكيميائية والمواد الجافة طويلة الأمد وأصناف الطبق المميز تمكث لأسابيع. لا أحد يضع لها مستوى اسمياً، ولا أحد يتحقق مما إذا كان قد طُلب منها أكثر مما يجب.
• المخزون الراكد. هناك يختبئ المخزون الراكد. وجد أحد الفروع 3400 دولار مقيّدة في أصناف لا مستوى اسمياً لها.
• القائمة. امتدت من صلصة متوقفة في صندوق إلى أكواب ذات علامة تجارية احتياطية إلى منظّف طلبه أحدهم مرتين. لم يُلفت أي من هذه الأصناف الانتباه كمشكلة لأن المستوى الاسمي هو الوحيد الذي يجعل «أكثر من اللازم» مرئياً.

حدّد مستوى اسمياً وحد إعادة طلب لكل صنف معدود، لا لتلك التي تنفد وحسب. يمكن أن يكون مستوى الصنف بطيء الحركة منخفضاً، لكنه مع ذلك يحدّ مما تعيد طلبه ويمنحك رقم مقارنة. أسرع ما تستفيد منه في المرور الأول هو أن تضع مستوى اسمياً لكل صنف معدود ثم ترصد ما لا يتحرك أبداً.

الطلب بالمستوى الاسمي مقابل المخزون المباشر

لا يوقف المستوى الاسمي الإفراط في الطلب إلا إذا كان الشخص الطالب يراه. على الورق يطلب الشيف من الذاكرة ويملأ ما يبدو منخفضاً، فقد يطلب شخصان الصندوق نفسه في الأسبوع ذاته.

تُظهر شاشة طلب Supy مخزون كل صنف بجوار مستواه الاسمي، وتحسب إجراء «الإكمال حتى المستوى الاسمي» الفارق لكل سطر. يراجع الشيف الكميات ويعدّلها قبل إرسال الطلب، فيصبح الإعادة الاعتيادية نقرة لا حساباً. تُبقي برامج إدارة مخزون المطاعم رقم المخزون محدثاً من خلال الجردات والمواصلات الواردة.

بما أن رقم المخزون يتحدث بالمواصلات الواردة واستهلاك الوصفات، يُقاس المستوى الاسمي الذي تكمل إليه بالموجود فعلاً في الرف لا بجرد الأسبوع الماضي. يطلب الشيف الفارق بين المخزون والمستوى الاسمي بالضبط، لا أكثر.

مقارنة الاستهلاك النظري بالفعلي لاكتشاف مستوى اسمي مرتفع أكثر من اللازم

قد يكون المستوى الاسمي خاطئاً بأن يكون مرتفعاً أكثر من اللازم. إذا تجاوز الاستهلاك الحقيقي لا ينفد شيء فلا يُعلَّم شيء. يجلس الفائض بضاعةً دفعت ثمنها ولن تستهلكها قبل أن تفسد.

كشفان يكشفانه:

• تنبيه الإفراط في المخزون. يُطلق حين يتجاوز المخزون المستوى الاسمي، فتعرف أن المستوى مرتفع أو أن طلباً أُعيد مرتين.
• تقرير الاستهلاك النظري والفعلي. يقارن ما تقوله الوصفات والمبيعات كاستهلاك متوقع بالاستهلاك الفعلي، صنفاً بصنف.

اقرأهما معاً. إذا أظهر الدجاج 238 كغ فعلياً مقابل 220 كغ نظرياً، فالتباين 18 كغ مصدره الإفراط في التقديم أو الهدر أو خطأ في الجرد. إذا استهلك زيت الزيتون 52 ل مقابل 55 ل نظرياً ولا يزال قريباً من المستوى الاسمي، فمستواه الاسمي مرتفع لعادات الطهي الفعلية للمطبخ.

حين يتذبذب الطلب يوماً بيوم، التنبؤ أجدى من إعادة كتابة المستوى الاسمي

بعض الأصناف لا تستقر طوال الأسبوع. قد يستهلك فرع 20 كغ من البطاطا أيام الأسبوع و80 كغ في عطلة نهاية الأسبوع، فمستوى اسمي واحد إما مرتفع في أيام الهدوء أو منخفض صباح السبت.

• المستوى الاسمي الثابت. لا يحل المستوى الاسمي الثابت التذبذب وحده. تحتفظ Supy بمستوى اسمي لكل صنف لا مستوى لكل يوم. مع تذبذب شديد كهذا يتولى التنبؤ مهمة المستوى الاسمي اليومي.
• توقعات المبيعات. تتوقع Supy المبيعات اليومية لكل فرع لـ14 يوماً مقبلاً حتى مستوى الطبق الواحد. وتُقارن التوقع بمتوسط 8 أسابيع للفرع حتى يتبع طلب الأسبوع الأسبوع المقبل فعلاً للمطبخ.

• احتفظ وراجع. احتفظ بالمستوى الاسمي للأصناف المستقرة واعتمد التنبؤ للمتذبذبة. راجع المستوى الاسمي حين يتغير القائمة أو يحل موسم جديد، فالرقم الملائم شتاءً نادراً ما يلائم الصيف.
• الأصناف الأعلى إنفاقاً. ابدأ بأصنافك الأعلى تكلفة. ضع لكل منها مستوى اسمياً وحد إعادة طلب من استهلاك الشهر الماضي، ثم أضف الأصناف بطيئة الحركة التي لم تضع لها مستوى اسمياً قط.

استخرج كل شهر قائمة الإفراط في المخزون وتقرير النظري مقابل الفعلي: الأولى تسمّي المخزون الراكد، والثانية المستوى الاسمي المرتفع أكثر من اللازم. اشتغل على هاتين القائمتين، ويتوقف المستوى الاسمي عن كونه ورقة على لوح مشابك ويبدأ في تقليص كميات طلباتك.