Achats hors système et petite caisse : comment les groupes de restauration les suivent

Les dépenses hors système sont deux problèmes distincts : les saisir, puis les stopper

Un achat hors système est tout achat qui contourne votre commande habituelle auprès d'un fournisseur. Pensez à la course en supermarché quand un fournisseur ne peut pas livrer, à un paiement par carte pour quelque chose d'urgent, ou à des marchandises qui arrivent sans facture. Rien de tout cela n'atteint les stocks ni les coûts, si bien que les deux chiffres sont faux et que personne ne peut comprendre pourquoi.

Pour un groupe de restauration multi-sites, il n'y a que deux approches possibles. Celle dont vous avez besoin dépend d'une seule question : l'argent est-il déjà sorti ? Si oui, vous saisissez l'achat pour qu'il apparaisse quand même dans les coûts. Si non, vous bloquez la dépense non conforme à la source.

La suite de ce guide suit ces deux branches. Commencez par celle dans laquelle vous vous trouvez en ce moment.

Quand l'achat a déjà eu lieu : le réintégrer dans les coûts

C'est la branche de la saisie. L'achat est fait, l'objectif est donc simple : intégrez-le dans le système comme n'importe quelle autre réception, afin qu'il apparaisse dans les stocks et les coûts plutôt que de disparaître.

Commencez par la course en supermarché. Lorsqu'un fournisseur ne peut pas honorer sa commande et que quelqu'un achète la différence ailleurs, créez un fournisseur de petite caisse unique et enregistrez l'achat ponctuel sur ce compte. Il s'agit d'un paramétrage, pas d'un module séparé : l'achat se retrouve désormais dans le système plutôt que sur un ticket de caisse dans une poche.

Traitez ensuite les marchandises qui arrivent sans documents. Lorsqu'il n'y a pas de facture ni de bon de livraison à la porte, réceptionnez-les sans bon de commande. Supy vous permet de créer un bon de réception sans commande associée, de sorte que le stock est enregistré immédiatement et que la paperasse suit plus tard.

Enfin, bouclez la boucle quand la facture arrive. Elle arrive généralement plusieurs jours après les marchandises. Transmettez-la à la boîte de réception des factures du restaurant et laissez le système lire le fournisseur, les lignes et les prix, puis les rapprocher de ce que vous avez réceptionné. Les cas complexes fonctionnent aussi : voici comment les groupes intègrent les factures fournisseurs manuscrites en comptabilité sans ressaisie.

Quand l'achat n'a pas encore eu lieu : plafonner les dépenses avant qu'elles ne partent

C'est la branche de la prévention. Si l'achat n'a pas encore eu lieu, vous pouvez bloquer la version non conforme avant qu'elle ne commence. C'est le rôle d'un logiciel d'approvisionnement pour restaurants qui s'interpose entre la commande et le fournisseur.

Supy suit la fréquence de commande et la valeur totale des commandes de chaque site par rapport aux limites que vous avez définies. Si un site dépasse son plafond, la commande est routée via la chaîne d'approbation. Il en va de même lorsqu'une commande unique dépasse son seuil d'approbation. Elle ne peut pas être envoyée tant qu'un approbateur n'a pas agi.

Suivre la fréquence autant que la valeur est essentiel ici. Cela rend plus difficile le fractionnement d'une commande en plusieurs plus petites pour masquer les dépenses. Cela ne rend pas la fraude impossible, mais ferme la voie la plus facile.

À cela s'ajoutent les droits d'accès par rôle et le blocage des prix. Un rôle acheteur route les commandes vers un approbateur désigné, et les prix fournisseurs bloqués empêchent les collaborateurs de modifier un prix lors de la réception. Vous pouvez chaîner jusqu'à cinq approbateurs par site et par valeur de commande, de sorte que les dépenses importantes ou inhabituelles soient toujours soumises à une personne avant d'être engagées.

Les contrôles ne représentent que la moitié du tableau. Pour approfondir le volet approbation, découvrez comment les groupes multi-sites sécurisent l'approbation des achats sur l'ensemble de leurs sites.

Relier chaque achat à une personne nommément identifiée

La saisie et la prévention ne servent à rien si vous ne pouvez pas prouver ce qui s'est passé. Une piste d'audit relie chaque achat à la personne qui l'a effectué, à l'approbateur qui l'a validé et au moment où le stock a été réceptionné.

Supy consigne chaque action avec un utilisateur nommé et un horodatage, et personne ne peut modifier ni supprimer l'enregistrement. Un achat hors système saisi via le fournisseur de petite caisse indique donc qui l'a effectué, qui l'a approuvé et quand il a été réceptionné. La piste est filtrable et exportable, ce qui transforme un ensemble de tickets de caisse épars en un enregistrement que votre équipe financière peut rapprocher.

Alors, dans quelle branche êtes-vous ? Si les achats hors système vous surprennent encore à la clôture mensuelle, commencez par la saisie. Créez un fournisseur de petite caisse unique et activez la réception sans bon de commande, pour qu'aucun achat ne disparaisse de vos livres.

Si le problème vient de responsables qui dépensent librement, commencez plutôt par la prévention. Définissez un plafond par site et un seuil d'approbation cette semaine, et observez ce qui remonte pour validation. Dans les deux cas, c'est la piste d'audit qui transforme un angle mort en un chiffre que vous pouvez gérer.