Außerplanmäßige Einkäufe und Handkassen: So behalten Restaurantgruppen den Überblick

Außerplanmäßige Ausgaben sind zwei Probleme: Erfassen und Verhindern

Ein außerplanmäßiger Einkauf ist jede Anschaffung, die Ihre normale Lieferantenbestellung umgeht. Denken Sie an den Supermarkt-Einkauf, wenn ein Lieferant nicht liefern kann, eine Kartenzahlung für etwas Dringendes oder Waren, die ohne Rechnung ankommen. Nichts davon erreicht das Inventar oder die Kosten, sodass beide Zahlen falsch sind und niemand erkennen kann, warum.

Für eine Restaurantgruppe mit mehreren Standorten gibt es nur zwei Möglichkeiten. Welche Sie benötigen, hängt von einer einzigen Frage ab: Ist das Geld bereits ausgegeben? Wenn ja, erfassen Sie den Einkauf so, dass er trotzdem in die Kosten einfließt. Wenn nicht, stoppen Sie den richtlinienwidrigen Vorgang an der Quelle.

Der Rest dieses Leitfadens folgt diesen beiden Zweigen. Beginnen Sie mit dem, in dem Sie sich gerade befinden.

Wenn der Einkauf bereits erfolgt ist: Zurück in die Kosten

Dies ist der Erfassungszweig. Der Kauf ist abgeschlossen, daher ist das Ziel einfach: Bringen Sie ihn wie jeden anderen Wareneingang in das System, damit er im Inventar und in den Kosten erscheint, anstatt zu verschwinden.

Beginnen Sie mit dem Supermarkt-Einkauf. Wenn ein Lieferant nicht liefern kann und jemand den Fehlbedarf anderweitig deckt, richten Sie einen einzelnen Handkassen-Lieferantendatensatz ein und buchen Sie den Ad-hoc-Einkauf dagegen. Dies ist ein Einrichtungsmuster, kein separates Modul: Der Einkauf liegt jetzt im System statt auf einem Kassenbon in der Tasche.

Behandeln Sie als nächstes Waren, die ohne Papiere ankommen. Wenn an der Tür keine Rechnung oder kein Lieferschein vorhanden ist, nehmen Sie die Waren ohne Bestellung entgegen. Supy ermöglicht es Ihnen, einen Wareneingangsbeleg ohne passende Bestellung zu erstellen, sodass der Lagerbestand sofort erfasst wird und die Papiere später nachgereicht werden.

Schließen Sie abschließend den Kreis, wenn die Rechnung eintrifft. Sie kommt meist Tage nach den Waren an. Leiten Sie sie an den Rechnungseingang des Restaurants weiter und lassen Sie das System den Lieferanten, die Positionen und die Preise auslesen, dann mit dem Wareneingang abgleichen. Auch die schwierigen Fälle funktionieren: So erhalten Gruppen handgeschriebene Lieferantenrechnungen in die Buchhaltung, ohne sie neu einzugeben.

Wenn es noch nicht passiert ist: Ausgaben begrenzen, bevor sie entstehen

Dies ist der Verhinderungszweig. Wenn der Einkauf noch nicht erfolgt ist, können Sie die richtlinienwidrige Version verhindern, bevor sie beginnt. Das ist die Aufgabe von Restaurant-Beschaffungssoftware, die zwischen Bestellung und Lieferant steht.

Supy verfolgt die Bestellhäufigkeit und den Gesamtbestellwert jeder Filiale anhand der von Ihnen festgelegten Limits. Wenn eine Filiale ihr Limit überschreitet, wird die Bestellung über die Genehmigungskette weitergeleitet. Dasselbe gilt, wenn eine einzelne Bestellung die Genehmigungsschwelle überschreitet. Sie kann erst gesendet werden, wenn ein Genehmiger handelt.

Die Verfolgung von Häufigkeit und Wert ist hier wichtig. Es macht es schwieriger, eine Bestellung in mehrere kleinere aufzuteilen, um sie zu verstecken. Das macht Manipulationen nicht unmöglich, schließt aber den einfachen Weg.

Dazu kommen Rollenberechtigungen und Preissperre. Eine Einkäuferrolle leitet Bestellungen an einen namentlich genannten Genehmiger weiter, und gesperrte Lieferantenpreise verhindern, dass Mitarbeiter einen Preis beim Wareneingang ändern. Sie können bis zu fünf Genehmiger nach Filiale und Bestellwert verketten, sodass große oder ungewöhnliche Ausgaben immer eine Person erreichen, bevor sie entstehen.

Die Kontrollen sind nur die halbe Miete. Für den Genehmigungsaspekt im Detail erfahren Sie, wie Multi-Standort-Gruppen die Beschaffungsgenehmigung standortübergreifend sichern.

Jeden Einkauf einer namentlich genannten Person zuordnen

Erfassung und Verhinderung helfen nur, wenn Sie nachweisen können, was passiert ist. Ein Prüfpfad verbindet jeden Einkauf mit der Person, die ihn getätigt hat, dem Genehmiger, der ihn unterzeichnet hat, und dem Zeitpunkt, zu dem der Lagerbestand eingegangen ist.

Supy protokolliert jede Aktion mit einem namentlich genannten Benutzer und einem Zeitstempel, und niemand kann den Eintrag bearbeiten oder löschen. Ein außerplanmäßiger Einkauf, der über den Handkassen-Lieferanten eingegeben wurde, zeigt also, wer ihn getätigt hat, wer ihn genehmigt hat und wann er eingegangen ist. Der Pfad ist filterbar und exportierbar, was einen verstreuten Kassenbelegen-Stapel in einen von Ihrem Finanzteam abstimmbaren Datensatz verwandelt.

In welchem Zweig befinden Sie sich also? Wenn außerplanmäßige Einkäufe Sie am Monatsende immer wieder überraschen, beginnen Sie mit der Erfassung. Erstellen Sie einen Handkassen-Lieferanten und aktivieren Sie den Wareneingang ohne Bestellung, damit nichts mehr außerhalb der Bücher landet.

Wenn das Problem Führungskräfte sind, die frei ausgeben, beginnen Sie stattdessen mit der Verhinderung. Legen Sie diese Woche ein Filial-Limit und eine Genehmigungsschwelle fest und beobachten Sie, was zur Freigabe weitergeleitet wird. In beiden Fällen ist der Prüfpfad das, was einen blinden Fleck in eine Zahl verwandelt, die Sie steuern können.