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Bons de livraison en restauration : réconcilier chaque facture fournisseur dans tous les établissements
Pourquoi le bon de livraison atteint votre équipe mais pas la facture
Dans un groupe multi-sites, la livraison arrive avec un bon de livraison. Il liste les articles et les quantités, mais pas les prix. La facture tarifée est envoyée séparément par e-mail à un service de Comptabilité auquel l'équipe de réception n'a pas accès. Les personnes qui confirment les marchandises reçues et celles qui traitent les paiements ne voient donc jamais le même document.
La plupart des Fournisseurs séparent les documents par habitude. Le livreur remet un bon de livraison pour que quelqu'un signe la réception. La Facture tarifée est envoyée plus tard par e-mail à une adresse financière pour paiement. Sur un seul site, un manager couvre souvent les deux rôles, de sorte que l'écart reste invisible. Dans un groupe, ce sont des personnes différentes dans des endroits différents. Les deux documents divergent avant que quelqu'un ne les réconcilie.
Le coût de cette divergence reste discret. Une hausse de prix passe inaperçue. L'équipe qui réceptionne les stocks n'a jamais vu de prix, et celle qui a vu le prix n'a jamais compté la livraison. Une augmentation non détectée de 0,40 $ par kg s'accumule rapidement. Sur un article dont vous achetez 1 200 kg, cela représente 480 $ par mois, par article. Cela ne se révèle qu'à la clôture mensuelle, quand les chiffres sont déjà figés, et cela réduit votre Marge en silence. La plateforme d'Approvisionnement de Supy est conçue pour combler cette lacune à la porte.
Décidez où doit atterrir la facture tarifée
La première décision résout la majeure partie du problème. Demandez-vous si la facture tarifée atteint l'équipe qui réceptionne les marchandises. Si c'est le cas, vous pouvez la rapprocher de la livraison à son arrivée. Si ce n'est pas le cas, la facture est bloquée dans une boîte de réception qu'aucun membre de l'équipe terrain ne peut ouvrir. Aucun workflow ne la sauvera.
La solution est de donner à chaque Fournisseur une seule destination. Supy attribue à chaque restaurant une boîte de réception de factures dédiée. Les Fournisseurs envoient directement la Facture tarifée là où les marchandises sont enregistrées. Ajoutez l'adresse e-mail d'un Fournisseur à la liste blanche une seule fois, et chaque Facture future de cet expéditeur est automatiquement associée au bon compte fournisseur. C'est la base du rapprochement tripartite : le Bon de commande, le Bon de réception et la Facture ne peuvent se rejoindre que s'ils arrivent tous les trois au même endroit.
Réceptionnez sur les quantités maintenant, réconciliez le prix à l'arrivée de la facture
Vous avez rarement les deux documents en main en même temps. N'attendez donc pas. Enregistrez la livraison contre le Bon de commande, sur les quantités indiquées sur le bon de livraison. Les stocks deviennent actifs immédiatement et la cuisine peut travailler. Quand la Facture tarifée arrive dans la boîte de réception, Supy la rapproche du Bon de réception ouvert. Elle signale chaque ligne où le prix diffère de vos attentes.
Ces signalements se regroupent sur un seul écran. La page des articles reçus est filtrée par défaut sur les écarts de prix. Les seules lignes qui nécessitent une intervention humaine sont celles où l'argent et les marchandises ne concordent pas. À partir de cette ligne, vous mettez à jour le prix attendu, émettez une demande d'avoir ou envoyez un e-mail au Fournisseur. La modification est enregistrée dans l'historique des prix de l'article. Un écart de 0,40 $ par kg est détecté le jour de la réception, pas cinq semaines plus tard. C'est là que la réception cesse d'être de la paperasse et commence à protéger votre Marge. Le guide des procédures de réception alimentaire l'aborde plus en détail.
Gérez les livraisons problématiques et clôturez dans la Comptabilité
Quand les bons de livraison et les factures sont réconciliés manuellement, le temps ne va pas là où les gens pensent. La relance des factures manquantes et le rapprochement ligne par ligne représentent la part la plus importante. La correction des erreurs de prix et la réconciliation de fin de mois prennent le reste. Un mois difficile pour un site peut représenter une vingtaine d'heures de travail. Ce travail produit des chiffres qui auraient dû être corrects dès le départ.
Automatiser le rapprochement récupère la majeure partie de ce temps. Quelques types de livraisons nécessitent encore une décision, et chacun a une réponse claire :
- Quand une livraison n'a pas de Bon de commande, enregistrez-la avec un Bon de réception autonome. Attachez la facture à son arrivée.
- Quand une commande arrive en plusieurs chargements, créez un Bon de réception pour chacun. Regroupez-les en une seule facture.
- Quand de petits mouvements de prix routiniers inondent la file de révision, fixez un seuil de contestation automatique. Seuls les écarts significatifs arrêtent alors la clôture.
Une fois le rapprochement convenu, Supy transmet les données de facture et de Bon de réception dans votre propre système de Comptabilité. Il se connecte à plus de 75 plateformes, dont les principaux systèmes cloud. Personne ne ressaisit quoi que ce soit. Dans certaines configurations, la facture est d'abord exportée comme brouillon. Une personne l'approuve avant qu'elle ne soit comptabilisée, de sorte que le contrôle comptable final reste avec votre équipe.
Commencez par nommer votre situation. Si vos Factures tarifées vont dans une boîte de réception que votre équipe de réception ne peut pas ouvrir, le premier geste est d'acheminer chaque Fournisseur vers la propre boîte de réception de factures de votre restaurant et de l'ajouter à la liste blanche. Les deux documents se rejoignent alors au même endroit. Si les factures atteignent déjà le terrain mais que vous les réconciliez manuellement, activez le rapprochement en temps réel à la réception. Traitez uniquement les lignes signalées sur la page des articles reçus. Dans les deux cas, vous arrêtez de réconcilier à la clôture mensuelle et commencez à réconcilier à la porte. C'est le seul endroit où un prix erroné est encore peu coûteux à corriger.
