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Lieferscheine im Restaurant: Jede Lieferantenrechnung standortübergreifend abgleichen
Warum der Lieferschein bei Ihrem Team ankommt, die Rechnung aber nicht
In einer Unternehmensgruppe mit mehreren Standorten kommt die Lieferung mit einem Lieferschein. Er listet Artikel und Mengen, aber keine Preise. Die Rechnung mit Preisangaben wird separat per E-Mail an ein Buchhaltungspostfach gesendet, auf das das Empfangsteam keinen Zugriff hat. Die Menschen, die die Waren bestätigen, und die Menschen, die die Zahlungen abrechnen, sehen also nie dasselbe Dokument.
Die meisten Lieferanten trennen die Unterlagen aus Gewohnheit. Der Fahrer übergibt einen Lieferschein, damit jemand den Empfang bestätigen kann. Die Rechnung mit Preisen und Steuern wird später per E-Mail an eine Finanzadresse zur Zahlung gesendet. An einem einzelnen Standort übernimmt oft eine Person beide Rollen, sodass die Lücke unsichtbar bleibt. In einer Gruppe sind das unterschiedliche Menschen an unterschiedlichen Orten. Die beiden Belege weichen voneinander ab, bevor jemand sie abgleicht.
Die Kosten dieser Abweichung bleiben im Verborgenen. Eine Preiserhöhung schlüpft durch. Die Person, die die Waren empfängt, hat nie einen Preis gesehen, und die Person, die den Preis gesehen hat, hat die Lieferung nie gezählt. Eine unbemerkte Erhöhung von 0,40 $ pro kg summiert sich schnell. Bei einem Artikel, von dem Sie 1.200 kg kaufen, sind das 480 $ pro Monat, pro Artikel. Das kommt erst beim Monatsabschluss ans Licht, wenn die Zahlen bereits geschlossen sind — und das schrumpft Ihre Marge still und leise. Die Beschaffungsplattform von Supy ist darauf ausgelegt, diese Lücke an der Tür zu schließen.
Entscheiden Sie, wohin die Rechnung mit Preisangaben gehen soll
Die erste Entscheidung behebt den Großteil des Problems. Fragen Sie, ob die Rechnung mit Preisangaben das Team erreicht, das die Waren empfängt. Wenn ja, können Sie sie beim Eintreffen der Lieferung abgleichen. Wenn nicht, steckt die Rechnung in einem Postfach fest, das niemand vor Ort öffnen kann. Kein Prozess wird sie retten.
Die Lösung ist, jedem Lieferanten ein einziges Ziel zu geben. Supy stellt jedem Restaurant ein dediziertes Rechnungspostfach bereit. Lieferanten senden die Rechnung direkt an den Ort, an dem Waren eingebucht werden. Fügen Sie die E-Mail-Adresse eines Lieferanten einmal zur Whitelist hinzu, und jede zukünftige Rechnung dieses Absenders wird automatisch dem richtigen Lieferantenkonto zugeordnet. Per E-Mail gesendete PDFs und Fotos öffnen sich direkt im Postfach. Niemand jagt Anhängen in einem Finanzpostfach hinterher, auf das er keinen Zugriff hat. Dies ist die Grundlage des Dreiweg-Abgleichs: Bestellung, Beleg und Rechnung können sich nur treffen, wenn alle drei an einem Ort ankommen.
Jetzt nach Mengen einbuchen, den Preis bei Rechnungseingang abgleichen
Sie haben selten beide Dokumente gleichzeitig zur Hand. Warten Sie also nicht auf sie. Buchen Sie die Lieferung anhand der Mengen auf dem Lieferschein gegen die Bestellung ein. Der Bestand wird sofort aktiv und die Küche kann arbeiten. Wenn die Rechnung im Postfach eingeht, gleicht Supy sie mit dem offenen Wareneingangsbeleg ab. Es markiert alle Positionen, bei denen der Preis von Ihren Erwartungen abweicht.
Diese Markierungen sammeln sich auf einem Bildschirm. Die Seite 'Eingegangene Artikel' ist standardmäßig auf einen Preisabweichungsfilter eingestellt. Die einzigen Positionen, die einen Menschen erfordern, sind die, bei denen Geld und Waren nicht übereinstimmen. In dieser Zeile aktualisieren Sie den erwarteten Preis, stellen eine Gutschrift aus oder mailen den Lieferanten an. Die Änderung wird in der Preishistorie des Artikels festgehalten. Eine Abweichung von 0,40 $ pro kg wird am Tag des Eingangs erfasst, nicht fünf Wochen später. Hier hört der Wareneingang auf, Papierkram zu sein, und beginnt, Ihre Marge zu schützen. Der Leitfaden für den Wareneingangsprozess behandelt dies ausführlicher.
Schwierige Lieferungen handhaben und in die Buchhaltung abschließen
Wenn Lieferscheine und Rechnungen manuell abgeglichen werden, fließt die Zeit nicht dorthin, wo man es denkt. Das Nachfragen nach fehlenden Rechnungen und der zeilenweise Abgleich nehmen den größten Teil in Anspruch. Die Korrektur von Preisfehlern und die Monatsabstimmung nehmen den Rest. Ein schwieriger Monat für einen Standort kann auf etwa zwanzig Stunden Arbeit kommen. Diese Arbeit erzeugt Zahlen, die von Anfang an korrekt hätten sein sollen.
Die Automatisierung des Abgleichs gewinnt den Großteil davon zurück. Einige Lieferungstypen erfordern noch eine Entscheidung, und für jeden gibt es eine klare Antwort:
- Wenn eine Lieferung keine Bestellung hat, buchen Sie sie mit einem eigenständigen Wareneingangsbeleg ein. Hängen Sie die Rechnung an, wenn sie eintrifft.
- Wenn eine Bestellung in mehreren Teillieferungen eintrifft, erstellen Sie für jede einen Wareneingangsbeleg. Fassen Sie sie zu einer einzigen Rechnung zusammen.
- Wenn kleine, routinemäßige Preisbewegungen die Warteschlange überfluten, legen Sie eine automatische Widerspruchsschwelle fest. Nur wesentliche Abweichungen stoppen dann den Abschluss.
Sobald der Abgleich abgestimmt ist, überträgt Supy die Rechnungs- und Empfangsdaten in Ihr eigenes Buchhaltungssystem. Es verbindet sich mit über 75 Plattformen, einschließlich der großen Cloud-Buchhaltungen. Niemand gibt etwas neu ein. In einigen Setups wird die Rechnung zunächst als Entwurf exportiert. Eine Person genehmigt sie, bevor sie gebucht wird, sodass die endgültige Buchungskontrolle bei Ihrem Team bleibt.
Beginnen Sie damit, Ihre Situation zu benennen. Angenommen, Ihre Rechnungen gehen an ein Postfach, auf das Ihr Empfangsteam keinen Zugriff hat. Der erste Schritt ist, jeden Lieferanten an das eigene Rechnungspostfach Ihres Restaurants weiterzuleiten und zur Whitelist hinzuzufügen. Die beiden Dokumente treffen dann an einem Ort zusammen. Wenn die Rechnungen bereits den Wareneingang erreichen, aber manuell abgeglichen werden, aktivieren Sie den Echtzeit-Abgleich beim Eingang. Bearbeiten Sie nur die markierten Positionen auf der Seite 'Eingegangene Artikel'. In jedem Fall hören Sie auf, beim Monatsabschluss abzugleichen, und beginnen, an der Tür abzugleichen. Das ist der einzige Punkt, an dem ein falscher Preis noch günstig zu korrigieren ist.
