.jpeg)
Inventaire de bar au restaurant : compter plus vite et faire confiance à l’écart
Quelle doit être la fréquence d’un inventaire de bar ?
Comptez un bar par zone de stockage, sur téléphone, et plus souvent qu’une fois par semaine. Cela transforme l’inventaire de bar en un outil sur lequel votre équipe peut agir dans la même session, et non plusieurs jours plus tard. The Spread, la plateforme d’analyse de données de Supy, a révélé que les enregistrements des bars qui comptent plus d’une fois par semaine sont environ 3 fois plus précis : 76,2 % contre 24,5 %. Cet article explique la fréquence recommandée, comment compter par zone de stockage, bouteilles entamées et fûts, et comment lire l’écart d’inventaire au sein d’un groupe.
Hebdomadaire est le minimum pour un bar animé, pas un objectif. The Spread a révélé que les établissements qui comptent le moins souvent rapprochent leurs stocks rayons seulement 24,5 % des jours de comptage, contre 76,2 % pour ceux qui comptent plus d’une fois par semaine. Adaptez le rythme à la vitesse de rotation des stocks et à leur valeur :
- Prise d’inventaire complète, hebdomadaire. Chaque article dans chaque zone de stockage, le même jour de la semaine, afin de pouvoir comparer une semaine avec la précédente.
- Prise d’inventaire ponctuelle, deux à trois fois par semaine. Vos spiritueux premium, vins au verre et fûts en tirage, comptés entre les inventaires complets, pour qu’un problème soit visible en jours, non en semaines.
- Comptage rapide après chaque grand service. Un week-end de festival ou un événement vide les articles à forte rotation ; comptez-les avant de commander contre une étagère que vous croyez pleine.
Compter par zone de stockage, pas sur une longue liste
Répartissez le comptage selon l’endroit où les stocks sont entreposés, et non sur une liste plate de tous les articles. Un bar stocke le même gin en rétro-bar, en cave et en chambre froide. Une liste plate force un compteur à traverser établissement trois fois, et il rate quand même une caisse.
En comptant par zone, chaque personne peut prendre en charge une zone pendant que le système additionne chaque article sur l’ensemble des zones. Supy construit l’inventaire autour du plan propre au bar :
- Un modèle réutilisable dans l’ordre des étagères. Chaque point de vente bénéficie de son propre modèle, afin qu’un compteur travaille de gauche à droite le long de l’étagère plutôt que de chercher la prochaine ligne d’une liste.
- Des sous-zones nommées comptées en parallèle. Chaque zone (rétro-bar, cave, chambre froide) est comptée simultanément, et chaque sous-zone est verrouillée dès que son compteur a terminé. Supy les fusionne en un seul inventaire, avec le nom de chaque compteur et un journal d’audit.
- Comptage sur téléphone, même hors ligne. L’inventaire Supy fonctionne sur smartphone ou tablette et continue en cave avec un signal faible, de sorte qu’une connexion interrompue ne fait pas perdre les chiffres déjà saisis.
Les équipes qui comptent ainsi rapportent avoir réduit leur temps de comptage de plus de 50 % : trois personnes traitant simultanément trois zones vont plus vite qu’une seule qui parcourt l’ensemble de l’établissement.
Le modèle doit être tenu à jour lorsque l’assortiment s’enrichit. Un groupe gastronomique qui intègre de nouvelles références de vin chaque mois doit les ajouter au modèle, sinon le prochain inventaire les ignore. Pour une introduction à la gestion des stocks de bar, consultez la gestion des stocks de bar.
Comment compter les bouteilles entamées, les fûts et les boissons mal encaissées
Trois types d’articles de bar dérèglent un comptage qui fonctionne bien pour un stockage sec ; il existe une méthode fiable pour chacun. Comptez-les de la même manière chaque semaine pour pouvoir comparer l’écart de cette semaine avec celui de la précédente.
| Article | Méthode de comptage | Ce qui fausse l’écart |
|---|---|---|
| Bouteille de spiritueux entamée | Estimer au dixième à vue d’œil ou peser, et saisir de la même façon chaque semaine | Une estimation variable d’une semaine à l’autre fait passer un article pour du vol alors qu’il n’y a aucune perte |
| Fût de bière pression | Compter les fûts pleins en unités et estimer le fût entamé au poids ou au débimètre | Un fût entamé mal saisi masque le coût de tirage réel |
| Post-mix et bag-in-box | Compter les cartons scellés et estimer l’ouvert au poids | Les cartons ouverts non saisis surestiment la consommation |
| Boisson mal encaissée | Lire l’écart d’inventaire par rapport aux ventes caisse et repérer les articles non réconciliés | Une boisson encaissée au mauvais intitulé déplace la perte sur un autre article |
La boisson mal encaissée est ce que la plupart oublient. Si un double gin est encaissé comme un simple, la caisse enregistre la vente au mauvais article : l’un affiche une perte, l’autre un gain correspondant. Lire l’écart d’inventaire face aux ventes caisse permet de détecter la paire, et une conversation avec l’équipe corrige les touches de caisse avant le prochain service.
Pourquoi l’écart d’inventaire de bar apparaît trop tard
Un écart visible après la clôture du comptage est un rapport, pas un outil. Un compteur recopie la feuille dans un tableur le soir, et le manager l’ouvre le lendemain. À ce stade, les stocks ont bou gé, et personne ne se souvient quel service a servi généreusement.
Supy affiche l’écart d’inventaire par zone dès que chaque sous-zone est fusionnée, par rapport à ce que le système attendait selon vos livraisons et ventes caisse. Un manager qui surveille la clôture du rétro-bar voit les stocks de vodka diminuer avant même que la cave soit comptée. Il s’attarde sur l’article et agit pendant que le service est encore en cours.
Comparer les bars au sein d’un groupe
L’écart d’un bar ne dit rien tant qu’on ne le compare pas aux autres. Un groupe utilisant le même modèle partout peut placer ses bars côte à côte. Les comptages propres et ceux qui dérivent sont visibles en un coup d’œil, ce qui permet au superviseur de zone de visiter le bar qui en a besoin.
La liste des prises d’inventaire de Supy affiche les comptages pour chaque filiale et chaque point de vente, filtrables par site. Le jour du comptage, le siège voit quels bars ont soumis leurs données et lesquels ne l’ont pas fait.
Un inventaire reste en brouillon jusqu’à ce que quelqu’un le soumette. La soumission ajuste la quantité et la valeur des stocks et génère le rapport d’écart d’inventaire. Comme chaque bar compte selon le même modèle dans l’ordre des étagères, l’écart est directement comparable à l’échelle du groupe, et un superviseur de zone peut se rendre directement au point de vente présentant le pire écart plutôt que de lire un tableur différent pour chaque site. Pour les contrôles qui rendent ces comptages fiables sur plusieurs sites, consultez les contrôles d’inventaire pour les groupes multi-sites.
Comptez au minimum chaque semaine et effectuez des prises d’inventaire ponctuelles deux à trois fois par semaine sur vos articles les plus précieux. Agissez sur toute zone dont l’écart dépasse votre seuil dès que le comptage est fusionné, pendant que le service est encore en cours, et non en fin de mois.
