جرد البار في المطعم: العدّ بشكل أسرع والثقة بالتباين

كم مرة ينبغي إجراء جرد البار؟

عدّوا مخزون البار وفق منطقة التخزين، عبر الهاتف، وبتكرار يزيد على مرة في الأسبوع. يحوّل ذلك جرد البار إلى أداة يستطيع فريقكم التصرف بناءً عليها في الجلسة ذاتها، لا بعد أيام. The Spread، منصة تحليل بيانات Supy، وجدت أن التسجيلات في البارات التي تُجري جرد المخزون أكثر من مرة أسبوعياً أدق بنحو 3 أضعاف: 76.2% مقابل 24.5%. تستعرض هذه المقالة عدد مرات العدّ الموصى بها، وكيفية العدّ وفق منطقة التخزين والزجاجات الجزئية والبراميل، وقراءة التباين على مستوى المجموعة.

المرة الأسبوعية هي الحد الأدنى للبار المزدحم، لا الهدف. وجد The Spread أن أقل المنشآت تكراراً في العدّ تُطابق الرف في 24.5% فحسب من أيام الجرد، مقابل 76.2% للمنشآت التي تعدّ أكثر من مرة أسبوعياً. اضبطوا الإيقاع وفق سرعة دوران المخزون وقيمته:

• جرد كامل، أسبوعياً. كل صنف في كل منطقة تخزين، في اليوم ذاته من الأسبوع، لتتمكنوا من مقارنة أسبوع بالأسبوع السابق.
• جرد عينة، مرتين أو ثلاث مرات في الأسبوع. المشروبات الروحية الفاخرة والنبيذ بالكأس وبراميل الضخ، تُعدّ بين الجرد الكامل ليظهر أي خلل في غضون أيام لا أسابيع.
• جرد سريع بعد كل خدمة كبيرة. يُفرّغ عطلة نهاية الأسبوع المكثفة أو الفعالية الأصناف الأكثر مبيعاً؛ عدّوها قبل إعادة الطلب من رف تظنونه ممتلئاً.

العدّ وفق منطقة التخزين، لا قائمة طويلة

قسّموا العدّ حسب موقع تخزين المخزون، لا على قائمة مسطحة لجميع المنتجات. البار يحتفظ بالجين ذاته في الرف الخلفي والقبو وغرفة التبريد. قائمة مسطحة واحدة تضطر العدّاد لاجتياز المكان ثلاث مرات ومع ذلك يفوته صندوق.

العدّ وفق المنطقة يتيح لكل شخص تولي منطقة واحدة بينما يجمع النظام كل صنف عبر جميع المناطق. تبني Supy العدّ حول تخطيط البار الفعلي:

• نموذج قابل لإعادة الاستخدام بترتيب الرف. يحصل كل فرع على نموذجه الخاص، فيعمل العدّاد من اليسار إلى اليمين على طول الرف بدلاً من البحث عن السطر التالي في ورقة.
• أقسام فرعية مسمّاة تُعدّ بالتوازي. تُعدّ كل منطقة (الرف الخلفي، القبو، غرفة التبريد) في آنٍ واحد، ويُقفل كل قسم فرعي حين ينتهي عدّاده. تدمج Supy هذه الأقسام في عدّ واحد مع اسم كل عدّاد وسجل تدقيق.
• العدّ على الهاتف، حتى دون إنترنت. يعمل جرد المخزون من Supy على الهاتف أو الجهاز اللوحي، ويستمر في القبو ذي الإشارة الضعيفة، فلا تضيع الأرقام المُدخلة عند انقطاع الاتصال.

تُفيد الفرق التي تعدّ بهذه الطريقة بأنها قلّصت وقت العدّ بأكثر من 50%، إذ إن ثلاثة أشخاص يعملون على ثلاث مناطق في آنٍ واحد أسرع من شخص واحد يجوب المكان بأكمله.

يستلزم النموذج صيانة مستمرة مع نمو التشكيلة. مجموعة المطاعم الفاخرة التي تضيف أصناف نبيذ جديدة شهرياً يجب إضافتها إلى النموذج أيضاً وإلا تخطاها جرد المخزون التالي. للاطلاع على أساسيات بناء مخزون البار، راجعوا إدارة المخزون للبار.

كيفية عدّ الزجاجات الجزئية والبراميل والمشروبات المُسجَّلة خطأ

ثلاثة أنواع من أصناف البار تُعطّل عدّاً يعمل بشكل جيد لمستودع جاف، ولكل منها طريقة عدّ موثوقة. عدّوها بالطريقة ذاتها كل أسبوع حتى تتمكنوا من مقارنة تباين هذا الأسبوع بالأسبوع الماضي.

المشروب المُسجَّل خطأ هو ما يغفل عنه معظمهم. حين يُسجَّل الجن المزدوج كمفرد، تُسجَّل الكاشير البيع في الصنف الخاطئ، فيظهر صنف بخسارة وآخر بمكسب مقابل. قراءة التباين مقابل مبيعات الكاشير تكشف الزوج، والحديث مع الفريق يصحح أزرار الكاشير قبل الخدمة التالية.

لماذا يظهر تباين البار متأخراً

التباين الذي تُشاهدونه بعد إغلاق العدّ هو تقرير لا أداة. يُدخل العدّاد البيانات في جدول بيانات مساءً، ويفتحه المدير في اليوم التالي. بحلول ذلك الوقت تغيّر المخزون ولا أحد يتذكر أي نوبة صبّت بسخاء.

تعرض Supy التباين لكل منطقة فور دمج كل قسم فرعي، مقارنةً بما توقعه النظام بناءً على توريداتكم ومبيعات الكاشير. يرى المدير المتابع لإغلاق الرف الخلفي مخزون الفودكا يتراجع قبل أن يُعدّ القبو أصلاً، ثم يتعمق في الصنف ويتصرف وهو وقت النوبة لا يزال جارياً.

مقارنة البارات داخل مجموعة

تباين بار واحد لا يعني شيئاً حتى تضعوه بجانب الآخرين. المجموعة التي تستخدم النموذج ذاته في كل مكان تستطيع مقارنة بارها جنباً إلى جنب. تظهر العدّات النظيفة والمنحرفة في لمحة واحدة، فيزور مدير المنطقة البار الذي يحتاج ذلك.

تعرض قائمة جرد المخزون من Supy العدّات لكل فرع وموقع، مع إمكانية التصفية حسب الفرع والموقع. في يوم الجرد، يرى المقر الرئيسي أي البارات أرسلت بياناتها وأيها لم ترسل.

يظل جرد المخزون مسودة حتى يُرسله أحد ما، وعند الإرسال يُعدَّل الكمية والقيمة ويُنتج تقرير التباين. ولأن كل بار يعدّ وفق النموذج ذاته بترتيب الرف، يكون التباين قابلاً للمقارنة المباشرة على مستوى المجموعة، ويستطيع مدير المنطقة التوجه مباشرة للفرع ذي أسوأ تباين بدلاً من قراءة جدول بيانات مختلف لكل موقع. للاطلاع على ضوابط الجرد التي تُبقي هذه العدّات موثوقة عبر المواقع، راجعوا ضوابط جرد المخزون للمجموعات متعددة المواقع.

أجروا جرد المخزون أسبوعياً على الأقل، وأجروا جرد عينة لأصنافكم الأعلى قيمة مرتين أو ثلاث مرات في الأسبوع. تصرفوا حيال أي منطقة يتجاوز تباينها حدّكم فور اكتمال دمج العدّ، أثناء النوبة لا في نهاية الشهر.