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Bar-Inventur im Restaurant: Schneller zählen und der Abweichung vertrauen
Wie oft sollten Sie eine Bar-Inventur durchführen?
Zählen Sie eine Bar nach Lagerbereich, auf dem Smartphone, und öfter als einmal pro Woche. Das verwandelt die Bar-Inventur in etwas, auf das Ihr Team noch in derselben Sitzung reagieren kann – nicht erst Tage später. The Spread, Supys eigene Datenauswertung, hat ergeben, dass die Aufzeichnungen bei Bars, die öfter als wöchentlich zählen, etwa 3-mal so genau sind: 76,2 % gegenüber 24,5 %. Dieser Artikel zeigt, wie oft Sie zählen sollten, wie Sie nach Lagerbereich, angebrochenen Flaschen und Fässern zählen und die Abweichung in einer Gruppe lesen.
Wöchentlich ist die Mindestanforderung für eine frequentierte Bar – kein Ziel. The Spread ergab, dass die am seltensten zählenden Betriebe die Regalbestände nur an 24,5 % der Zähltage abgleichen, gegenüber 76,2 % bei denen, die öfter als wöchentlich zählen. Passen Sie den Rhythmus daran an, wie schnell sich der Bestand bewegt und wie viel er wert ist:
- Vollzählung, wöchentlich. Jede Position in jedem Lagerbereich, am selben Wochentag, damit eine Woche mit der vorherigen verglichen werden kann.
- Stichprobenzählung, zwei- bis dreimal pro Woche. Ihre Premiumspirituosen, Weine im offenen Ausschank und Zapffässer – zwischen den Vollzählungen gezählt, damit ein Problem in Tagen auffällt, nicht in Wochen.
- Frische Zählung nach jedem großen Service. Ein Festivalwochenende oder eine Veranstaltung leert die Schnelldreher; zählen Sie diese, bevor Sie gegen einen Regal nachbestellen, den Sie für voll halten.
Nach Lagerbereich zählen, nicht eine lange Liste
Teilen Sie die Zählung danach auf, wo der Bestand gelagert ist – nicht nach einer flachen Liste aller Produkte. Eine Bar führt denselben Gin an der Rückwand der Bar, im Keller und im Kühlraum. Eine flache Liste zwingt einen Zähler dreimal durch das Lokal – und er übersieht trotzdem eine Kiste.
Durch das Zählen nach Bereich kann jede Person einen Bereich übernehmen, während das System jede Position über alle Bereiche summiert. Supy baut die Zählung um das eigene Layout der Bar auf:
- Eine wiederverwendbare Vorlage in Regalreihenfolge. Jedes Outlet erhält eine eigene Vorlage, sodass ein Zähler von links nach rechts entlang des Regals arbeitet, anstatt die nächste Zeile auf einer Liste zu suchen.
- Benannte Teilbereiche werden parallel gezählt. Jeder Bereich (Rückwand der Bar, Keller, Kühlraum) wird gleichzeitig gezählt, und jeder Teilbereich wird gesperrt, sobald sein Zähler fertig ist. Supy führt diese zu einer Zählung zusammen – mit dem Namen jedes Zählers und einem Prüfpfad.
- Zählung auf dem Smartphone, auch offline. Supys Inventur läuft auf einem Smartphone oder Tablet und funktioniert weiter in einem Keller mit schwachem Signal, sodass eine unterbrochene Verbindung die bereits eingetippten Zahlen nicht verliert.
Teams, die auf diese Weise zählen, berichten, ihre Zählzeit um mehr als 50 % verkürzt zu haben – denn drei Personen, die gleichzeitig drei Bereiche bearbeiten, sind schneller als eine Person, die das ganze Lokal abläuft.
Die Vorlage muss gepflegt werden, wenn das Sortiment wächst. Eine Gastronomiegruppe der Spitzengastronomie, die jeden Monat neue Weinpositionen aufnimmt, muss diese auch zur Vorlage hinzufügen, sonst überspringt die nächste Zählung diese. Informationen zum grundlegenden Aufbau des Barbestands finden Sie unter Bar-Warenwirtschaft.
So zählen Sie angebrochene Flaschen, Fässer und falsch gebuchte Getränke
Drei Barartikel bringen eine Zählung aus dem Takt, die für ein Trockenlager gut funktioniert – für jeden gibt es eine verlässliche Zählmethode. Zählen Sie diese jede Woche auf dieselbe Weise, damit Sie die Abweichung dieser Woche mit der der letzten vergleichen können.
| Artikel | Zählmethode | Was die Abweichung verzerrt |
|---|---|---|
| Angebrochene Spirituosenflasche | Auf ein Zehntel schätzen oder wiegen und jede Woche auf dieselbe Weise erfassen | Unterschiedliches Schätzen von Woche zu Woche lässt eine Position wie Diebstahl aussehen |
| Zapffass | Volle Fässer als Einheiten zählen und das angestochene Fass nach Gewicht oder Durchflussmesser schätzen | Ein halb erfasstes angestochenes Fass verbirgt die tatsächlichen Ausschankkosten |
| Post-Mix und Bag-in-Box | Versiegelte Kartons zählen und den offenen nach Gewicht schätzen | Nicht erfasste offene Kartons überschätzen den Verbrauch |
| Falsch gebuchtes Getränk | Abweichung gegen Kassenverkäufe lesen und Positionen markieren, die nicht abgestimmt sind | Ein als falscher Geschmack gebuchtes Getränk verschiebt den Verlust auf eine andere Position |
Das falsch gebuchte Getränk ist das, was die meisten übersehen. Wird ein doppelter Gin als einfacher gebucht, erfasst die Kasse den Verkauf gegen die falsche Position – eine Position zeigt einen Verlust, eine andere einen passenden Gewinn. Die Abweichung gegen die Kassenverkäufe zu lesen findet das Paar, und ein Gespräch mit dem Team korrigiert die Kassentasten vor dem nächsten Service.
Warum die Bar-Abweichung zu spät sichtbar wird
Eine Abweichung, die man nach dem Abschluss der Zählung sieht, ist ein Bericht – kein Werkzeug. Ein Zähler tippt das Blatt abends in eine Tabelle, der Manager öffnet sie am nächsten Tag. Zu diesem Zeitpunkt hat sich der Bestand verändert, und niemand erinnert sich, welche Schicht großzügig eingeschenkt hat.
Supy zeigt die Abweichung pro Bereich, sobald jeder Teilbereich zusammengeführt wird – gegen das, was das System basierend auf Ihren Lieferungen und Kassenverkäufen erwartet hat. Ein Manager, der den Abschluss der Rückwand der Bar beobachtet, sieht den Wodka-Bestand schrumpfen, bevor der Keller überhaupt gezählt ist. Er bohrt in die Position und handelt, während die Schicht noch läuft.
Bars innerhalb einer Gruppe vergleichen
Die Abweichung einer Bar sagt wenig, bis man sie neben die anderen stellt. Eine Gruppe, die überall dieselbe Vorlage verwendet, kann ihre Bars nebeneinander vergleichen. Die sauberen Zählungen und die driftenden fallen auf einen Blick auf, sodass der Gebietsmanager die Bar besucht, die es braucht.
Supys Inventurliste zeigt die Zählungen für jede Filiale und jeden Standort, filterbar nach Filiale und Standort. Am Zähltag sieht die Zentrale, welche Bars gemeldet haben und welche nicht.
Eine Inventur bleibt ein Entwurf, bis jemand sie einreicht. Das Einreichen passt Bestandsmenge und -wert an und erstellt den Abweichungsbericht. Da jede Bar nach derselben Vorlage in Regalreihenfolge zählt, ist die Abweichung in der gesamten Gruppe direkt vergleichbar. Informationen zu den Kontrollen, die diese Zählungen standortübergreifend zuverlässig halten, finden Sie unter Inventurkontrollen für Gruppen mit mehreren Standorten.
Zählen Sie mindestens wöchentlich und führen Sie für Ihre wertvollsten Positionen zwei- bis dreimal pro Woche Stichprobenzählungen durch. Handeln Sie bei jedem Bereich, dessen Abweichung Ihren Schwellenwert überschreitet, sobald die Zählung zusammengeführt wird – während die Schicht noch läuft, nicht zum Monatsende.
