Gestion des stocks efficace grâce à un approvisionnement stratégique

Selon la National Restaurant Association, 75 % des restaurants américains peinent à dégager des bénéfices en raison des difficultés liées à la maîtrise des coûts alimentaires. Ce constat illustre le problème critique auquel font face de nombreux restaurateurs au quotidien : trouver le bon équilibre entre les niveaux de stocks, éviter le gaspillage et gérer une demande imprévisible. Commander en excès entraîne du gaspillage et des coûts plus élevés, tandis que commander insuffisamment provoque des ruptures de stock et une dégradation du service.

L'approvisionnement joue un rôle central dans la résolution de ces problèmes de gestion des stocks. En alignant les décisions d'achat sur les besoins réels en stocks, les restaurants peuvent éviter le surstockage, minimiser le gaspillage et améliorer leur rentabilité. Une approche structurée de l'approvisionnement et de la gestion des stocks garantit une meilleure trésorerie, réduit les coûts et améliore l'efficacité opérationnelle globale.

Dans ce Blog, nous explorons :

1. Le coût d'un approvisionnement et d'une gestion des stocks déficients
2. Les éléments clés d'une gestion des stocks efficace
3. Le rôle de l'approvisionnement stratégique dans l'optimisation des stocks
4. Automatiser la gestion des stocks et l'approvisionnement grâce à la technologie
5. Étude de cas : Grit Hospitality et l'impact de Supy sur l'efficacité de l'approvisionnement
6. Meilleures pratiques pour une gestion avancée des stocks et de l'approvisionnement
7. Conclusion
8. À propos de Supy

Lorsque la gestion des stocks et l'approvisionnement sont optimisés, les restaurants peuvent fonctionner plus efficacement, rester rentables et satisfaire en permanence la demande des clients.

1. Le coût d'un approvisionnement et d'une gestion des stocks déficients

Un approvisionnement et une gestion des stocks inefficaces peuvent sembler être des obstacles mineurs, mais leurs coûts cachés peuvent fortement impacter la rentabilité et l'efficacité opérationnelle d'un restaurant. Les conséquences vont bien au-delà des simples commandes excessives ou insuffisantes, entraînant des défis financiers et opérationnels plus graves qui ne sont souvent pas immédiatement visibles.

• Surstockage et capital immobilisé : Détenir des stocks excédentaires occupe de l'espace et immobilise du capital qui pourrait être mieux utilisé pour améliorer l'expérience client ou renouveler l'équipement. Les stocks excédentaires peuvent également entraîner l'expiration d'articles périssables, résultant en du gaspillage et des coûts irrécupérables.
  Pour les restaurants Multi-sites, ce problème de surstockage peut devenir un véritable cauchemar logistique, avec des articles invendus et des ressources mal allouées qui impactent la trésorerie de toute la chaîne.
• Rupture de stock et opportunités de revenus manquées : Le manque d'ingrédients essentiels aux heures de pointe peut entraîner des pertes de ventes, une insatisfaction des clients et une détérioration de leur fidélité. La rupture de stock perturbe le Workflow de Cuisine, obligeant le personnel à faire des substitutions de dernière minute ou à retirer des plats du menu.
  Cette incohérence impacte négativement les ventes et réduit la fiabilité du restaurant, ce qui peut faire fuir les clients fidèles. Un service d'approvisionnement désorganisé ne fait qu'amplifier ce problème, car les achats réactifs ne permettent pas de satisfaire la demande en temps voulu.
• Gaspillage opérationnel au-delà des pertes alimentaires : Une mauvaise gestion des stocks entraîne des ingrédients gâtés et des inefficacités opérationnelles. Un contrôle des portions incohérent ou des Workflows mal gérés contribuent au gaspillage alimentaire, à la perte de temps et de main-d'œuvre.
  Ces petites erreurs, mais fréquentes, grignotent rapidement les marges bénéficiaires. Sans un système de gestion des stocks rationalisé pour surveiller l'utilisation des ingrédients, le personnel peut inconsciemment gaspiller des produits et des ressources, ce qui augmente encore les coûts.
• Goulots d'étranglement de la chaîne d'approvisionnement et coûts de livraison express : Un service d'approvisionnement désorganisé a souvent recours à des commandes d'urgence et à des livraisons express coûteuses lorsque les niveaux de stocks baissent de façon inattendue.
  Ces achats de dernière minute perturbent les opérations quotidiennes et entraînent des coûts supplémentaires qui empiètent sur les bénéfices. Des habitudes de commande incohérentes affaiblissent également le pouvoir de négociation du restaurant avec les fournisseurs, conduisant à des conditions de prix et de livraison moins favorables à long terme.
• Approvisionnement incohérent et expérience client : De mauvaises pratiques d'approvisionnement peuvent entraîner une qualité d'ingrédients peu fiable et des livraisons tardives, ce qui affecte directement l'expérience de restauration. Les changements fréquents de menu dus à des problèmes d'approvisionnement peuvent frustrer les clients habituels et nuire à la réputation du restaurant.
  Avec le temps, l'incohérence causée par un approvisionnement inefficace impacte non seulement les opérations quotidiennes, mais affaiblit également la fidélité à la marque et la satisfaction des clients, réduisant finalement le chiffre d'affaires.

2.  Les éléments clés d'une gestion des stocks efficace

La gestion des stocks est un élément vital de la gestion de la chaîne d'approvisionnement dans le secteur de la restauration. Un processus de gestion des stocks bien exécuté garantit des niveaux de stocks appropriés, contribuant à éviter à la fois les pertes et les ruptures de stock qui peuvent impacter négativement les revenus. La mise en place d'un plan de gestion des stocks intelligent permet aux restaurants de mieux contrôler les coûts, réduire le gaspillage et optimiser les performances opérationnelles.

Coût des marchandises vendues (COGS)

Le coût des marchandises vendues représente le coût total des ingrédients utilisés pour créer les plats du menu. Un suivi attentif du coût matière aide les restaurants à contrôler leurs coûts alimentaires et à maintenir leur rentabilité. Lorsque le coût matière est trop élevé, il réduit directement les marges bénéficiaires. Un coût matière bien géré garantit en revanche une utilisation efficace des ressources. Les restaurants doivent suivre en permanence les stocks achetés et consommés pour maîtriser leur coût matière.

La formule du coût matière est : Stock d'ouverture + Stocks achetés - Stock de clôture = Coût des marchandises vendues.

L'examen régulier du coût matière en parallèle des données de ventes permet aux restaurateurs de prendre des décisions fondées sur les données, comme ajuster les prix du menu ou supprimer les plats non rentables, afin d'améliorer les résultats financiers.

Rotation des stocks

Une gestion efficace des stocks nécessite de se concentrer sur la rotation des stocks, qui mesure la vitesse à laquelle les articles en stock sont utilisés ou vendus. Un taux de rotation plus élevé indique que le restaurant utilise ses stocks de manière efficace, garde les ingrédients frais et minimise le gaspillage. Des taux de rotation appropriés permettent également d'éviter les pièges des commandes excessives ou du manque d'ingrédients essentiels.

Des audits de stocks réguliers et des commandes précises basées sur la demande contribuent à maintenir une rotation optimale. Un solide plan de gestion des stocks garantit que l'offre d'un restaurant est alignée sur sa demande réelle, réduisant le gaspillage alimentaire et améliorant l'expérience client.

Niveaux de stock minimum

Définir des niveaux de stock minimum est essentiel pour maintenir les bons niveaux de stocks. Ces niveaux déterminent le stock minimal nécessaire pour répondre à la demande en période de pointe. Ils sont calculés sur la base de la consommation moyenne et ajustés en fonction des tendances saisonnières, des promotions ou des changements de menu. Savoir combien de stocks est nécessaire évite à la fois les ruptures de stock et le surstockage, qui peut entraîner un gaspillage inutile.

En révisant et en ajustant périodiquement les niveaux de stock minimum, les restaurants peuvent maintenir leur processus de gestion des stocks équilibré, prévenant l'accumulation de stocks excédentaires tout en assurant le bon fonctionnement des opérations.

Gestion des pertes

Un processus de gestion des stocks bien structuré doit inclure une stratégie efficace de gestion des pertes pour maintenir les coûts sous contrôle. Les commandes excessives, le conditionnement incorrect des portions et de mauvaises prévisions de la demande peuvent entraîner des aliments gâtés ou gaspillés. Le suivi des dates de péremption, la gestion des tailles de portions et l'analyse régulière des modèles de gaspillage contribuent à réduire les pertes et à optimiser l'utilisation des stocks.

L'optimisation des pratiques de gestion des pertes minimise les coûts inutiles et contribue également à la durabilité. Une utilisation efficace des articles en stock soutient la rentabilité tout en promouvant des pratiques respectueuses de l'environnement, renforçant finalement le résultat net du restaurant.

3. Le rôle de l'approvisionnement stratégique dans l'optimisation des stocks

L'approvisionnement stratégique va bien au-delà de la simple commande d'ingrédients pour un restaurant. Il implique de prendre des décisions éclairées qui alignent les achats sur les besoins en stocks pour maximiser l'efficacité et réduire les coûts.

Dans le secteur de la restauration très compétitif, l'optimisation du processus d'approvisionnement est essentielle pour maintenir la rentabilité, surtout dans un marché où les perturbations de la chaîne d'approvisionnement et les fluctuations de prix sont courantes.

Aligner l'approvisionnement sur les besoins en stocks

Un composant essentiel de la gestion des achats est de s'assurer que les achats sont étroitement alignés sur les besoins réels en stocks. Cela implique une planification proactive utilisant des analyses prédictives basées sur des données de ventes historiques, les tendances actuelles du marché et les fluctuations saisonnières. Une compréhension claire des ingrédients les plus fréquemment utilisés permet aux restaurants d'éviter les commandes excessives.

Par exemple, les restaurants spécialisés dans les fruits de mer font face à une demande fluctuante selon la saison et la disponibilité du marché. L'approvisionnement stratégique leur permet de sécuriser les ingrédients les plus frais aux prix optimaux tout en évitant les stocks excédentaires lorsque la demande baisse. Aligner les activités d'approvisionnement direct — achat de matières premières ou d'ingrédients — sur des prévisions de stocks précises permet aux restaurants de maintenir des niveaux de stocks optimaux et d'améliorer leur trésorerie.

Bâtir des relations solides avec les fournisseurs

Un aspect clé du processus d'approvisionnement en restauration consiste à développer des relations solides et durables avec les fournisseurs. Des fournisseurs fiables assurent des livraisons ponctuelles et proposent souvent de meilleures conditions tarifaires, notamment via un processus d'appel d'offres compétitif ou des partenariats à long terme. Par exemple, un restaurant qui commande régulièrement de grandes quantités d'ingrédients spécifiques peut négocier des remises sur volume ou de meilleures conditions de paiement, augmentant ainsi sa rentabilité.

Des fournisseurs fiables sont également indispensables lors des perturbations de la chaîne d'approvisionnement, assurant un accès continu aux ingrédients essentiels. Le maintien de relations solides grâce à des pratiques d'approvisionnement durable et équitable bénéficie au résultat net et soutient la stabilité à long terme de l'approvisionnement. Des partenariats efficaces avec les fournisseurs permettent aux restaurants de gérer les produits périssables avec plus de sérénité, réduisant le gaspillage et améliorant la gestion globale des achats.

Tirer parti de l'approvisionnement local versus mondial

L'approvisionnement stratégique implique d'équilibrer les décisions d'approvisionnement direct et indirect. Dans de nombreux cas, s'approvisionner localement en produits périssables réduit les délais de transport, maintient la fraîcheur et améliore la durabilité. L'approvisionnement local avec des pratiques durables améliore l'image d'un restaurant en montrant son engagement envers le soutien à la communauté et les pratiques respectueuses de l'environnement.

Cependant, l'approvisionnement mondial est souvent nécessaire pour certains ingrédients qui ne sont pas facilement disponibles localement, notamment pour les restaurants axés sur la cuisine internationale. Par exemple, l'importation de fromages authentiques ou d'huiles d'olive pourrait être cruciale pour maintenir la qualité des plats d'un restaurant italien. Équilibrer l'approvisionnement local et mondial permet aux restaurants de maintenir la qualité de leurs offres tout en gérant les coûts et en minimisant les retards.

4.  Automatiser la gestion des stocks et l'approvisionnement grâce à la technologie

Le secteur de la restauration s'appuie de plus en plus sur l'automatisation pour rationaliser à la fois les processus de gestion des stocks et d'approvisionnement. L'automatisation offre non seulement rapidité et précision, mais aussi des Insights plus approfondis qui soutiennent une meilleure gestion de la chaîne d'approvisionnement.

Logiciel de gestion des stocks pour restaurants

Un système de gestion des stocks offre une solution centralisée pour le suivi en temps réel des stocks, aidant les restaurateurs à maintenir une visibilité complète sur les niveaux de stocks. Ces systèmes mettent à jour en permanence les données de stocks au fur et à mesure que les articles sont consommés, assurant une surveillance précise de l'approvisionnement. Ce suivi en temps réel aide à prévenir des problèmes coûteux comme les ruptures de stock ou les commandes excessives, qui peuvent tous deux impacter négativement la rentabilité.

L'une des fonctionnalités les plus précieuses de ces systèmes est leur capacité à réduire le gaspillage. En surveillant de près les dates de péremption et en s'assurant que les articles les plus anciens sont priorisés, les restaurants peuvent réduire significativement le gaspillage. La gestion par catégorie au sein de ces systèmes permet une segmentation des stocks par type de produit, facilitant le suivi des performances par catégorie et la focalisation sur les articles à forte marge.

Logiciel d'approvisionnement

L'automatisation a également transformé le processus d'approvisionnement alimentaire. Le logiciel d'approvisionnement permet aux restaurants d'automatiser les commandes sur la base de seuils prédéfinis, supprimant le besoin d'intervention manuelle. Par exemple, lorsque les stocks tombent en dessous d'un niveau désigné, le système génère automatiquement une demande d'achat et passe des commandes auprès des fournisseurs selon des critères prédéterminés tels que les prix ou les calendriers de livraison. Ce processus réduit considérablement les erreurs et améliore l'efficacité.

Le logiciel d'approvisionnement prend également en charge les commandes juste-à-temps (JAT), qui minimisent les coûts de stockage en garantissant des livraisons en lots plus petits et plus fréquents. Cela réduit le risque de gaspillage pour les produits périssables et permet aux restaurateurs de gérer leur trésorerie plus efficacement.

Le logiciel peut s'intégrer aux données des fournisseurs, permettant aux restaurateurs d'évaluer les performances passées d'un fournisseur, garantissant des livraisons ponctuelles, des normes de qualité et des prix compétitifs. En suivant les décisions d'achat dans le temps, les restaurants peuvent établir des relations plus solides avec les fournisseurs et négocier de meilleures conditions pour les futures commandes, contribuant à réduire les coûts totaux.

Utiliser les données de stocks pour un approvisionnement opportun

L'automatisation génère une multitude de données précieuses qui vont bien au-delà des simples dénombrements de stocks. Grâce aux systèmes avancés de gestion des stocks, les restaurants obtiennent des Insights sur les modèles de ventes, les variations saisonnières de la demande et les préférences des clients. Ces données aident les opérateurs à prévoir la demande avec plus de précision, leur permettant d'ajuster leurs décisions d'achat pour mieux s'aligner sur la demande en temps réel et minimiser le gaspillage.

Par exemple, en analysant les données historiques, un restaurant peut anticiper une demande plus élevée pour certains ingrédients pendant les périodes de fêtes ou lors de promotions spécifiques. Cela garantit que l'approvisionnement est aligné sur la demande réelle, améliorant les KPI tels que la rotation des stocks et les coûts totaux. De plus, le suivi des performances des fournisseurs avec des données contribue à optimiser les décisions d'achat dans le temps, facilitant l'identification des inefficacités et l'ajustement des pratiques de commande en conséquence.

De plus, les données en temps réel permettent aux restaurants d'implémenter des modèles de quantité économique de commande (QEC) qui équilibrent les tailles de commande avec les coûts de stockage, garantissant qu'ils ne surstockent pas ni ne manquent d'articles critiques. L'utilisation efficace des données fournisseurs et le suivi des performances via le logiciel d'approvisionnement améliorent également la capacité d'un restaurant à ajuster les calendriers de livraison pour une gestion plus précise de la chaîne d'approvisionnement. Cela signifie moins de commandes urgentes, des coûts d'expédition plus faibles et une disponibilité des stocks plus cohérente.

5. Étude de cas : Grit Hospitality et l'impact de Supy sur l'efficacité de l'approvisionnement

Grit Hospitality, le groupe derrière les marques de restauration populaires aux Émirats, faisait face à d'importants défis dans la gestion de ses opérations en pleine croissance. Avec trois marques prospères dans son portefeuille, il s'appuyait sur des processus manuels comme le stylo-papier et Excel pour gérer les commandes. Cette approche entraînait des retards, des erreurs humaines et des opportunités d'économies manquées, notamment lors de l'agrégation des commandes entre les marques partageant des ingrédients.

La solution est venue avec la digitalisation de l'approvisionnement par Supy. Ils ont mis en place le système Supy pour rationaliser leurs processus d'approvisionnement. Les tableaux de bord intégrés ont permis à la direction générale d'examiner des écarts précédemment cachés et de suivre les performances des articles clés. Le résultat a été une élimination complète des processus manuels, rendant les équipes plus efficaces et permettant des réponses plus rapides aux problèmes.

Après l'intégration de Supy, Grit Hospitality a vu son résultat net augmenter de 11 %. Le système les a aidés à gérer plus de 600 SKU sans effort, découvrant des milliers de dollars d'écarts.

6.  Meilleures pratiques pour une gestion avancée des stocks et de l'approvisionnement

La mise en œuvre de ces meilleures pratiques améliorera l'efficacité et la durabilité de la gestion des stocks et de l'approvisionnement de votre restaurant :

• Formation du personnel et méthodes de contrôle des stocks : Formez votre équipe de gestion des stocks et d'approvisionnement aux techniques de contrôle des stocks, notamment les comptages cycliques réguliers et la surveillance des Points de vente. S'assurer que les employés ont les compétences pour gérer efficacement les niveaux de stocks réduit les erreurs et aide à prévenir à la fois le surstockage et les ruptures de stock.
• Approvisionnement écologique : Privilégiez l'approvisionnement auprès de fournisseurs durables qui pratiquent des méthodes respectueuses de l'environnement et du commerce équitable. Cela réduit non seulement l'impact environnemental, mais améliore également l'image de votre restaurant en attirant des clients soucieux de la durabilité.
• Négociations de contrats et relations fournisseurs : Bâtissez des relations solides avec les fournisseurs et concentrez-vous sur la négociation de contrats qui offrent de la flexibilité et des conditions favorables, notamment pour les articles à forte demande. Des négociations efficaces contribuent à maintenir un approvisionnement cohérent tout en contrôlant les coûts, donnant à votre restaurant un avantage concurrentiel.
• Intégration de la gestion des stocks aux systèmes financiers : Reliez votre système de gestion des stocks au logiciel financier pour un suivi des coûts en temps réel. Cette intégration permet une meilleure visibilité de la trésorerie, améliore l'allocation budgétaire et soutient les mesures d'économies en mettant en évidence les inefficacités des dépenses.
• IA et blockchain pour les prévisions et la transparence : Combinez l'IA pour la prévision de la demande et la blockchain pour une transparence accrue de la chaîne d'approvisionnement. L'IA améliore les décisions d'achat en prévoyant la demande des clients, tandis que la blockchain assure la traçabilité des ingrédients, réduisant les risques de fraude et renforçant la confiance des clients grâce à une source d'approvisionnement transparente.

7. Conclusion

L'approvisionnement stratégique et la gestion efficace des stocks sont essentiels pour améliorer la rentabilité d'un restaurant et assurer le bon déroulement des opérations. Aligner l'approvisionnement sur les données en temps réel, automatiser les processus et entretenir de solides relations avec les fournisseurs peut contribuer à minimiser le gaspillage et à réduire les coûts. L'intégration de technologies comme les prévisions pilotées par l'IA renforce encore l'efficacité opérationnelle. Ces étapes permettent aux restaurants de rester flexibles, de répondre aux demandes des clients et de prospérer malgré des défis tels que les fluctuations de la chaîne d'approvisionnement ou les changements dans la demande des consommateurs.

8. À propos de Supy

Supy est une plateforme de gestion des stocks pilotée par les données, conçue pour optimiser les opérations en cuisine avec une gestion centralisée de la cuisine et améliorer la satisfaction des clients grâce à un ingénierie de menu précise. Ses outils d'achat intelligents, sa facturation précise et ses analyses en temps réel contribuent à réduire les écarts de 80 % et à réduire les coûts, tout en améliorant l'efficacité opérationnelle. Supy permet aux restaurateurs d'avoir un contrôle total sur l'approvisionnement, la gestion des stocks et le reporting, assurant des opérations fluides.

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