Effektive Warenwirtschaft durch strategische Beschaffung

Laut der National Restaurant Association haben 75 % der US-amerikanischen Restaurants Schwierigkeiten, rentabel zu wirtschaften, was auf Herausforderungen bei der Kontrolle der Lebensmittelkosten zurückzuführen ist. Dies verdeutlicht das kritische Problem, dem viele Restaurantbetreiber täglich gegenüberstehen: die richtige Balance zwischen Lagerbeständen zu finden, Verderb zu vermeiden und mit unvorhersehbarer Nachfrage umzugehen. Zu viel zu bestellen führt zu Verschwendung und höheren Kosten, zu wenig zu bestellen hingegen zu Engpässen und Qualitätseinbußen im Service.

Beschaffung spielt eine zentrale Rolle bei der Bewältigung dieser Warenwirtschaftsprobleme. Indem Einkaufsentscheidungen auf den tatsächlichen Bedarf abgestimmt werden, können Restaurants Überbestände vermeiden, Verschwendung minimieren und die Rentabilität steigern. Ein gut strukturierter Ansatz für Beschaffung und Warenwirtschaft sorgt für einen reibungsloseren Cashflow, senkt Kosten und steigert die betriebliche Gesamteffizienz.

In diesem Blog erläutern wir:

1. Die Kosten schlechter Beschaffung und Warenwirtschaft
2. Kernelemente effektiver Warenwirtschaft
3. Die Rolle strategischer Beschaffung bei der Bestandsoptimierung
4. Automatisierung von Warenwirtschaft und Beschaffung mit Technologie
5. Fallstudie: Grit Hospitality und der Einfluss von Supy auf die Beschaffungseffizienz
6. Best Practices für fortgeschrittene Warenwirtschaft und Beschaffungsverwaltung
7. Fazit
8. Über Supy

Wenn Warenwirtschaft und Beschaffung optimiert sind, können Restaurants effizienter arbeiten, rentabel bleiben und die Kundennachfrage kontinuierlich erfüllen.

1. Die Kosten schlechter Beschaffung und Warenwirtschaft

Ineffektive Beschaffung und Warenwirtschaft mögen wie geringfügige Rückschläge wirken, doch ihre versteckten Kosten können die Rentabilität und betriebliche Effizienz eines Restaurants erheblich beeinträchtigen. Die Folgen gehen über simples Über- oder Unterbestellen hinaus und führen zu gravierenderen finanziellen und betrieblichen Problemen, die oft nicht sofort erkennbar sind.

• Überbestand und gebundenes Kapital: Zu viel Warenbestand zu halten, beansprucht Platz und bindet Kapital, das besser für die Verbesserung des Kundenerlebnisses oder die Erneuerung von Ausstattung eingesetzt werden könnte. Überschüssiger Bestand kann zudem dazu führen, dass verderbliche Waren ablaufen, was zu Produktverschwendung und versunkenen Kosten führt.
  Bei Restaurants mit mehreren Standorten kann dieses Überbestandsproblem zu einem logistischen Alptraum werden, bei dem unverkaufte Artikel und fehlgeleitete Ressourcen den Cashflow der gesamten Kette belasten.
• Unterbestand und verpasste Umsatzchancen: Fehlende Zutaten in Stoßzeiten können zu Umsatzverlusten, Kundenunzufriedenheit und Loyalitätseinbußen führen. Unterbestand stört den Küchenworkflow und zwingt das Personal zu kurzfristigen Substitutionen oder zur Streichung von Gerichten von der Speisekarte.
  Diese Inkonsistenz wirkt sich negativ auf den Umsatz aus und mindert die Verlässlichkeit des Restaurants, was treue Kunden vergraulen kann. Eine unorganisierte Beschaffungsabteilung verstärkt dieses Problem noch, da reaktives Einkaufen die rechtzeitige Bedarfsdeckung verfehlt.
• Betrieblicher Abfall über Verderb hinaus: Schlechte Warenwirtschaft führt zu verdorbenen Zutaten und betrieblichen Ineffizienzen. Inkonsistente Portionskontrolle oder schlecht verwaltete Arbeitsabläufe tragen zu Lebensmittel-, Zeit- und Arbeitsverschwendung bei.
  Solche kleinen, aber häufigen Fehler fressen schnell in die Gewinnmargen. Ohne ein optimiertes Warenwirtschaftssystem zur Überwachung des Zutatenverbrauchs könnten Mitarbeiter unwissentlich Produkte und Ressourcen verschwenden, was die Kosten weiter erhöht.
• Lieferkettenengpässe und Expressversandkosten: Eine unorganisierte Beschaffungsabteilung greift oft auf Notfallbestellungen und kostspielige Expresslieferungen zurück, wenn die Lagerbestände unerwartet sinken.
  Diese kurzfristigen Einkäufe stören den Tagesbetrieb und verursachen zusätzliche Kosten, die in die Gewinne einfließen. Inkonsistente Bestellgewohnheiten schwächen zudem die Verhandlungsposition des Restaurants gegenüber Lieferanten, was langfristig zu weniger vorteilhaften Preisen und Lieferbedingungen führt.
• Inkonsistente Versorgung und Kundenerlebnis: Schlechte Beschaffungspraktiken können zu unzuverlässiger Zutatenqualität und verspäteten Lieferungen führen, was das Speiseerlebnis direkt beeinträchtigt. Häufige Menüänderungen aufgrund von Versorgungsproblemen können Stammkunden frustrieren und dem Ruf des Restaurants schaden.
  Mit der Zeit beeinträchtigt die durch ineffiziente Beschaffung verursachte Inkonsistenz nicht nur den Tagesbetrieb, sondern schwächt auch die Markenloyalität und Kundenzufriedenheit und drückt letztlich den Umsatz.

2.  Kernelemente effektiver Warenwirtschaft

Warenwirtschaft ist ein wesentlicher Bestandteil des Lieferkettenmanagements in der Gastronomiebranche. Ein gut durchgeführtes Warenwirtschaftsmanagement gewährleistet die richtigen Lagermengen und hilft, sowohl Verderb als auch Engpässe zu vermeiden, die sich negativ auf den Umsatz auswirken können. Die Implementierung eines smarten Warenwirtschaftsplans ermöglicht es Restaurants, Kosten besser zu kontrollieren, Verschwendung zu reduzieren und die betriebliche Leistung zu optimieren.

Wareneinsatz (COGS)

Der Wareneinsatz stellt die Gesamtkosten der Zutaten dar, die zur Erstellung von Menüpunkten verwendet werden. Die genaue Überwachung des Wareneinsatzes hilft Restaurants, ihre Lebensmittelkosten zu kontrollieren und die Rentabilität aufrechtzuerhalten. Ist der Wareneinsatz zu hoch, schmälert er direkt die Gewinnmargen. Ein gut verwalteter Wareneinsatz hingegen gewährleistet einen effizienten Ressourceneinsatz. Restaurants müssen konsistent verfolgen, wie viel Warenbestand eingekauft und verbraucht wird, um den Wareneinsatz im Griff zu behalten.

Die Formel für den Wareneinsatz lautet: Anfangsbestand + Eingekaufter Bestand - Endbestand = Wareneinsatz.

Die regelmäßige Überprüfung des Wareneinsatzes zusammen mit den Umsatzdaten ermöglicht es Restaurantbetreibern, datengestützte Entscheidungen zu treffen, beispielsweise die Menüpreise anzupassen oder unrentable Gerichte zu entfernen, um die finanziellen Ergebnisse zu verbessern.

Lagerumschlag

Effiziente Warenwirtschaft erfordert einen Fokus auf den Lagerumschlag, der misst, wie schnell Lagerartikel verwendet oder verkauft werden. Eine höhere Umschlagsrate deutet darauf hin, dass ein Restaurant seinen Bestand effizient nutzt, Zutaten frisch hält und Verschwendung minimiert. Angemessene Umschlagsraten helfen auch, die Fallen des Überbestellens oder des Fehlens wichtiger Zutaten zu vermeiden.

Regelmäßige Bestandsprüfungen und präzise, bedarfsbasierte Bestellungen helfen, einen optimalen Lagerumschlag aufrechtzuerhalten. Ein solider Warenwirtschaftsplan stellt sicher, dass das Angebot eines Restaurants mit der tatsächlichen Nachfrage übereinstimmt, Lebensmittelverschwendung reduziert und das Kundenerlebnis verbessert.

Mindestbestandsniveaus

Das Festlegen von Mindestbestandsniveaus ist entscheidend, um die richtigen Lagermengen zu halten. Mindestbestandsniveaus bestimmen den Mindestbestand, der erforderlich ist, um die Nachfrage in Stoßzeiten zu decken. Diese Niveaus werden auf der Grundlage des durchschnittlichen Verbrauchs berechnet und für saisonale Trends, Aktionen oder Menüänderungen angepasst. Zu wissen, wie viel Bestand benötigt wird, verhindert sowohl Engpässe als auch Überbestände, die zu unnötiger Verschwendung führen können.

Durch regelmäßige Überprüfung und Anpassung der Mindestbestandsniveaus können Restaurants ihren Warenwirtschaftsprozess ausbalancieren, den Aufbau von überschüssigem Bestand verhindern und gleichzeitig einen reibungslosen Betrieb gewährleisten.

Abfallmanagement

Ein gut strukturierter Warenwirtschaftsprozess muss eine effektive Abfallmanagementstrategie beinhalten, um die Kosten unter Kontrolle zu halten. Überbestellen, falsche Portionierung und schlechte Nachfrageprognosen können zu verdorbenen oder verschwendeten Lebensmitteln führen. Die Verfolgung von Ablaufdaten, die Verwaltung von Portionsgrößen und die regelmäßige Analyse von Abfallmustern helfen, Verluste zu reduzieren und die Bestandsnutzung zu optimieren.

Die Optimierung von Abfallmanagementpraktiken minimiert unnötige Kosten und trägt auch zur Nachhaltigkeit bei. Effizienter Einsatz von Lagerartikeln unterstützt die Rentabilität und fördert umweltfreundliche Praktiken, was letztlich das Ergebnis des Restaurants stärkt.

3. Die Rolle strategischer Beschaffung bei der Bestandsoptimierung

Strategische Beschaffung geht weit über das einfache Bestellen von Zutaten für ein Restaurant hinaus. Sie umfasst fundierte Entscheidungen, die den Einkauf auf den Bedarf der Warenwirtschaft abstimmen, um Effizienz zu maximieren und Kosten zu senken.

In der äußerst wettbewerbsintensiven Gastronomiebranche ist die Optimierung des Beschaffungsprozesses unerlässlich, um die Rentabilität aufrechtzuerhalten, insbesondere in einem Markt, in dem Lieferkettenunterbrechungen und schwankende Preise an der Tagesordnung sind.

Beschaffung am Bedarf der Warenwirtschaft ausrichten

Ein wesentlicher Bestandteil des Beschaffungsmanagements ist die Sicherstellung, dass der Einkauf eng mit dem tatsächlichen Warenwirtschaftsbedarf übereinstimmt. Dies beinhaltet proaktive Planung mithilfe von Predictive Analytics und Controlling auf Basis historischer Verkaufsdaten, aktueller Markttrends und saisonaler Schwankungen. Ein klares Verständnis dafür, welche Zutaten am häufigsten verwendet werden, ermöglicht es Restaurants, Überbestellungen zu vermeiden.

Restaurants, die sich beispielsweise auf Meeresfrüchte spezialisiert haben, sehen sich je nach Saison und Marktverfügbarkeit mit schwankender Nachfrage konfrontiert. Strategisches Sourcing ermöglicht es ihnen, die frischesten Zutaten zu optimalen Preisen zu sichern und gleichzeitig Überbestand zu vermeiden, wenn die Nachfrage sinkt. Die Abstimmung der direkten Beschaffungsaktivitäten – Kauf von Rohstoffen oder Zutaten – mit genauen Bestandsprognosen ermöglicht es Restaurants, optimale Lagerbestände aufrechtzuerhalten und den Cashflow zu verbessern.

Starke Lieferantenbeziehungen aufbauen

Ein Schlüsselaspekt des Beschaffungsprozesses in Restaurants ist die Entwicklung starker, langfristiger Beziehungen zu Lieferanten. Zuverlässige Lieferanten gewährleisten pünktliche Lieferungen und bieten oft bessere Preise an, insbesondere durch einen Wettbewerbsbietern-Prozess oder langfristige Partnerschaften. Ein Restaurant, das beispielsweise konsistent große Mengen bestimmter Zutaten bestellt, kann Mengenrabatte oder bessere Zahlungsbedingungen aushandeln, was die Rentabilität steigert.

Zuverlässige Lieferanten sind auch bei Lieferkettenunterbrechungen unverzichtbar und gewährleisten den kontinuierlichen Zugang zu wichtigen Zutaten. Die Pflege starker Beziehungen durch nachhaltige und faire Beschaffungspraktiken kommt dem Ergebnis zugute und unterstützt langfristige Beschaffungsstabilität. Effektive Lieferantenpartnerschaften ermöglichen es Restaurants, verderbliche Waren mit mehr Zuversicht zu verwalten, Verschwendung zu reduzieren und das Beschaffungsmanagement insgesamt zu verbessern.

Lokale versus globale Beschaffungsquellen nutzen

Strategische Beschaffung beinhaltet die Abwägung zwischen direkten und indirekten Beschaffungsentscheidungen. In vielen Fällen reduziert die lokale Beschaffung von verderblichen Zutaten die Transportzeiten, erhält die Frische und steigert die Nachhaltigkeit. Lokales Sourcing mit nachhaltigen Beschaffungspraktiken verbessert das Image eines Restaurants, indem es ein Engagement für die Unterstützung der Gemeinschaft und umweltfreundliche Praktiken zeigt.

Allerdings ist globales Sourcing oft für bestimmte Zutaten notwendig, die lokal nicht ohne Weiteres verfügbar sind, insbesondere für Restaurants mit Fokus auf internationale Küche. Zum Beispiel könnte der Import authentischer Käse oder Olivenöle entscheidend für die Qualität der Gerichte eines italienischen Restaurants sein. Die Balance zwischen lokaler und globaler Beschaffung ermöglicht es Restaurants, die Qualität ihres Angebots aufrechtzuerhalten und gleichzeitig Kosten zu kontrollieren und Verzögerungen zu minimieren.

4.  Automatisierung von Warenwirtschaft und Beschaffung mit Technologie

Die Gastronomiebranche setzt zunehmend auf Automatisierung, um sowohl Warenwirtschafts- als auch Beschaffungsprozesse zu optimieren. Automatisierung bietet nicht nur Geschwindigkeit und Genauigkeit, sondern auch tiefere Erkenntnisse, die ein besseres Lieferkettenmanagement unterstützen.

Warenwirtschaftssoftware für Restaurants

Ein Warenwirtschaftssystem bietet eine zentralisierte Lösung für die Echtzeit-Verfolgung von Beständen und hilft Restaurantbetreibern, volle Transparenz über die Lagerbestände zu bewahren. Diese Systeme aktualisieren die Bestandsdaten kontinuierlich, wenn Artikel verbraucht werden, und gewährleisten eine genaue Überwachung des Angebots. Diese Echtzeit-Verfolgung hilft, kostspielige Probleme wie Bestandslücken oder Überbestellungen zu verhindern, die beide die Rentabilität negativ beeinflussen können.

Eines der wertvollsten Merkmale solcher Systeme ist die Fähigkeit, Verschwendung zu reduzieren. Durch die genaue Kontrolle von Ablaufdaten und die Sicherstellung, dass ältere Artikel priorisiert werden, können Restaurants den Verderb erheblich minimieren. Das Kategorienmanagement innerhalb dieser Systeme ermöglicht eine Segmentierung des Bestands nach Produkttyp, was die Verfolgung der Leistung nach Kategorie erleichtert und den Fokus auf hochmargige Artikel legt.

Beschaffungssoftware

Automatisierung hat auch den Lebensmittelbeschaffungsprozess verändert. Beschaffungssoftware ermöglicht es Restaurants, Bestellungen auf Basis voreingestellter Schwellenwerte zu automatisieren, wodurch manueller Eingriff entfällt. Wenn der Bestand beispielsweise unter ein festgelegtes Niveau fällt, generiert das System automatisch eine Bestellanfrage und gibt Bestellungen bei Lieferanten gemäß vorher festgelegten Kriterien wie Preisen oder Lieferplänen auf. Dieser Prozess reduziert Fehler erheblich und verbessert die Effizienz.

Beschaffungssoftware unterstützt auch Just-in-Time-Bestellungen (JIT), die die Lagerhaltungskosten minimieren, indem Lieferungen in kleineren, häufigeren Chargen erfolgen. Dies reduziert das Verderb-Risiko bei verderblichen Waren und ermöglicht es Restaurantbetreibern, ihren Cashflow effektiver zu verwalten.

Die Software kann sich mit Lieferantendaten verknüpfen und Restaurantbetreibern ermöglichen, die vergangene Leistung eines Lieferanten zu bewerten, um pünktliche Lieferungen, Qualitätsstandards und wettbewerbsfähige Preise sicherzustellen. Durch die Verfolgung von Einkaufsentscheidungen im Laufe der Zeit können Restaurants stärkere Beziehungen zu Lieferanten aufbauen und bessere Konditionen für zukünftige Bestellungen aushandeln, was zur Kostensenkung beiträgt.

Bestandsdaten für zeitgerechte Beschaffung nutzen

Automatisierung generiert eine Fülle von wertvollen Daten, die über einfache Bestandszählungen hinausgehen. Mit fortschrittlichen Warenwirtschaftssystemen gewinnen Restaurants Einblicke in Verkaufsmuster, saisonale Nachfrageverschiebungen und Kundenpräferenzen. Diese Daten helfen Betreibern, die Nachfrage genauer vorherzusagen und ihre Einkaufsentscheidungen besser an die Echtzeit-Nachfrage anzupassen und Verschwendung zu minimieren.

Durch die Analyse historischer Daten kann ein Restaurant beispielsweise eine höhere Nachfrage nach bestimmten Zutaten in Ferienzeiten oder bei bestimmten Aktionen antizipieren. Dies stellt sicher, dass die Beschaffung auf die tatsächliche Nachfrage abgestimmt ist und KPIs wie Lagerumschlag und Gesamtkosten verbessert werden. Darüber hinaus hilft die Verfolgung der Lieferantenleistung mit Daten dabei, Einkaufsentscheidungen im Laufe der Zeit zu optimieren, Ineffizienzen leichter zu erkennen und Bestellpraktiken entsprechend anzupassen.

Echtzeit-Daten ermöglichen es Restaurants zudem, Economic-Order-Quantity-Modelle (EOQ) zu implementieren, die Bestellmengen mit Lagerhaltungskosten ausbalancieren und sicherstellen, dass kritische Artikel weder überbestellt noch ausgehen. Effektive Nutzung von Lieferantendaten und Leistungsverfolgung durch Beschaffungssoftware verbessert auch die Fähigkeit eines Restaurants, Lieferpläne für ein präziseres Lieferkettenmanagement anzupassen. Dies bedeutet weniger Eilbestellungen, geringere Versandkosten und eine konsistentere Verfügbarkeit von Lagerartikeln.

5. Fallstudie: Grit Hospitality und der Einfluss von Supy auf die Beschaffungseffizienz

Grit Hospitality, die Gruppe hinter beliebten F&B-Marken in den VAE, stand vor erheblichen Herausforderungen bei der Verwaltung ihres schnell wachsenden Betriebs. Mit drei florierenden Marken in ihrem Portfolio verließen sie sich auf manuelle Prozesse wie Stift und Papier sowie Excel-Tabellen zur Verwaltung von Bestellungen. Dieser Ansatz führte zu Verzögerungen, menschlichen Fehlern und verpassten Kosteneinsparungsmöglichkeiten, insbesondere bei der Zusammenfassung von Bestellungen für Marken, die Zutaten teilten.

Die Lösung kam mit Supys Digitalisierung der Beschaffung. Sie implementierten Supys System, um ihre Beschaffungsprozesse zu optimieren. Die integrierten Dashboards ermöglichten es dem Top-Management, zuvor verborgene Abweichungen zu untersuchen und die Leistung wichtiger Artikel zu verfolgen. Das Ergebnis war die vollständige Eliminierung manueller Prozesse, die Teams effizienter machte und schnellere Reaktionen auf Probleme ermöglichte.

Nach der Integration von Supy steigerte Grit Hospitality sein Ergebnis um 11 %. Das System half ihnen, über 600 SKUs mühelos zu verwalten und tausende von Euros an Abweichungen aufzudecken.

6.  Best Practices für fortgeschrittene Warenwirtschaft und Beschaffungsverwaltung

Die Implementierung dieser Best Practices verbessert die Effizienz und Nachhaltigkeit der Warenwirtschaft und Beschaffungsverwaltung Ihres Restaurants:

• Mitarbeiterschulung und Bestandskontrollmethoden: Schulen Sie Ihr Warenwirtschafts- und Beschaffungsteam in Bestandskontrolltechniken, einschließlich regelmäßiger Zykluszählungen und Bestellpunktüberwachung. Wenn Mitarbeiter die Fähigkeiten haben, Lagerbestände effektiv zu verwalten, werden Fehler reduziert und sowohl Überbestand als auch Engpässe verhindert.
• Umweltfreundliche Beschaffung: Priorisieren Sie die Beschaffung von nachhaltigen Lieferanten, die umweltfreundliche und faire Handelsmethoden praktizieren. Dies reduziert nicht nur die Umweltauswirkungen, sondern verbessert auch das Image Ihres Restaurants, indem Kunden angezogen werden, die Nachhaltigkeit schätzen.
• Vertragsverhandlungen und Lieferantenbeziehungen: Bauen Sie starke Beziehungen zu Lieferanten auf und konzentrieren Sie sich auf die Aushandlung von Verträgen, die Flexibilität und günstige Konditionen bieten, insbesondere für Artikel mit hoher Nachfrage. Effektive Verhandlungen helfen, konsistente Bestände aufrechtzuerhalten und gleichzeitig Kosten zu kontrollieren, was Ihrem Restaurant einen Wettbewerbsvorteil verschafft.
• Integration von Warenwirtschaft und Finanzsystemen: Verknüpfen Sie Ihr Warenwirtschaftssystem mit Finanzsoftware für Echtzeit-Kostenverfolgung. Diese Integration ermöglicht eine bessere Cashflow-Transparenz, verbessert die Budgetzuweisung und unterstützt kostensparende Maßnahmen, indem Ineffizienzen bei den Ausgaben aufgezeigt werden.
• KI und Blockchain für Prognosen und Transparenz: Kombinieren Sie KI für Nachfrageprognosen und Blockchain für verbesserte Lieferkettentransparenz. KI verbessert Einkaufsentscheidungen durch Vorhersage der Kundennachfrage, während Blockchain die Rückverfolgbarkeit von Zutaten gewährleistet, Betrugsrisiken reduziert und das Vertrauen der Kunden durch transparente Beschaffung stärkt.

7. Fazit

Strategische Beschaffung und effiziente Warenwirtschaft sind für die Steigerung der Rentabilität eines Restaurants und die Sicherstellung eines reibungslosen Betriebs unerlässlich. Die Abstimmung der Beschaffung auf Echtzeit-Daten, die Automatisierung von Prozessen und die Pflege starker Lieferantenbeziehungen können dazu beitragen, Verschwendung zu minimieren und Kosten zu senken. Die Einbindung von Technologien wie KI-gestützten Prognosen stärkt die betriebliche Effizienz weiter. Diese Schritte ermöglichen es Restaurants, flexibel zu bleiben, die Kundennachfrage zu erfüllen und trotz Herausforderungen wie schwankenden Lieferketten oder Veränderungen im Konsumverhalten zu gedeihen.

8. Über Supy

Supy ist eine datengestützte Warenwirtschaftsplattform, die entwickelt wurde, um Back-of-House-Betriebe mit Zentralküche-Management zu optimieren und die Kundenzufriedenheit durch präzises Menü-Engineering zu steigern. Die smarten Einkaufstools, die genaue Rechnungsstellung und die Echtzeit-Analysen von Supy helfen, Abweichungen um 80 % zu reduzieren und Kosten zu senken, während die betriebliche Effizienz gesteigert wird. Supy ermächtigt Restaurantbetreiber, die volle Kontrolle über Beschaffung, Warenwirtschaft und Reporting zu erlangen und einen reibungslosen Betrieb zu gewährleisten.

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