Booster l'efficacité avec les outils de gestion des bars : les technologies les plus récentes pour les bars multi-sites avancés

Les bars comptent souvent parmi les établissements les plus populaires d'une ville, servant de hub social aux résidents comme aux touristes. En 2023, le marché des bars et des boîtes de nuit était évalué à plus de 95 milliards de dollars, ce qui en fait l'un des secteurs les plus lucratifs de l'industrie hôtelière.

Malgré cela, la diversité des tâches requises pour gérer efficacement un seul bar peut être décourageante : planification du personnel, gestion des stocks, conformité réglementaire, gestion des coûts et du budget, et, avant tout, satisfaction client. Si le bar fait partie d'une franchise multi-sites, ces défis peuvent se multiplier.

Tirer parti des outils avancés de gestion des bars peut propulser votre entreprise au niveau supérieur. Au lieu de gérer chaque bar individuellement, vous pouvez utiliser la technologie pour rationaliser vos tâches dans tous les bars, libérant ainsi du temps pour votre personnel afin de servir davantage de clients.

Dans cet article, nous aborderons en détail les mérites et les fonctionnalités des derniers logiciels de gestion des bars, en éclairant les différentes solutions proposées ainsi que leur utilisation optimale pour votre entreprise.

1. L'évolution des outils de gestion des bars
2. Fonctionnalités clés des logiciels modernes de gestion des bars
3. Rationaliser les opérations avec des systèmes POS intégrés
4. Optimiser la gestion du personnel grâce aux outils de planification des équipes
5. Améliorer l'expérience client avec des solutions CRM
6. Prise de décision basée sur les données : les Analyses pour le succès
7. Tendances futures et innovations dans la technologie de gestion des bars
8. Conclusion
9. À propos de Supy

1. L'évolution des outils de gestion des bars

La définition d'une gestion efficace des bars a continué d'évoluer au cours des dernières décennies. Avec l'avènement des nouvelles avancées technologiques, des pratiques autrefois standard sont désormais obsolètes, ce qui a conduit à une vision renouvelée de la meilleure façon d'exploiter un bar.

Historiquement, l'industrie des bars et des pubs s'est révélée notoirement lente à adopter les nouvelles technologies. L'un des exemples les plus frappants est l'adoption des systèmes de point de vente (POS). Bien qu'ils soient aujourd'hui très répandus, cet outil s'est heurté à une résistance significative lors de sa première introduction. Malgré les avantages offerts par les systèmes POS en termes de traitement des commandes, de suivi des ventes et de génération de rapports, de nombreux propriétaires de bars hésitaient à abandonner leurs caisses enregistreuses traditionnelles.

Les systèmes POS sont désormais courants, et les établissements multi-sites commencent à adopter des systèmes de gestion des stocks de bar encore plus complets, offrant des fonctionnalités telles que le suivi des stocks, le transfert automatique de poids avec balance connectée, des emplacements d'inventaire personnalisables, le calcul dynamique des niveaux par, des outils de Tarifs, des rapports analytiques, le calcul théorique des ventes, des contrôles par équipe et des rapports visuellement attrayants. Ces avancées profitent considérablement à la gestion des bars en rationalisant les opérations et en améliorant l'efficacité.

Depuis la pandémie de 2020, l'industrie des bars a adopté bien d'autres types de technologies pour accroître ses bénéfices à une époque où les coûts augmentent considérablement. Parmi les exemples les plus marquants, on trouve les outils d'ingénierie des menus, les tableaux de menu numériques accessibles via des codes QR, les systèmes de réservation en ligne et les solutions de commande et de paiement mobiles.

De plus, 48 % des chefs d'entreprise ont indiqué que la mise en œuvre de nouvelles technologies était un axe majeur après le confinement pour aider à rouvrir leur établissement en toute sécurité.

Cela démontre la volonté de l'industrie d'explorer les derniers outils, assurant ainsi l'évolution de la gestion des bars dans les années à venir.

2. Fonctionnalités clés des logiciels modernes de gestion des bars

Les derniers outils de gestion des bars offrent plusieurs fonctionnalités clés conçues pour améliorer la façon dont les établissements interagissent quotidiennement avec leurs employés et leurs clients. Voici quelques-uns des éléments les plus essentiels des logiciels modernes de gestion des bars.

• Gestion des stocks : Cela comprend la supervision et le contrôle des stocks de boissons alcoolisées et non alcoolisées, ainsi que des ingrédients utilisés pour préparer les cocktails, tels que les jus, sirops et fruits frais. Un logiciel de gestion des stocks de bar comme Supy améliore ce processus en fournissant des mises à jour en temps réel sur les niveaux de stock, en améliorant la gestion des boissons alcoolisées et de la restauration, et en résolvant des problèmes tels que les coûts de service élevés et le vol potentiel. Le logiciel de gestion des stocks améliore également l'efficacité opérationnelle et soutient la prise de décision basée sur les données en optimisant les niveaux de stock et les Tarifs, et en simplifiant la comptabilité grâce à des intégrations avec des logiciels comptables.
• Planification du personnel : Cela implique la création et la gestion des plannings de travail pour les barmen, les serveurs, le personnel de cuisine et les autres employés afin d'assurer une couverture adéquate pendant les heures d'ouverture. Un logiciel de planification des employés comme Xenia rationalise les processus de gestion des bars, réduit les erreurs humaines et allège les tâches administratives, contribuant ainsi aux économies de coûts et à une prise de décision éclairée.
• Gestion des employés : Essentielle pour créer une main-d'œuvre productive et améliorer l'expérience client, la gestion des employés soutient des tâches telles que la planification, la communication et le management d'équipe, impactant positivement le résultat net de l'entreprise.
• Intégration POS : Cela inclut la connexion du système POS actuellement utilisé dans le bar avec d'autres solutions logicielles et matérielles pour rationaliser les opérations. Cette fonctionnalité peut être particulièrement utile pour les programmes de fidélité, le traitement des paiements et la commande en ligne. Un exemple d'outil aux capacités d'intégration POS significatives est Foodics, une solution permettant aux bars de capturer et de stocker les données clients directement dans le système POS.
• Gestion de la relation client : Cela implique la mise en œuvre de stratégies et d'outils qui aident à établir et maintenir des relations avec les clients, à améliorer leur expérience et, en fin de compte, à les inciter à revenir. Par exemple, la gestion des bases de données clients, la collecte des retours, la mise en œuvre de programmes de fidélité et la gestion des réservations sont autant d'applications CRM que les outils de gestion des bars peuvent faciliter.
• Analyses et rapports : Cela consiste à utiliser des outils et techniques d'analyse de données pour obtenir des informations sur divers aspects de l'activité. Les résultats de cette fonctionnalité peuvent être incroyablement utiles, permettant aux propriétaires de bars d'effectuer une segmentation client, une analyse des performances commerciales et des prévisions.

Chacune de ces fonctionnalités offre aux propriétaires de bars des avantages concrets, les aidant en matière d'évolutivité, d'économies de coûts et d'augmentation des opportunités de revenus.

3. Rationaliser les opérations avec des systèmes POS intégrés

Les systèmes POS sont un élément crucial de toute entreprise, garantissant que toutes les transactions entre l'établissement et les clients sont à la fois précises et efficaces. Ayant considérablement évolué depuis l'ère des caisses enregistreuses manuelles et de la comptabilité manuscrite, les systèmes POS modernes sont désormais entièrement numériques : ils traitent les paiements, prennent les commandes, gèrent les réservations de tables et mettent à jour les stocks en temps réel. L'intégration d'outils de traitement des paiements avancés dans les systèmes POS est vitale pour une gestion efficace des transactions, offrant aux entreprises hôtelières une solution complète pour la gestion des stocks et des commandes.

Un outil de gestion des bars avec des capacités d'intégration POS peut garantir que les commandes saisies dans le système sont automatiquement transmises à la cuisine ou au bar. Cela réduit considérablement le risque de mauvaise communication et d'erreurs de commande. Le suivi des niveaux de stock est également bien plus efficace, les données d'inventaire étant automatiquement mises à jour en temps réel. Cela aide les gérants de bar à optimiser leurs niveaux de stock, à minimiser les pertes tout en évitant les ruptures de stock.

En garantissant que les articles populaires sont toujours disponibles pour les clients, les propriétaires de bars peuvent désormais améliorer l'expérience client. Comme la majorité du travail est automatisé, les systèmes POS intégrés permettent également un service plus rapide et des transactions plus fluides, augmentant ainsi la satisfaction client.

"Les clients de Bar-i connaissent généralement une réduction de 3 % de leurs coûts de spiritueux après la mise en place d'un système sophistiqué de gestion des stocks de bar. Cette réduction se traduit par des économies significatives, avec un bar moyen économisant 900 dollars pour chaque tranche de 10 000 dollars de ventes. Les systèmes POS modernes ont joué un rôle déterminant dans l'analyse des données de ventes pour une meilleure prise de décision."  Témoignage de l'équipe Bar-i après la mise en place d'un POS moderne.

4. Optimiser la gestion du personnel grâce aux outils de planification des équipes

La plupart des bars sont ouverts du matin au soir, certains fonctionnant même 24 heures par jour. Pour gérer la charge de travail d'un bar pendant autant d'heures dans la journée, les propriétaires de bars emploient généralement plusieurs équipes de personnel, chaque groupe d'employés travaillant pendant leur équipe désignée.

L'utilisation d'outils de gestion des bars optimisant la planification des équipes et du personnel est essentielle pour les bars multi-sites afin de s'assurer que leur main-d'œuvre est optimisée. Les demandes d'échange d'équipes ou de congés peuvent être faites directement via l'outil, réduisant ainsi la charge administrative. Les problèmes liés au sureffectif ou au sous-effectif peuvent également être résolus facilement, les propriétaires pouvant créer rapidement des plannings d'équipes qui peuvent ensuite être automatisés selon la demande prévue. Une meilleure conformité aux lois du travail est également un avantage supplémentaire. Des facteurs tels que le nombre d'heures maximum travaillées, les périodes de repos et les seuils d'heures supplémentaires peuvent être automatiquement suivis par l'outil.

Les propriétaires de bars peuvent également utiliser des outils de planification des équipes pour équilibrer les coûts de main-d'œuvre tout en s'assurant que leur établissement est bien pourvu en personnel. Cela peut être réalisé en ajustant les effectifs en fonction de la demande prévisionnelle, en surveillant les coûts et en formant les managers et superviseurs aux pratiques efficaces de gestion du personnel.

Des exemples d'outils populaires de planification des équipes incluent Deputy, 7shifts et Shiftboard. Chacun offre une planification avancée basée sur la disponibilité du personnel, des prévisions de coûts de main-d'œuvre et un suivi du temps, parmi d'autres fonctionnalités.

5. Améliorer l'expérience client avec des solutions CRM

L'une des règles non écrites les plus importantes de l'industrie hôtelière est "un bon service, c'est un bon commerce". Les efforts continus pour satisfaire vos clients contribuent grandement à la rentabilité de votre établissement, car les gens ont tendance à se souvenir des établissements en fonction de leur expérience.

Le logiciel de gestion de la relation client (CRM) se concentre sur l'utilisation des données clients pour personnaliser les interactions, anticiper les besoins et, avant tout, créer des expériences mémorables pour tous les clients. En suivant des données telles que les préférences des clients, l'historique d'achat, les coordonnées de contact et les retours d'expérience, ces solutions peuvent regrouper les clients en segments. Ces segments sont ensuite utilisés pour récompenser les clients fidèles via des programmes de fidélité ou pour promouvoir des remises spéciales via un marketing personnalisé.

L'intégration d'un logiciel CRM dans votre établissement améliore non seulement la satisfaction et la fidélité des clients, mais fournit également des informations précieuses sur le comportement et les préférences des clients. En adaptant les offres et services existants pour mieux répondre à leurs besoins, vous pouvez créer une expérience plus engageante et enrichissante pour vos clients. En définitive, tirer parti du CRM permet aux propriétaires de bars de cultiver des relations plus solides avec leur clientèle, favorisant une croissance significative des visites récurrentes et le succès à long terme.

6. Prise de décision basée sur les données : les Analyses pour le succès

Les Analyses de données jouent un rôle crucial dans la gestion des bars en fournissant des informations sur divers aspects des opérations, du comportement des clients et des performances. En étudiant les données en temps réel enregistrées lors des opérations quotidiennes, ces solutions peuvent identifier des facteurs tels que les heures de pointe, les boissons les plus vendues et les flux générateurs de revenus pour vous aider à développer votre activité. La même chose peut être faite avec les données de stock, fournissant des informations sur les modèles d'utilisation et les mouvements de stock. Les gérants de bar peuvent ensuite utiliser ces informations pour prendre des décisions qui minimisent les pertes et contrôlent les coûts globalement.

Avli by Tashas est un exemple de bar multi-sites qui a tout cela et plus encore. En utilisant les tableaux de bord restaurant intégrés fournis par Supy, cette entreprise a pu extraire des insights précieux sur ses opérations, résultant en une augmentation de la rentabilité et de la satisfaction client.

7. Tendances futures et innovations dans la technologie de gestion des bars

Il ne fait aucun doute que les bars d'aujourd'hui sont gérés bien plus efficacement qu'avant. Au cours des dix dernières années, la technologie a évolué à un point où presque tous les aspects de la gestion peuvent être automatisés, aidant à résoudre les défis opérationnels quotidiens tout en améliorant simultanément l'efficacité.

Cependant, il reste encore beaucoup à améliorer dans l'industrie des bars grâce à la technologie. Des avancées récentes telles que l'utilisation de l'IA pourraient accroître encore davantage l'efficacité des outils de gestion des bars, en automatisant les tâches répétitives, en prédisant les préférences des clients et en optimisant les opérations en temps réel sur la base d'informations issues des données. D'autres tendances à venir, comme la commande sans contact et l'intégration avec les appareils intelligents, pourraient également devenir des fonctionnalités incontournables dans l'industrie de la gestion des bars.

Rester à la pointe de ces avancées technologiques est vital pour que les bars et les pubs restent compétitifs dans un paysage de marché en rapide évolution. Tout comme il a fallu des décennies aux systèmes de point de vente numériques pour devenir la norme industrielle dans les bars et restaurants, il est probable que les outils modernes de gestion des bars deviendront également la norme avec le temps.

Le choix du bon logiciel de gestion des bars est crucial, car il doit non seulement répondre aux besoins actuels, mais aussi s'adapter aux tendances et innovations futures de la technologie de gestion des bars.

"L'avenir du bar est intelligent, interactif et étonnamment personnel, grâce aux avancées en IA et aux technologies numériques" - Thomas L. Hunt, propriétaire d'un magasin d'alcool au Canada

8. Conclusion

Les outils avancés de gestion des bars ont le potentiel de transformer la façon dont les bars multi-sites opèrent. En mettant en œuvre des fonctionnalités telles que l'intégration avec les systèmes POS modernes, la planification des équipes et du personnel, le suivi de l'expérience client et les Analyses basées sur les données, les bars multi-sites peuvent considérablement améliorer leur efficacité opérationnelle.

À mesure que la technologie continue d'évoluer, adopter ce que ces solutions technologiques ont à offrir sera essentiel pour rester pertinent dans une industrie des bars en pleine croissance. Le résultat est une qualité de service améliorée, une productivité accrue des employés, une allocation optimisée des ressources et, en fin de compte, une rentabilité plus élevée dans tous les sites.

9. À propos de Supy

Supy est un logiciel complet de gestion des stocks pour restaurants et bars conçu pour améliorer les opérations et la prise de décision stratégique des entreprises multi-sites dans l'industrie hôtelière. Que vous soyez un pub décontracté ou une chaîne de restaurants gastronomiques, Supy répondra à vos besoins d'une manière garantissant efficacité, précision et rentabilité.

La plateforme offre six modules intégrés couvrant les aspects clés de votre activité : la Gestion des stocks, l'Approvisionnement (gestion des fournisseurs et commandes), la facturation et les règlements, l'ingénierie des menus, la gestion de la Cuisine centrale et les rapports et Analyses.

Avec Supy, les propriétaires de restaurants et de bars peuvent avoir une visibilité en temps réel sur leurs performances, identifier les écarts au fur et à mesure qu'ils se produisent tout en réduisant efficacement les coûts. Supy excelle dans la gestion des stocks, la rationalisation des opérations avec une technologie qui réduit les erreurs humaines et fournit des informations précieuses pour des économies de coûts.