تعزيز الكفاءة بأدوات إدارة البار: أحدث التقنيات للبارات المتعددة الفروع

تُعدّ البارات في الغالب من أكثر المؤسسات رواجاً في المدن، إذ تُشكّل مركزاً اجتماعياً للمقيمين والسياح على حدٍّ سواء. في عام 2023، بلغت قيمة سوق البارات والملاهي الليلية أكثر من 95 مليار دولار، مما يجعله أحد أكثر القطاعات ربحيةً في صناعة الضيافة.

ورغم ذلك، قد يبدو تعدد المهام اللازمة لإدارة بار واحد بكفاءة أمراً مرهقاً: جدولة الموظفين، وإدارة المخزون، والامتثال للوائح، وإدارة التكاليف والميزانية، وقبل كل شيء رضا العملاء. وإذا كان البار جزءاً من امتياز تجاري متعدد الفروع، فقد تتضاعف هذه التحديات.

يُمكن الاستفادة من أدوات إدارة البار المتطورة للارتقاء بمستوى عملك التجاري. فبدلاً من إدارة كل بار بشكل مستقل، يمكنك توظيف التكنولوجيا لتبسيط مهامك عبر جميع البارات، مما يتيح لموظفيك وقتاً أطول لخدمة مزيد من العملاء.

في هذا المقال، نستعرض بالتفصيل مزايا وإمكانيات أحدث برامج إدارة البار، مع تسليط الضوء على الحلول المختلفة وأفضل طرق توظيفها في عملك.

1. تطور أدوات إدارة البار
2. الميزات الرئيسية لبرامج إدارة البار الحديثة
3. تبسيط العمليات بأنظمة POS المتكاملة
4. تحسين إدارة الموظفين بأدوات جدولة الفرق
5. تعزيز تجربة العملاء بحلول CRM
6. اتخاذ القرار بالبيانات: التحليلات لتحقيق النجاح
7. الاتجاهات المستقبلية والابتكارات في تكنولوجيا إدارة البار
8. الخلاصة
9. عن Supy

1. تطور أدوات إدارة البار

لم يتوقف تطور مفهوم الإدارة الفعّالة للبار عن التحول خلال العقود الأخيرة. مع ظهور التقنيات الحديثة، باتت ممارسات كانت معيارية في السابق من الماضي، مما أفضى إلى رؤية متجددة لأفضل طرق تشغيل البار.

اتسمت صناعة البارات والحانات تاريخياً بالتباطؤ في تبني التقنيات الجديدة. ومن أبرز الأمثلة على ذلك تبني أنظمة نقاط البيع (POS)؛ فرغم انتشارها الواسع اليوم، لاقت مقاومة كبيرة عند طرحها لأول مرة. فعلى الرغم من المزايا التي تقدمها أنظمة POS في معالجة الطلبات وتتبع المبيعات وإعداد التقارير، تردد كثير من أصحاب البارات في التخلي عن صناديق النقد التقليدية.

باتت أنظمة POS اليوم أمراً مألوفاً، فيما بدأت المنشآت متعددة الفروع في تبني أنظمة إدارة مخزون البار الأكثر شمولاً، التي توفر ميزات كالتحكم في المخزون، والنقل التلقائي للأوزان عبر الموازين المتصلة، ومواقع مخزون قابلة للتخصيص، وتحديد المستوى الاسمي للمخزون آلياً، وأدوات التسعير، والتقارير التحليلية، وحساب المبيعات النظرية، والضوابط على مستوى النوبة، والتقارير المرئية الجذابة. تُسهم هذه التطورات بشكل كبير في رفع كفاءة إدارة البار وتبسيط عملياتها.

منذ جائحة 2020، تبنّت صناعة البارات أنواعاً عديدة من التقنيات لتعزيز الأرباح في ظل تصاعد التكاليف بشكل ملحوظ. ومن أبرز هذه التطبيقات: أدوات هندسة القائمة، وقوائم الطعام الرقمية التي يمكن الوصول إليها بمسح رمز QR، وأنظمة الحجز الإلكتروني، وحلول الطلب والدفع عبر الهاتف المحمول.

علاوة على ذلك، أشار 48% من قادة الأعمال إلى أن تطبيق تقنيات جديدة كان من أبرز أولوياتهم في مرحلة ما بعد الإغلاق لإعادة فتح منشآتهم بأمان.

يُجسّد ذلك استعداد الصناعة للانفتاح على أحدث الأدوات، مما يضمن استمرار تطور إدارة البار في السنوات المقبلة.

2. الميزات الرئيسية لبرامج إدارة البار الحديثة

تقدم أحدث أدوات إدارة البار ميزات رئيسية عدة مصممة لتحسين أسلوب تفاعل المنشآت مع موظفيها وعملائها يومياً. إليك أبرز العناصر في برامج إدارة البار الحديثة.

• إدارة المخزون: تشمل الإشراف على مخزون المشروبات الكحولية وغير الكحولية، والمكونات المستخدمة في تحضير الكوكتيلات كالعصائر والشراب والفواكه الطازجة. يُحسّن برنامج إدارة مخزون البار كـSupy هذه العملية بتوفير تحديثات فورية لمستويات المخزون، وتعزيز إدارة المشروبات الكحولية والغذاء، ومعالجة مشكلات كارتفاع تكاليف الخدمة والسرقة المحتملة. كما يُحسّن البرنامج الكفاءة التشغيلية ويدعم اتخاذ القرار المبني على البيانات بتحسين مستويات المخزون والتسعير، وتبسيط المحاسبة عبر التكاملات مع برامج المحاسبة.
• جدولة الموظفين: تتضمن إعداد وإدارة جداول العمل للبارتندرز والنوادل وموظفي المطبخ وسائر الكوادر البشرية لضمان التغطية الكافية خلال ساعات العمل. تُبسّط برامج جدولة الموظفين كـXenia عمليات إدارة البار، وتُقلل الأخطاء البشرية، وتُخفف الأعباء الإدارية، مما يُسهم في خفض التكاليف وتحسين جودة القرارات.
• إدارة الموظفين: تُعدّ من المرتكزات الأساسية لبناء قوى عاملة منتجة وتعزيز تجربة العملاء، وتدعم مهاماً كالجدولة والتواصل وإدارة الفرق، مما ينعكس إيجاباً على النتائج المالية للمؤسسة.
• تكامل POS: يشمل ربط نظام POS المستخدم في البار بحلول برمجية وأجهزة أخرى لتبسيط العمليات. تبرز فائدة هذه الميزة بشكل خاص في برامج الولاء ومعالجة المدفوعات والطلب الإلكتروني. ومن أمثلة الأدوات ذات الإمكانات الكبيرة في تكامل POS نظام Foodics، الذي يُمكّن البارات من التقاط بيانات العملاء وتخزينها مباشرةً في نظام POS.
• إدارة علاقات العملاء: تقوم على تطبيق استراتيجيات وأدوات تُساعد في بناء العلاقات مع العملاء والحفاظ عليها وتحسين تجربتهم، وفي نهاية المطاف تحفيزهم على العودة. تشمل التطبيقات النموذجية لـ CRM: إدارة قواعد بيانات العملاء، وجمع الملاحظات، وتطبيق برامج الولاء، وإدارة الحجوزات.
• التحليلات والتقارير: تعتمد على أدوات وأساليب تحليل البيانات للحصول على insights حول مختلف جوانب العمل. تُتيح نتائج هذه الميزة فوائد بالغة الأثر، إذ تُمكّن أصحاب البارات من تقسيم العملاء إلى شرائح، وتحليل الأداء التجاري، والتنبؤ بالمستقبل.

تُقدم كل ميزة من هذه الميزات فوائد عملية ملموسة لأصحاب البارات، تساعدهم على التوسع وخفض التكاليف وزيادة فرص الإيرادات.

3. تبسيط العمليات بأنظمة POS المتكاملة

تُمثّل أنظمة POS ركيزةً محوريةً لأي عمل تجاري، إذ تضمن دقة المعاملات بين المنشأة والعملاء وكفاءتها. فمنذ أن تطورت بشكل جذري عن حقبة صناديق النقد اليدوية والمحاسبة بالكتابة اليدوية، باتت أنظمة POS الحديثة رقميةً بالكامل: تعالج المدفوعات، وتستقبل الطلبات، وتدير حجوزات الطاولات، وتُحدّث المخزون في الوقت الفعلي. ويُعدّ دمج أدوات معالجة المدفوعات المتطورة في أنظمة POS أمراً بالغ الأهمية لإدارة المعاملات بكفاءة، مما يوفر للمؤسسات حلاً متكاملاً لإدارة المخزون والطلبات.

يُمكن لأداة إدارة البار ذات إمكانات تكامل POS أن تضمن نقل الطلبات المُدخلة في النظام تلقائياً إلى المطبخ أو البار، مما يُقلص خطر سوء التواصل وأخطاء الطلبات بشكل ملحوظ. كذلك يغدو تتبع مستويات المخزون أكثر كفاءةً، إذ تُحدَّث بيانات المخزون تلقائياً في الوقت الفعلي، مما يُساعد مديري البار على تحسين مستويات المخزون وتقليص الهدر مع تجنب نفاد الأصناف.

بضمان توافر الأصناف الشعبية دائماً للعملاء، يستطيع أصحاب البارات الآن تحسين تجربة العملاء. وبما أن الجزء الأكبر من العمل يسير تلقائياً، تُتيح أنظمة POS المتكاملة أيضاً خدمةً أسرع ومعاملاتٍ أكثر سلاسةً، مما يُعزز رضا العملاء.

"يُلاحظ عملاء Bar-i عادةً انخفاضاً بنسبة 3% في تكاليف الكحول بعد تطبيق نظام متطور لإدارة مخزون البار. يُترجَم هذا الانخفاض إلى وفورات جوهرية، إذ يُوفّر البار المتوسط 900 دولار لكل 10,000 دولار من المبيعات. وقد أدّت أنظمة POS الحديثة دوراً محورياً في تحليل بيانات المبيعات لتحسين جودة القرارات."  شهادة فريق Bar-i بعد تطبيق نظام POS حديث.

4. تحسين إدارة الموظفين بأدوات جدولة الفرق

تفتح معظم البارات أبوابها من الصباح حتى المساء، بل إن بعضها يعمل على مدار 24 ساعة في اليوم. ولإدارة عبء العمل في البار لساعات طويلة، يعتمد أصحاب البارات عادةً على فرق عمل متعددة، يعمل كل منها خلال نوباته المحددة.

يُعدّ استخدام أدوات إدارة البار التي تُحسّن جدولة الفرق والموظفين أمراً لا غنى عنه للبارات متعددة الفروع لضمان تحسين كفاءة قوتها العاملة. يمكن تقديم طلبات تبديل النوبات أو الإجازات مباشرةً عبر الأداة، مما يُخفف العبء الإداري. ويمكن معالجة مشكلات الزيادة أو النقص في التوظيف بسهولة، إذ يستطيع الأصحاب إنشاء جداول النوبات بسرعة، ثم أتمتتها وفق الطلب المتوقع. كذلك يُعدّ الامتثال الأفضل لقوانين العمل ميزةً إضافيةً، حيث يُتيح الأداةُ للمنشآتِ تتبعَ عوامل كالحد الأقصى لساعات العمل وفترات الراحة وعتبات الوقت الإضافي تلقائياً.

يمكن لأصحاب البارات أيضاً توظيف أدوات جدولة الفرق لتحقيق التوازن بين تكاليف العمالة وضمان التوظيف الكافي. يتحقق ذلك بتعديل الكوادر وفق الطلب المتوقع، ورصد التكاليف، وتدريب المديرين والمشرفين على ممارسات إدارة الموظفين الفعّالة.

من أبرز أدوات جدولة الفرق الشائعة: Deputy، 7shifts وShiftboard. تقدم كل منها جدولةً متقدمةً بناءً على توافر الموظفين، وتوقعات تكاليف العمالة، وتتبع الوقت، إلى جانب ميزات أخرى.

5. تعزيز تجربة العملاء بحلول CRM

من أهم القواعد غير المكتوبة في صناعة الضيافة أن "الخدمة الجيدة تعني التجارة الجيدة". إذ تُسهم الجهود المستمرة لإرضاء عملائك إسهاماً بالغاً في ربحية مؤسستك، نظراً لميل الناس إلى تذكر المؤسسات بناءً على تجربتهم فيها.

يُركّز برنامج إدارة علاقات العملاء (CRM) على استخدام بيانات العملاء لتخصيص التفاعلات، واستشراف احتياجاتهم، وقبل كل شيء، خلق تجارب لا تُنسى لجميع العملاء. من خلال تتبع بيانات كتفضيلات العملاء وسجل مشترياتهم ومعلومات الاتصال وسجلات ملاحظاتهم، تستطيع هذه الحلول تصنيف العملاء في شرائح. تُستخدم هذه الشرائح لاحقاً لمكافأة العملاء الأوفياء عبر برامج الولاء، أو لترويج تخفيضات خاصة عبر التسويق المخصص.

لا يُحسّن دمج برنامج CRM في منشأتك رضا العملاء وولاءهم فحسب، بل يوفر كذلك رؤى قيّمة حول سلوكهم وتفضيلاتهم. بتكييف العروض والخدمات القائمة لتلبية احتياجاتهم على نحو أفضل، يمكنك خلق تجربة أكثر تفاعلاً وإثراءً لعملائك. في نهاية المطاف، يُمكّن الاستفادة من CRM أصحابَ البارات من تنمية علاقات أوثق مع عملائهم، مما يُحفّز الزيارات المتكررة بشكل ملموس ويُرسّخ النجاح على المدى الطويل.

6. اتخاذ القرار بالبيانات: التحليلات لتحقيق النجاح

تؤدي التحليلات دوراً محورياً في إدارة البار بتوفير رؤى حول مختلف جوانب العمليات وسلوك العملاء والأداء. من خلال دراسة البيانات الفورية المسجّلة في العمليات اليومية، تستطيع هذه الحلول تحديد عوامل كساعات الذروة والمشروبات الأكثر مبيعاً وتدفقات الإيرادات لمساعدتك على تنمية عملك. ويمكن تطبيق الأمر ذاته على بيانات المخزون للحصول على insights حول أنماط الاستخدام وحركة المخزون. يمكن لمديري البار بعد ذلك الاستفادة من هذه المعلومات لاتخاذ قرارات تُقلص الهدر وتضبط التكاليف بشكل عام.

Avli by Tashas مثال على بار متعدد الفروع حقق ذلك وأكثر. باستخدام لوحات المعلومات الخاصة بالمطاعم المدمجة التي يوفرها Supy، تمكنت هذه المؤسسة من استخلاص insights قيّمة حول عملياتها، مما أفضى إلى ارتفاع ملحوظ في الربحية ورضا العملاء.

7. الاتجاهات المستقبلية والابتكارات في تكنولوجيا إدارة البار

لا شك أن البارات اليوم تُدار بكفاءة أعلى بكثير مما كانت عليه في السابق. خلال العقد الماضي، تطورت التكنولوجيا إلى درجة أصبح فيها أتمتة كل جوانب الإدارة تقريباً ممكناً، مما يُساعد في حل التحديات التشغيلية اليومية مع تحسين الكفاءة في الوقت ذاته.

غير أن هناك مزيداً من التحسينات التي يمكن تحقيقها في صناعة البارات بفضل التكنولوجيا. فالتطورات الأخيرة كاستخدام الذكاء الاصطناعي يمكن أن ترفع كفاءة أدوات إدارة البار إلى مستويات أعلى، من خلال أتمتة المهام المتكررة والتنبؤ بتفضيلات العملاء وتحسين العمليات في الوقت الفعلي استناداً إلى insights مستمدة من البيانات. وقد تغدو اتجاهات أخرى ظهرت مؤخراً، كالطلب بدون تلامس والتكامل مع الأجهزة الذكية، ميزات لا غنى عنها في صناعة إدارة البار.

يُعدّ مواكبة هذه التطورات التكنولوجية أمراً بالغ الأهمية لضمان تنافسية البارات والحانات في مشهد سوقي سريع التحول. وتماماً كما استغرق انتشار أنظمة نقاط البيع الرقمية عقوداً لتصبح معياراً في البارات والمطاعم، يُرجَّح أن تُصبح أدوات إدارة البار الحديثة هي المعيار بمرور الوقت.

يُعدّ اختيار برنامج إدارة البار المناسب أمراً بالغ الأهمية، إذ يجب أن يلبي الاحتياجات الراهنة ويواكب الاتجاهات والابتكارات المستقبلية في تكنولوجيا إدارة البار.

"مستقبل البار ذكي وتفاعلي وشخصي بشكل مدهش، بفضل تطورات الذكاء الاصطناعي والتقنيات الرقمية" - Thomas L. Hunt، صاحب متجر كحول في كندا

8. الخلاصة

تتمتع أدوات إدارة البار المتطورة بإمكانات هائلة لإحداث نقلة نوعية في طريقة عمل البارات متعددة الفروع. بتطبيق ميزات كالتكامل مع أنظمة POS الحديثة وجدولة الفرق والموظفين وتتبع تجربة العملاء والتحليلات المبنية على البيانات، تستطيع البارات متعددة الفروع تحسين كفاءتها التشغيلية بشكل ملحوظ.

مع استمرار تطور التكنولوجيا، سيكون تبني ما تقدمه هذه الحلول التكنولوجية ضرورةً لا غنى عنها للحفاظ على الريادة في صناعة البارات المتنامية. والنتيجة: ارتفاع جودة الخدمة، وزيادة إنتاجية الموظفين، وتحسين توزيع الموارد، وفي نهاية المطاف تحقيق ربحية أعلى عبر جميع الفروع.

9. عن Supy

Supy برنامج متكامل لإدارة مخزون المطاعم والبارات مصمم لتحسين عمليات وصناعة القرار الاستراتيجي للمؤسسات متعددة الفروع في قطاع الضيافة. سواء أكنت تدير حاناً غير رسمي أم سلسلة مطاعم فاخرة، فإن Supy تلبي احتياجاتك بطريقة تضمن الكفاءة والدقة والربحية.

تقدم المنصة ستة وحدات متكاملة تغطي الجوانب الرئيسية لعملك: إدارة المخزون، والمشتريات (مورّد ومتابعة الطلبات)، والفواتير والمستحقات، وهندسة القائمة، وإدارة المطبخ المركزي، والتقارير والتحليلات.

مع Supy، يحظى أصحاب المطاعم والبارات برؤية فورية لأدائهم، وتحديد الانحرافات فور حدوثها مع خفض التكاليف بفاعلية. تتميز Supy في إدارة المخزون وتبسيط العمليات بتقنية تُقلص الأخطاء البشرية وتوفر insights قيّمة لتحقيق وفورات في التكاليف.