Effizienz steigern mit Bar-Management-Tools: Die neuesten Technologien für moderne Mehrfilialbars

Bars zählen oft zu den beliebtesten Lokalen einer Stadt und dienen als sozialer Treffpunkt für Einheimische und Touristen gleichermaßen. Im Jahr 2023 wurde der Bars- und Nachtclubmarkt auf über 95 Milliarden US-Dollar bewertet und ist damit eines der lukrativsten Segmente der Gastronomiebranche.

Trotzdem kann die Vielzahl der Aufgaben, die für den effizienten Betrieb auch nur einer einzigen Bar erforderlich sind, entmutigend sein: Dienstplanung, Warenwirtschaft, Einhaltung gesetzlicher Vorschriften, Kosten- und Budgetplanung sowie vor allem Kundenzufriedenheit. Ist die Bar Teil einer Mehrfilial-Franchise, multiplizieren sich diese Herausforderungen.

Der gezielte Einsatz moderner Bar-Management-Tools kann Ihr Unternehmen auf die nächste Ebene bringen. Anstatt jede Bar einzeln zu verwalten, können Sie Technologie nutzen, um Ihre Abläufe über alle Standorte hinweg zu optimieren – und Ihrem Personal mehr Zeit für die Betreuung der Gäste zu geben.

In diesem Artikel erläutern wir die Vorzüge und Funktionen der neuesten Bar-Management-Software ausführlich und beleuchten die verschiedenen verfügbaren Lösungen sowie deren optimalen Einsatz für Ihren Geschäftserfolg.

1. Die Entwicklung der Bar-Management-Tools
2. Wichtige Funktionen und Vorteile moderner Bar-Management-Software
3. Betriebsabläufe optimieren mit integrierten POS-Systemen
4. Personalmanagement durch Schichtplanung optimieren
5. Kundenerlebnis mit CRM-Lösungen verbessern
6. Datengetriebene Entscheidungsfindung: Analytics für den Erfolg nutzen
7. Zukunftstrends und Innovationen in der Bar-Management-Technologie
8. Fazit
9. Über Supy

1. Die Entwicklung der Bar-Management-Tools

Die Definition eines effektiven Bar-Managements hat sich in den letzten Jahrzehnten stetig weiterentwickelt. Mit dem Aufkommen neuer Technologien sind einst gängige Praktiken obsolet geworden – was zu einem grundlegend veränderten Bild vom optimalen Barbetrieb geführt hat.

Die Bar- und Pub-Branche hat sich historisch gesehen als besonders zögerlich bei der Einführung neuer Technologien erwiesen. Eines der markantesten Beispiele ist die Einführung von Point-of-Sale-Systemen (POS). Obwohl heute allgegenwärtig, stieß dieses System bei seiner Einführung auf erheblichen Widerstand. Ungeachtet der Vorteile von POS-Systemen in Bezug auf Auftragsabwicklung, Umsatzverfolgung und Berichterstellung zögerten viele Barbesitzer, ihre traditionellen Kassenregister aufzugeben.

POS-Systeme sind heute jedoch Standard, und Mehrfilialbetriebe beginnen, noch umfassendere Bar-Warenwirtschaftssysteme einzuführen: mit Funktionen wie Bestandsverfolgung, automatischem Gewichtstransfer mit verbundener Waage, anpassbaren Lagerstandorten, dynamischer Par-Level-Berechnung, Preisgestaltungstools, analytischen Berichten, theoretischer Umsatzberechnung, Schichtprüfungen und ansprechend gestalteten Reports. Diese Fortschritte vereinfachen das Bar-Management erheblich und steigern die betriebliche Effizienz.

Seit der Pandemie 2020 hat die Barbranche viele weitere Technologien übernommen, um den Gewinn in Zeiten stark steigender Kosten zu steigern. Zu den prominentesten Beispielen gehören Menüengineering-Tools, digitale Menüboards mit QR-Code-Zugang, Online-Reservierungssysteme sowie mobile Bestell- und Zahlungslösungen.

Außerdem haben 48 % der Unternehmensleiter angegeben, dass die Einführung neuer Technologien nach dem Lockdown ein wichtiger Schwerpunkt war, um ihr Geschäft sicher wiederzuöffnen.

Dies zeigt die Bereitschaft der Branche, neue Tools zu erkunden und die Entwicklung des Bar-Managements in den kommenden Jahren voranzutreiben.

2. Wichtige Funktionen und Vorteile moderner Bar-Management-Software

Die neuesten Bar-Management-Tools bieten mehrere zentrale Funktionen, die darauf ausgelegt sind, die täglichen Interaktionen der Betriebe mit Mitarbeitern und Kunden zu verbessern. Im Folgenden werden einige der wichtigsten Elemente moderner Bar-Management-Software vorgestellt.

• Warenwirtschaft: Dies umfasst die Überwachung und Kontrolle des Lagerbestands an alkoholischen und nicht-alkoholischen Getränken sowie der Zutaten für Cocktails wie Säfte, Sirups und frische Früchte. Bar-Warenwirtschaftssoftware wie Supy optimiert diesen Prozess durch Echtzeit-Updates zu Lagerbeständen, verbessertes Management von Alkohol und Barspeisen sowie die Behebung von Problemen wie hohen Ausschankkosten und potenziellem Diebstahl. Warenwirtschaftssoftware steigert weiterhin die betriebliche Effizienz und unterstützt datengestützte Entscheidungsfindung durch die Optimierung von Lagerbeständen, Preisen und vereinfachter Buchhaltung über Integrationen mit Buchhaltungssoftware.
• Dienstplanung: Hierbei geht es um die Erstellung und Verwaltung von Arbeitsplänen für Barkeeper, Servicepersonal, Küchenmitarbeiter und andere Angestellte, um eine angemessene Abdeckung der Betriebszeiten sicherzustellen. Mitarbeitersplanungssoftware wie Xenia optimiert Bar-Management-Prozesse, reduziert menschliche Fehler und verringert den Verwaltungsaufwand – mit positiven Auswirkungen auf Kosteneinsparungen und fundierte Entscheidungsfindung.
• Mitarbeitermanagement: Als wesentliches Element für eine produktive Belegschaft und ein verbessertes Kundenerlebnis unterstützen Mitarbeitermanagement-Tools Aufgaben wie Dienstplanung, Kommunikation und Teammanagement, was sich letztlich positiv auf das Betriebsergebnis auswirkt.
• POS-Integration: Hierbei wird das im Betrieb eingesetzte POS-System mit anderen Software- und Hardwarelösungen verbunden, um Abläufe zu optimieren. Diese Funktion kann besonders hilfreich bei Treueprogrammen, Zahlungsabwicklung und Online-Bestellungen sein. Ein Beispiel für ein Tool mit erheblichen POS-Integrationsmöglichkeiten ist Foodics, eine Lösung, die Bars ermöglicht, Kundendaten direkt im POS-System zu erfassen und zu speichern.
• Kundenbeziehungsmanagement: Hierbei werden Strategien und Tools eingesetzt, die beim Aufbau und der Pflege von Kundenbeziehungen helfen, das Kundenerlebnis verbessern und Stammgäste fördern. Zum Beispiel sind die Verwaltung von Kundendatenbanken, das Sammeln von Feedback, die Implementierung von Treueprogrammen und das Management von Reservierungen alles CRM-Anwendungen, bei denen Bar-Management-Tools unterstützen können.
• Controlling und Reporting: Hierbei werden Datenanalysetools und -techniken eingesetzt, um Einblicke in verschiedene Aspekte des Geschäftsbetriebs zu gewinnen. Die Ergebnisse dieser Funktion können äußerst wertvoll sein: Sie ermöglichen Barbesitzern Kundensegmentierung, Analyse der Umsatzentwicklung und Prognosen.

Jede dieser Funktionen bietet Barbesitzern greifbare Vorteile und unterstützt sie bei Skalierbarkeit, Kosteneinsparungen und Umsatzsteigerung.

3. Betriebsabläufe optimieren mit integrierten POS-Systemen

POS-Systeme sind ein unverzichtbarer Bestandteil jedes Unternehmens: Sie stellen sicher, dass alle Transaktionen zwischen Betrieb und Kunden korrekt und effizient ablaufen. Weit entfernt von manuellen Kassenregistern und handschriftlicher Buchführung sind moderne POS-Systeme heute vollständig digital – sie verarbeiten Zahlungen, nehmen Bestellungen entgegen, verwalten Tischreservierungen und aktualisieren Lagerbestände in Echtzeit. Fortschrittliche Zahlungsabwicklungstools in POS-Systemen sind für ein effizientes Transaktionsmanagement unverzichtbar und bieten Betrieben der Gastronomiebranche eine umfassende Lösung für Bar-Warenwirtschaft und Auftragsmanagement.

Ein Bar-Management-Tool mit POS-Integrationsmöglichkeiten kann sicherstellen, dass Bestellungen, die in das System eingegeben werden, automatisch an die Küche oder die Bar weitergeleitet werden. Dies reduziert das Risiko von Missverständnissen und Bestellfehlern erheblich. Auch die Verfolgung von Lagerbeständen ist wesentlich effizienter, da Bestandsdaten automatisch in Echtzeit aktualisiert werden. Dies hilft Bar-Managern, ihre Lagerbestände zu optimieren, Verschwendung zu minimieren und gleichzeitig Engpässe zu vermeiden.

Indem beliebte Artikel stets für die Gäste verfügbar sind, können Barbesitzer das Kundenerlebnis verbessern. Da ein Großteil der Arbeit automatisiert wird, sorgen integrierte POS-Systeme für schnelleren Service und reibungslosere Transaktionen – was die Kundenzufriedenheit weiter steigert.

"Bar-i-Kunden erleben nach der Implementierung eines ausgereiften Bar-Warenwirtschaftssystems typischerweise einen Rückgang der Spirituosenkosten um 3 %. Diese Reduzierung führt zu erheblichen Einsparungen: Eine durchschnittliche Bar spart 900 US-Dollar pro 10.000 US-Dollar Umsatz. Moderne POS-Systeme waren maßgeblich an der Analyse von Umsatzdaten für bessere Entscheidungen beteiligt."  Erfahrungsbericht des Bar-i-Teams nach der Implementierung eines modernen POS.

4. Personalmanagement durch Schichtplanung optimieren

Die meisten Bars sind von frühmorgens bis spätabends geöffnet, manche sogar 24 Stunden täglich. Um den Betrieb einer Bar über so viele Stunden täglich zu gewährleisten, beschäftigen Barbesitzer in der Regel mehrere Mitarbeitergruppen, die jeweils in ihrer zugewiesenen Schicht arbeiten.

Der Einsatz von Bar-Management-Tools zur Optimierung der Schicht- und Personalplanung ist für Mehrfilialbars unerlässlich, um die Belegschaft effizient einzusetzen. Schichttauschgesuche oder Urlaubsanträge können direkt über das Tool gestellt werden, was den Verwaltungsaufwand reduziert. Probleme im Zusammenhang mit Über- oder Unterbesetzung lassen sich ebenfalls einfach beheben, da Inhaber schnell Schichtpläne erstellen können, die dann entsprechend der prognostizierten Nachfrage automatisiert werden. Eine verbesserte Einhaltung der Arbeitsschutzvorschriften ist ein weiterer Vorteil. Faktoren wie maximale Arbeitszeiten, Ruhezeiten und Überstundengrenzen können automatisch vom System verfolgt werden.

Barbesitzer können Schichtplanungstools auch nutzen, um Personalkosten zu balancieren und gleichzeitig eine angemessene Besetzung sicherzustellen. Dies kann durch Anpassung der Personalstärke basierend auf der prognostizierten Nachfrage, Kostenüberwachung und Schulung von Managern und Supervisoren in effektiven Personalmanagementpraktiken erreicht werden.

Beispiele für beliebte Schichtplanungstools sind Deputy, 7shifts und Shiftboard. Jedes bietet unter anderem fortschrittliche Dienstplanung basierend auf Mitarbeiterverfügbarkeit, Personalkosten-Prognose und Zeiterfassung.

5. Kundenerlebnis mit CRM-Lösungen verbessern

Eine der wichtigsten ungeschriebenen Regeln der Gastronomiebranche lautet: „Guter Service bedeutet gutes Geschäft." Kontinuierliche Bemühungen um die Zufriedenheit Ihrer Gäste zahlen sich langfristig für die Rentabilität Ihres Unternehmens aus, denn Menschen erinnern sich an Lokale vor allem anhand ihrer Erfahrungen dort.

Kundenbeziehungsmanagement-Software (CRM) konzentriert sich auf die Nutzung von Kundendaten zur Personalisierung von Interaktionen, zur Antizipation von Bedürfnissen und vor allem zur Schaffung unvergesslicher Erlebnisse für alle Gäste. Durch die Verfolgung von Daten wie Kundenpräferenzen, Kaufhistorie, Kontaktdaten und Feedback-Aufzeichnungen können solche Lösungen Kunden in Segmente gruppieren. Diese werden dann genutzt, um treue Kunden über Treueprogramme zu belohnen oder Sonderangebote durch personalisiertes Marketing zu bewerben.

Die Integration von CRM-Software in Ihren Betrieb verbessert nicht nur die Kundenzufriedenheit und -bindung, sondern liefert auch wertvolle Einblicke in das Kundenverhalten und ihre Präferenzen. Indem Sie bestehende Angebote und Dienstleistungen des Unternehmens besser an die Bedürfnisse der Kunden anpassen, können Sie ein ansprechenderes und erfüllenderes Erlebnis für Ihre Gäste schaffen. Letztendlich ermöglicht die Nutzung von CRM Barbesitzern, stärkere Beziehungen zu ihren Kunden aufzubauen. Das Ergebnis ist ein deutliches Wachstum bei Wiederholungsbesuchen und die Förderung des langfristigen Erfolgs in einem ohnehin wettbewerbsintensiven Markt.

6. Datengetriebene Entscheidungsfindung: Analytics für den Erfolg nutzen

Datenanalyse spielt eine entscheidende Rolle im Bar-Management: Sie liefert Einblicke in verschiedene Aspekte des Betriebs, des Kundenverhaltens und der Performance. Durch die Auswertung der im täglichen Betrieb erfassten Echtzeit-Daten können solche Lösungen Faktoren wie Stoßzeiten, meistverkaufte Getränke und umsatzgenerierende Bereiche identifizieren, um Ihnen beim Wachstum Ihres Unternehmens zu helfen. Gleiches gilt für Bestandsdaten: Sie liefern Einblicke in Nutzungsmuster und Lagerbewegungen. Bar-Manager können diese Informationen dann nutzen, um Entscheidungen zu treffen, die Verschwendung minimieren und Kosten insgesamt kontrollieren.

Avli by Tashas ist ein Beispiel für eine Mehrfilialbar, die all dies und mehr erreicht hat. Durch die Nutzung der integrierten Restaurant-Dashboards von Supy konnte dieses Unternehmen wertvolle Einblicke in seinen Betrieb gewinnen – mit dem Ergebnis gesteigerter Rentabilität und Kundenzufriedenheit.

7. Zukunftstrends und Innovationen in der Bar-Management-Technologie

Es steht außer Frage, dass Bars heute wesentlich effizienter betrieben werden als früher. In den letzten zehn Jahren hat sich die Technologie so weit entwickelt, dass nahezu jeder Managementaspekt automatisiert werden kann – was zur Lösung alltäglicher betrieblicher Herausforderungen beiträgt und gleichzeitig die Effizienz verbessert.

Es gibt jedoch noch viele Bereiche in der Barbranche, die durch Technologie weiter verbessert werden können. Jüngste Entwicklungen wie der Einsatz von Künstlicher Intelligenz (KI) könnten die Effizienz von Bar-Management-Tools weiter steigern: durch Automatisierung repetitiver Aufgaben, Vorhersage von Kundenpräferenzen und Echtzeit-Optimierung des Betriebs auf Basis datengetriebener Erkenntnisse. Weitere aufkommende Trends wie kontaktloses Bestellen und die Integration mit Smart Devices könnten ebenfalls zu Standardfunktionen in der Bar-Management-Branche werden.

Auf dem neuesten Stand dieser technologischen Entwicklungen zu bleiben, ist für Bars und Pubs entscheidend, um in einem sich schnell verändernden Marktumfeld wettbewerbsfähig zu bleiben. So wie es Jahrzehnte dauerte, bis digitale POS-Systeme zum Branchenstandard in Bars und Restaurants wurden, ist es wahrscheinlich, dass moderne Bar-Management-Tools im Laufe der Zeit ebenfalls zur Norm werden.

Die Auswahl der richtigen Bar-Management-Software ist entscheidend, da sie nicht nur den aktuellen Anforderungen entsprechen, sondern sich auch an zukünftige Trends und Innovationen in der Bar-Management-Technologie anpassen sollte.

"Die Zukunft der Bar ist intelligent, interaktiv und überraschend persönlich, dank Fortschritten bei KI und digitalen Technologien" - Thomas L. Hunt, Inhaber eines Spirituosengeschäfts in Kanada

8. Fazit

Moderne Bar-Management-Tools haben das Potenzial, die Betriebsweise von Mehrfilialbars grundlegend zu verändern. Durch die Implementierung von Funktionen wie Integration mit modernen POS-Systemen, Schicht- und Personalplanung, Kundenerlebnis-Tracking und datengetriebenen Analytics können Mehrfilialbars ihre betriebliche Effizienz erheblich steigern.

Da sich die Technologie weiterentwickelt, wird die Nutzung dieser technologischen Lösungen unerlässlich sein, um in der schnell wachsenden Barbranche relevant zu bleiben. Das Ergebnis sind verbesserte Servicequalität, gesteigerte Mitarbeiterproduktivität, optimierte Ressourcennutzung und letztendlich höhere Rentabilität an allen Standorten.

9. Über Supy

Supy ist eine umfassende Restaurant- und Bar-Warenwirtschaftssoftware, die darauf ausgelegt ist, Abläufe und strategische Entscheidungsfindung für Mehrfilialbetriebe in der Gastronomiebranche zu verbessern. Ob Freizeitpub oder Fine-Dining-Restaurantkette – Supy deckt Ihre Anforderungen so ab, dass Effizienz, Genauigkeit und Rentabilität gewährleistet sind.

Die Plattform bietet sechs integrierte Module, die wichtige Aspekte Ihres Unternehmens abdecken: Warenwirtschaft, Beschaffung, Rechnungswesen und Abrechnungen, Menü-Engineering, Zentralküchenmanagement sowie Berichte und Controlling.

Mit Supy gewinnen Restaurant- und Barbesitzer Echtzeit-Transparenz über ihre Performance – erkennen Abweichungen, sobald sie auftreten, und senken letztendlich Kosten effektiv. Supy zeichnet sich durch Warenwirtschaft, Betriebsoptimierung mit technologiereduziertem menschlichen Fehleranteil und wertvolle Einblicke für Kosteneinsparungen aus.