Gestion de la chaîne d'approvisionnement en restauration : détecter les hausses de prix avant paiement

Où la chaîne d'approvisionnement d'un restaurant se rompt

La chaîne d'approvisionnement d'un restaurant désigne le trajet que parcourent les aliments depuis vos fournisseurs jusqu'aux assiettes : vous commandez, ils livrent, vous payez. Elle se rompt en trois endroits ordinaires : les livraisons tardives, les hausses de prix des fournisseurs entre deux commandes et les factures réglées avant que le montant ne soit vérifié. Cet article présente le contrôle hebdomadaire qui permet de détecter chaque défaillance avant que l'argent ne parte.

La plupart des groupes gèrent la chaîne commande par commande, si bien que chaque défaillance reste minime et que personne ne les additionne :

• Une livraison tardive. Elle coûte quelques dollars en substituts cette semaine.
• Un nouveau tarif fournisseur. Il réduit la marge sur chaque plat qui utilise cet ingrédient.
• Une facture surfacturée. Personne ne la remet en question, car le responsable de l'approbation n'a jamais vu le prix convenu.

Chacune paraît anodine prise isolément ; ensemble, elles déterminent votre coût matière.

La solution n'est pas un système plus complexe, mais une courte routine hebdomadaire qui détecte chaque défaillance là où elle se produit. Vous vérifiez la livraison à la réception, la facture avant paiement et les prix modifiés sur un seul écran.

Les livraisons tardives et les substituts achetés à prix plus élevé

Les livraisons tardives coûtent bien plus qu'un vide dans le rayon. Un groupe gastronomique a constaté qu'environ la moitié de ses livraisons fournisseurs arrivait en retard.

Lorsqu'une livraison manquait, le personnel achetait un substitut à un prix plus élevé plutôt que de retirer le plat de la carte. Ce substitut est rarement contractualisé et porte donc le prix de détail. Le surcoût n'est jamais remis en question, car la cuisine résolvait un problème de service, pas d'achat.

• La promesse du fournisseur. Vous ne pouvez pas empêcher un fournisseur d'arriver en retard, mais vous pouvez éviter l'achat de panique. La première étape consiste à consigner ce que chaque fournisseur promet. Notez les jours de livraison pour chaque établissement et la date limite de commande pour la prochaine tournée.
• Le planning de livraison Supy. Supy enregistre ces jours de livraison et dates limites par fournisseur et par établissement, et aligne chaque bon de commande sur ce planning. Une commande est ainsi passée à temps pour arriver avant que vous ne soyez en rupture. Quand un Chef voit que la prochaine livraison est jeudi, il commande suffisamment mardi pour couvrir mercredi, au lieu de courir chez le grossiste.

Ces mêmes données vous indiquent quel fournisseur a été en retard et combien de fois. Un fournisseur en retard une fois sur deux n'est pas un problème que l'on peut planifier.

L'historique des livraisons constitue la preuve que vous apportez lors de votre prochain entretien avec ce fournisseur. Pour aller plus loin dans la constitution de ce dossier, consultez la gestion des fournisseurs en restauration, et la gestion des fournisseurs Supy centralise les plannings et dates limites en un seul endroit.

Les hausses de prix qui n'apparaissent qu'après le paiement

Une hausse de prix fournisseur est la charge la plus discrète de la chaîne. Un exploitant a constaté qu'un ingrédient clé était passé de 10 $ le kg à 13 $ le kg, sans s'en apercevoir qu'après le règlement des factures, car rien n'avait signalé le nouveau tarif à la réception.

Au moment où la hausse est apparue dans le compte de résultat de fin de mois, la cuisine vendait ce plat à l'ancienne marge depuis des semaines.

• Les prix bougent en permanence. Les évolutions tarifaires ne s'arrêtent pas non plus. Sur 66 millions d'enregistrements de prix fournisseurs, une fois qu'un prix change, il change à nouveau dans les 19 jours environ la moitié du temps ; un tarif vérifié le mois dernier est donc souvent déjà caduc. Un contrôle mensuel des coûts fournisseurs est trop lent pour suivre un fournisseur qui ajuste ses prix toutes les quelques semaines.
• Contrôle à la réception. La solution consiste à vérifier le prix là où il apparaît pour la première fois : sur la facture à la réception, pas dans le compte de résultat un mois plus tard. Définissez un seuil d'écart afin que chaque ligne dépassant d'un certain pourcentage le prix convenu soit signalée avant enregistrement.

Supy applique ce seuil à la réception des marchandises et liste tous les prix modifiés sur un seul écran, la page Articles reçus. Elle s'ouvre sur un filtre d'écart de prix, de sorte que vous ne voyez que les lignes ayant évolué.

Vous acceptez le nouveau tarif, ce qui met à jour le coût de la recette. Ou vous le contestez, en quelques minutes, la semaine même où cela se produit.

Les factures réglées avant que quiconque les vérifie

La pire variante d'une hausse de prix est celle que vous réglez sans jamais la voir. Un groupe de restauration multi-sites nous a indiqué que son principal fournisseur débitait automatiquement la carte de l'entreprise sur chaque facture, sans aucune vérification intermédiaire. 150 $ ont été facturés pour 100 $ de marchandises, et personne ne s'en est aperçu avant que l'argent ne soit parti.

Interposez une personne entre la facture et le paiement, et Supy se charge de la correspondance à sa place :

• Lire la facture. Supy extrait les lignes et les prix, et les rapproche du bon de commande.
• Signaler l'écart. Un montant différant du prix convenu est signalé avant que la facture ne soit enregistrée en stock et en comptabilité.
• Approuver ou contester. Le responsable de l'approbation voit les deux chiffres côte à côte et décide d'approuver, de contester ou de formuler une demande d'avoir.

Sur 6,43 millions de lignes de factures, près de la moitié des lignes facturées au-dessus du prix convenu le dépassent de 20 % ou plus. Une facture que personne ne rapproche du bon de commande est l'endroit le plus facile de la chaîne pour surpayer un fournisseur. Pour comprendre le fonctionnement de ce processus de réception et d'avoir, consultez les factures et avoirs Supy.

Les contrôles hebdomadaires qui maintiennent les coûts fournisseurs sous contrôle

Trois défaillances, trois contrôles, et aucun ne prend plus de quelques minutes par semaine. Effectuez-les un jour fixe et vous détecterez chaque défaillance la semaine où elle se produit, pas en fin de mois. Le tableau ci-dessous présente le contrôle correspondant à chaque défaillance et le signe qu'elle se dégrade.

Pour savoir si ces défaillances vous coûtent de l'argent aujourd'hui, prenez vos quatre dernières semaines de factures. Posez une seule question pour chacune : quelqu'un a-t-il comparé le prix facturé au prix convenu avant de payer ?

Si la réponse est non, commencez par là, car c'est le contrôle qui protège le plus d'argent pour le moins d'effort. Les livraisons et l'écran des prix peuvent suivre une fois le contrôle des factures en place.