Lieferkettenmanagement im Restaurant: Preiserhöhungen vor der Zahlung erkennen

Wo die Restaurant-Lieferkette bricht

Eine Restaurant-Lieferkette ist der Weg, den Lebensmittel von Ihren Lieferanten bis auf den Teller zurücklegen: Sie bestellen, die Lieferanten liefern, und Sie bezahlen. Sie bricht an drei gewöhnlichen Stellen: verspätete Lieferungen, Preiserhöhungen von Lieferanten zwischen Bestellungen und Rechnungen, die bezahlt werden, bevor der Betrag geprüft wurde. Dieser Artikel zeigt die wöchentliche Prüfung, die jeden Fehler erkennt, bevor das Geld weg ist.

Die meisten Gruppen verwalten die Lieferkette eine Bestellung nach der anderen, sodass jeder Fehler klein bleibt und niemand sie zusammenzählt:

• Eine verspätete Lieferung. Sie kostet diese Woche einige Dollar für Ersatzprodukte.
• Ein neuer Lieferantenpreis. Er kostet ein wenig Marge bei jedem Gericht, das den Artikel verwendet.
• Eine überteuerte Rechnung. Niemand hinterfragt sie, weil die Person, die sie genehmigt, den vereinbarten Preis nie gesehen hat.

Jeder einzelne erscheint für sich genommen gering; zusammen bestimmen sie Ihren Wareneinsatz.

Die Lösung ist kein größeres System. Es ist eine kurze Wochenroutine, die jeden Fehler dort erkennt, wo er entsteht. Sie prüfen die Lieferung an der Tür, die Rechnung vor der Zahlung und die geänderten Preise auf einem Bildschirm.

Verspätete Lieferungen und die zu höherem Preis gekauften Ersatzprodukte

Verspätete Lieferungen kosten mehr als eine Lücke im Regal. Eine Fine Dining-Gruppe stellte fest, dass etwa die Hälfte ihrer Lieferantenlieferungen zu spät eintraf.

Fiel eine aus, kaufte das Personal ein Ersatzprodukt zu einem höheren Preis, anstatt das Gericht abzusetzen. Das Ersatzprodukt ist selten vertraglich geregelt und trägt daher den Einzelhandelspreis. Die Kosten werden nie hinterfragt, weil die Küche ein Serviceproblem löste, kein Einkaufsproblem.

• Das Lieferantenversprechen. Sie können nicht verhindern, dass ein Lieferant zu spät kommt, aber Sie können den Panikauf verhindern. Der erste Schritt ist, festzuhalten, was jeder Lieferant verspricht. Notieren Sie die Liefertage für jede Filiale und den Bestellschluss für den nächsten Lauf.
• Supys Lieferplan. Supy speichert diese Liefertage und Bestellschlüsse pro Lieferant und Filiale und stimmt jede Bestellung darauf ab. Eine Bestellung geht dann rechtzeitig raus, um anzukommen, bevor Ihnen etwas ausgeht. Wenn ein Koch sieht, dass die nächste Lieferung Donnerstag ist, bestellt er Dienstag genug, um Mittwoch zu überbrücken, anstatt zum Großmarkt zu fahren.

Derselbe Datensatz zeigt Ihnen, welcher Lieferant zu spät war und wie oft. Ein Lieferant, der jede zweite Lieferung verpasst, ist kein Problem, das sich planen lässt.

Die Lieferhistorie ist der Nachweis, den Sie in das nächste Gespräch mit ihnen mitnehmen. Mehr zum Aufbau dieser Lieferantenhistorie finden Sie unter Lieferantenmanagement im Restaurant, und Supys Lieferantenverwaltung speichert die Pläne und Bestellschlüsse an einem Ort.

Preiserhöhungen, die erst nach der Zahlung sichtbar werden

Eine Preiserhöhung beim Lieferanten ist die unauffälligste Kostenposition in der Kette. Ein Betreiber stellte fest, dass eine Schlüsselzutat von 10 $/kg auf 13 $/kg gestiegen war, und bemerkte es erst, nachdem die Rechnungen bezahlt waren, weil der neue Preis an der Tür nicht markiert wurde.

Als die Erhöhung in der monatlichen GuV auftauchte, hatte die Küche das Gericht wochenlang zur alten Marge verkauft.

• Preise bleiben nicht stabil. Preisänderungen gehen weiter. Über 66 Millionen Lieferantenpreisdatensätze zeigen: Sobald sich ein Lieferantenpreis ändert, ändert er sich in etwa der Hälfte der Fälle innerhalb von 19 Tagen erneut, sodass ein letzten Monat geprüfter Preis oft schon falsch ist. Eine monatliche Überprüfung der Lieferantenkosten ist zu langsam, um mit einem Lieferanten Schritt zu halten, der alle paar Wochen die Preise anpasst.
• Prüfung bei der Warenannahme. Die Lösung besteht darin, den Preis dort zu prüfen, wo er zuerst erscheint. Das ist die Rechnung bei der Warenannahme, nicht die GuV einen Monat später. Legen Sie eine Abweichungsschwelle fest, sodass jede Position, die einen festgelegten Prozentsatz über dem vereinbarten Preis liegt, markiert wird, bevor sie gebucht wird.

Supy wendet diese Schwelle bei der Rechnungsannahme an und listet jeden geänderten Preis auf einem Bildschirm auf, der Seite Wareneingang. Sie öffnet sich mit einem Preisabweichungsfilter, sodass Sie nur die geänderten Positionen sehen.

Sie akzeptieren den neuen Preis, der die Rezeptkosten aktualisiert. Oder Sie hinterfragen ihn, in Minuten, in der Woche, in der es passiert.

Rechnungen, die bezahlt werden, bevor jemand sie prüft

Die schlimmste Variante einer Preiserhöhung ist eine, die Sie bezahlen, ohne sie je zu sehen. Ein Gastronomiebetrieb mit mehreren Standorten berichtete uns, dass sein Hauptlieferant die Unternehmenskarte bei jeder Rechnung automatisch belastete, ohne zwischenzeitliche Prüfung. Für Waren im Wert von 100 $ wurden 150 $ berechnet, und niemand bemerkte es, bis das Geld weg war.

Stellen Sie eine Person zwischen die Rechnung und die Zahlung, und Supy übernimmt den Abgleich für sie:

• Rechnung lesen. Supy extrahiert die Positionen und Preise und gleicht sie mit der Bestellung ab.
• Abweichung markieren. Ein Betrag, der vom vereinbarten Preis abweicht, wird markiert, bevor die Rechnung in Lager und Buchhaltung gebucht wird.
• Genehmigen oder anfragen. Die genehmigende Person sieht die zwei Beträge nebeneinander und entscheidet, ob sie genehmigt, nachfragt oder eine Gutschrift anfordert.

Über 6,43 Millionen Rechnungspositionen hinweg übersteigen fast die Hälfte der über dem vereinbarten Preis berechneten Positionen diesen um 20 % oder mehr. Eine Rechnung, die niemand gegen die Bestellung prüft, ist der einfachste Ort in der Kette, um einem Lieferanten zu viel zu bezahlen. Wie dieser Wareneingangs- und Gutschriftsprozess funktioniert, erfahren Sie unter Supys Rechnungen und Gutschriften.

Die wöchentlichen Prüfungen, die die Lieferantenkosten im Rahmen halten

Drei Fehler, drei Prüfungen, und keine davon nimmt mehr als ein paar Minuten pro Woche in Anspruch. Führen Sie sie an einem festen Tag durch, und Sie erkennen jeden Fehler in der Woche, in der er passiert, nicht erst am Monatsende. Die nachstehende Tabelle zeigt die Prüfung für jeden Fehler und das Zeichen, dass er sich verschlechtert.

Um festzustellen, ob diese Fehler Sie jetzt Geld kosten, nehmen Sie Ihre letzten vier Wochen an Rechnungen. Stellen Sie zu jeder eine Frage: Hat jemand den berechneten Preis mit dem vereinbarten Preis verglichen, bevor er bezahlte?

Wenn die Antwort Nein ist, fangen Sie dort an, weil dies die Prüfung ist, die das meiste Geld bei geringstem Aufwand schützt. Die Lieferungen und der Preisbildschirm können folgen, sobald die Rechnungsprüfung etabliert ist.