إدارة سلسلة توريد المطاعم: اكتشف ارتفاعات الأسعار قبل الدفع

أين تنهار سلسلة التوريد في المطعم

سلسلة التوريد في المطعم هي الطريقة التي تنتقل بها المواد الغذائية من المُوردين إلى الأطباق: تطلب البضاعة، ويُسلّمونها، وتدفع ثمنها. وهي تنهار في ثلاثة أماكن اعتيادية: التوصيلات المتأخرة، وارتفاعات أسعار المُوردين بين الطلبات، والفواتير المدفوعة قبل التحقق من الرسوم. تقدّم هذه المقالة الفحص الأسبوعي الذي يكتشف كل حالة قبل أن تغادر الأموال.

تُدير معظم المجموعات سلسلة التوريد طلبًا بطلب، لذا يظل كل إخفاق صغيرًا ولا يجمعها أحد معًا:

• توصيلة متأخرة. تكلّف بضعة دولارات في البدائل هذا الأسبوع.
• سعر مورّد جديد. يُخفّض هامش الربح على كل طبق يستخدم هذا المكوّن.
• فاتورة مبالغ فيها. لا أحد يشكّك فيها، لأن المسؤول عن الموافقة لم يرَ السعر المتفق عليه قط.

يبدو كل منها طفيفًا منفردًا، لكنها مجتمعةً تُحدّد تكلفة الغذاء.

الحل ليس نظامًا أضخم، بل روتين أسبوعي قصير يكتشف كل إخفاق في موضعه. تتحقق من التوصيلة عند الاستلام، ومن الفاتورة قبل دفعها، ومن الأسعار المتغيّرة على شاشة واحدة.

التوصيلات المتأخرة والبدائل المشتراة بسعر أعلى

تكلّف التوصيلات المتأخرة أكثر بكثير من مجرد فراغ في الرف. وجدت مجموعة مطاعم راقية أن نحو نصف توصيلات مُوردّيها وصلت متأخرة.

حين تتأخر توصيلة، يشتري الموظفون بديلًا بسعر أعلى بدلًا من حذف الطبق. ونادرًا ما يكون البديل ضمن العقود، فيحمل سعر التجزئة. ولا يُشكّك أحد في التكلفة الإضافية لأن المطبخ كان يحل مشكلة خدمة لا مشكلة شراء.

• وعد المورّد. لا يمكنك منع مورّد من التأخر، لكن يمكنك تفادي الشراء العشوائي. أولى الخطوات هي تدوين ما يعد به كل مورّد. سجّل أيام التوصيل لكل فرع والموعد الأخير للطلب في الجولة القادمة.
• جدول توصيلات Supy. يحفظ Supy أيام التوصيل والمواعيد الأخيرة لكل مورّد ولكل فرع، ويُوافق كل طلب شراء مع هذا الجدول. وبذلك يخرج الطلب في الوقت المناسب ليصل قبل نفاد المخزون. حين يرى أحد أفراد الفريق أن التوصيلة القادمة يوم الخميس، يطلب ما يكفي يوم الثلاثاء لتغطية الأربعاء بدلًا من الركض إلى المستودع.

تُخبرك البيانات نفسها بأي مورّد تأخر وكم مرة. المورّد الذي يتأخر مرة من كل مرتين ليس مشكلة يمكن التخطيط حولها.

سجل التوصيلات هو الدليل الذي تحمله إلى محادثتك القادمة معه. لمزيد من التفاصيل حول بناء هذا الملف، راجع إدارة مُوردي المطاعم، ويُرتّب نظام إدارة المُوردين في Supy الجداول والمواعيد الأخيرة في مكان واحد.

ارتفاعات الأسعار التي تظهر فقط بعد الدفع

ارتفاع سعر المورّد هو التكلفة الأهدأ في السلسلة. اكتشف أحد المشغّلين أن مكوّنًا رئيسيًا انتقل من 10 دولار/كغ إلى 13 دولار/كغ، ولم يُلاحَظ ذلك إلا بعد دفع الفواتير، لأن لا شيء نبّه إلى السعر الجديد عند الاستلام.

وبحلول الوقت الذي ظهر فيه الارتفاع في قائمة الأرباح والخسائر في نهاية الشهر، كان المطبخ يبيع الطبق بهامش الربح القديم منذ أسابيع.

• الأسعار في حركة مستمرة. تغييرات الأسعار لا تتوقف هي الأخرى. عبر 66 مليون سجل أسعار مُوردين، بمجرد أن يتغير سعر المورّد يتغير مجددًا خلال 19 يومًا في نحو نصف الحالات، لذا فإن السعر الذي تحققت منه الشهر الماضي غالبًا لا يزال خاطئًا. المراجعة الشهرية لتكاليف المُوردين بطيئة جدًا لمواكبة مورّد يُغير أسعاره كل بضعة أسابيع.
• التحقق عند الاستلام. الحل هو التحقق من السعر حيث يظهر أولًا: على الفاتورة عند الاستلام لا في قائمة الأرباح والخسائر بعد شهر. حدّد حد التباين بحيث يُبلَّغ عن أي بند يتجاوز السعر المتفق عليه بنسبة معينة قبل تسجيله.

يُطبّق Supy هذا الحد عند استلام الفواتير ويسرد كل الأسعار المتغيّرة على شاشة واحدة هي صفحة العناصر المستلمة. تُفتح على فلتر التباين في الأسعار، فلا ترى إلا الصفوف التي تغيّرت.

تقبل السعر الجديد فتتحدّث تكلفة الوصفة تلقائيًا. أو تستفسر عنه في دقائق، في الأسبوع ذاته الذي يحدث فيه.

الفواتير المدفوعة قبل أن يفحصها أحد

أسوأ نسخة من ارتفاع الأسعار هي تلك التي تدفعها دون أن تراها. أخبرتنا شركة تقديم طعام متعددة المواقع أن مورّدها الرئيسي كان يخصم تلقائيًا من بطاقة الشركة على كل فاتورة دون أي تحقق بينهما. جرى الخصم بـ150 دولارًا مقابل بضاعة بـ100 دولار، ولم ينتبه أحد حتى ذهب المال.

ضع شخصًا بين الفاتورة والدفع، وسيتولى Supy عملية المطابقة نيابةً عنه:

• قراءة الفاتورة. يستخرج Supy بنود الفاتورة وأسعارها ويُطابقها مع طلب الشراء.
• الإبلاغ عن الفجوة. يُبلَّغ عن أي رسوم تختلف عن السعر المتفق عليه قبل تسجيل الفاتورة في المخزون والحسابات.
• الموافقة أو الاستفسار. يرى المسؤول عن الموافقة الرقمين جنبًا إلى جنب ويقرر الموافقة أو الاستفسار أو طلب إشعار ائتمان.

عبر 6.43 مليون بند فاتورة، يتجاوز ما يقارب نصف البنود المُفوترة فوق السعر المتفق عليه ذلك السعر بنسبة 20% أو أكثر. والفاتورة التي لا يُطابقها أحد مع طلب الشراء هي أسهل مكان في السلسلة لدفع مبالغ زائدة للمورّد. لفهم طريقة عمل عملية الاستلام والإشعارات، راجع فواتير Supy وإشعارات الائتمان.

عمليات الفحص الأسبوعية التي تُبقي تكاليف المُوردين تحت السيطرة

ثلاثة إخفاقات وثلاثة فحوصات، ولا تستغرق أي منها أكثر من بضع دقائق أسبوعيًا. أجرِها في يوم ثابت وستكتشف كل إخفاق في الأسبوع الذي يحدث فيه لا في نهاية الشهر. يُبيّن الجدول أدناه الفحص المقابل لكل إخفاق والعلامة الدالة على تدهوره.

لمعرفة ما إذا كانت هذه الإخفاقات تكلّفك مالًا الآن، خذ فواتير آخر أربعة أسابيع. اطرح سؤالًا واحدًا على كل فاتورة: هل قارن أحد السعر المُفوتَر بالسعر المتفق عليه قبل الدفع؟

إذا كانت الإجابة لا، فابدأ بهذا الفحص لأنه يحمي أكبر قدر من المال بأقل جهد. يمكن أن تلي الفحوصات الخاصة بالتوصيلات وشاشة الأسعار بعد تثبيت فحص الفواتير.