استراتيجيات التحكم في التكاليف للمطاعم متعددة الوحدات
استراتيجيات التحكم في التكاليف للمطاعم متعددة الوحدات: إن إدارة سلسلة مطاعم مربحة تعني الحفاظ على التحكم الدقيق في التكاليف. مع تقلب أسعار المواد الغذائية وارتفاع نفقات العمالة، يجب على المشغلين متعددي المواقع مراقبة النتيجة النهائية باستمرار. التحدي كبير: في المطاعم، تستهلك تكاليف الأطعمة والمشروبات وحدها عادة 25-35٪ من الإيرادات، ويمكن أن تستهلك العمالة 30٪ أخرى أو أكثر. وهذا لا يترك مجالًا كبيرًا للخطأ نظرًا لمتوسط الهوامش الصافية البالغ ~ 5٪ فقط في الصناعة. إذا كنت لا تدير التكاليف بنشاط في جميع فروعك، فقد يفلت الربح من بين أصابعك.
لحسن الحظ، هناك استراتيجيات مثبتة لخفض التكاليف دون المساومة على الجودة أو تجربة الضيف. يضع هذا الدليل خمس استراتيجيات للتحكم في التكاليف مصممة خصيصًا لمشغلي المطاعم متعددة الوحدات - بدءًا من تشديد إدارة المخزون إلى تحسين التوظيف. تأتي كل استراتيجية مع خطوات قابلة للتنفيذ للتنفيذ عبر مواقعك. دعونا نتعمق في الصحة المالية لسلسلتك ونعززها.1. تحسين إدارة المخزون وتقليل النفايات
بالنسبة لمعظم المطاعم، فإن أكبر خط تكلفة هو تكلفة السلع المباعة (COGS) - وهي أساسًا مخزون الأطعمة والمشروبات الخاص بك. التحكم في COGS هو نقطة الصفر للتحكم في التكاليف. ابدأ بالتأكد من وجود عملية إدارة مخزون قوية (ونظام) في جميع الفروع. تشمل التكتيكات الرئيسية ما يلي: - تتبع استخدام المخزون والتباين: تعرف بالضبط على الكمية المستخدمة من كل مكون مقابل الكمية المشتراة. تخسر العديد من المطاعم المال بسبب الهدر والسرقة دون أن تدرك ذلك. على سبيل المثال، يهدر المطعم العادي حوالي 5-10٪ من الطعام الذي يشتريه. من خلال إجراء عمليات جرد منتظمة للمخزون ومراقبة تباين المخزون (الفرق بين الاستخدام النظري والاستخدام الفعلي)، يمكنك اكتشاف المشكلات مبكرًا - مثل الإفراط في التقسيم أو الهدر غير المسجل - واتخاذ الإجراءات التصحيحية. - تقليل المخزون الزائد: يؤدي الإفراط في التخزين إلى تقييد النقد وغالبًا ما يؤدي إلى التلف. قم بتعيين مستويات متساوية لكل عنصر في كل موقع (بناءً على معدلات الاستخدام) واطلب وفقًا لذلك. إذا كان الفرع يحتوي باستمرار على عنصر أكثر مما يستخدمه، فهذا هو المال الموجود على الرف (أو الأسوأ من ذلك، التوجه إلى سلة المهملات). يمنع الطلب الذكي، الذي يسترشد بالبيانات، الفائض المهدر. - الإدخال الأول والمخرج الأول (FIFO): تأكد من أن كل منفذ يستخدم FIFO في التخزين حتى يتم استخدام المنتج القديم أولاً. يمكن لهذا النظام البسيط أن يقلل بشكل كبير من انتهاء صلاحية الطعام في ساعتك. - تسجيل النفايات وتحليلها: اطلب من كل موقع تسجيل الفاقد اليومي (التسربات والتلف والأطعمة المحترقة وما إلى ذلك). يمكن أن تكشف مراجعة هذه السجلات عن الأنماط - على سبيل المثال، عملية إعداد معينة تنتج إهدارًا كبيرًا - والتي يمكنك معالجتها من خلال التدريب أو تعديلات الوصفات. وجدت إحدى المجموعات متعددة الفروع أنه من خلال تتبع النفايات واستهدافها بقوة، قاموا بتخفيض تكلفة الطعام بنسبة 2٪ عبر السلسلة. كل كيلوغرام من الطعام يتم حفظه من صندوق القمامة هو دفعة مباشرة لأرباحك النهائية. قم بتمكين مديري الفروع بالأدوات (مثل برامج المخزون وإجراءات التشغيل الموحدة الواضحة) والحوافز لتقليل الفاقد. وبمرور الوقت، حتى التخفيضات الصغيرة - نسبة مئوية هنا، ونسبة مئوية هناك - تضيف ما يصل إلى وفورات ضخمة في 10 أو 20 أو 50 موقعًا.
2. صمم قائمتك لتحقيق الربحية
خيارات القائمة لها تأثير عميق على التحكم في التكاليف. يمكن لقائمة مصممة جيدًا زيادة متوسط الهامش دون أن يلاحظ العملاء ذلك. يجب على مشغلي الوحدات المتعددة تحليل أداء القائمة بانتظام: - حساب تكلفة الطعام لكل عنصر: استخدم أدوات تكلفة الوصفة (أو جدول بيانات بسيط) لتحديد تكلفة إعداد كل طبق وهامش مساهمته. قد تندهش - في بعض الأحيان بالكاد ينكسر طبق الستيك الشهير حتى بمجرد أخذ جميع المكونات في الاعتبار. تستهدف العديد من السلاسل متوسط نسبة تكلفة الطعام حوالي 30٪، ولكن بعض العناصر ستكون أعلى أو أقل. - الترويج للعناصر ذات الهامش المرتفع: بمجرد معرفة الأطباق التي تتمتع بأفضل هوامش (وتحظى بشعبية)، قم بتمييزها بشكل بارز. قم بتدريب الموظفين على بيع هذه العناصر. حتى تعديل تخطيط القائمة أو الأوصاف لصالح العناصر المربحة يمكن أن يغير مزيج المبيعات لصالحك. - تقليم العناصر ذات الهامش المنخفض أو إصلاحها: إذا كان عنصر القائمة يحتوي على تكلفة طعام عالية بعناد (على سبيل المثال 50٪ +)، فإما إعادة تسعيره أو إعادة صياغة الوصفة أو إسقاطها. لا يوجد مكان للأبقار المقدسة هنا. تتمثل إحدى الطرق في استخدام مصفوفة هندسة القوائم (رسم الشعبية مقابل الربحية) لتحديد «الكلاب» (الربح المنخفض والشعبية المنخفضة) و «Plowhorses» (الربح المنخفض والشعبية العالية). ربما يجب أن تذهب الكلاب. قد تحتاج Plowhorses إلى تعديلات في الوصفة أو زيادة طفيفة في الأسعار لتحسين الربحية. - مكونات الاستخدام المتبادل: تصميم القوائم بحيث تستخدم الأطباق المتعددة نفس المكونات الأساسية. هذا يزيد من كفاءة الشراء ويقلل النفايات (لأن المكونات تتحول بشكل أسرع). حتى أن الفرع SOP يقترح مراجعة مكونات الوصفة شهريًا للتأكد من أنها تعكس المخزون الحالي وملاحظة أي تغييرات مطلوبة. إذا وجدت مكونًا يستخدم فقط في طبق واحد وغالبًا ما يتم التخلص منه، فهذا مرشح للتخلص منه أو استبداله. - التحكم في الحصص: لا تؤدي الحصص الكبيرة إلى تضخيم تكلفة الطعام فحسب، بل تؤدي أيضًا إلى الهدر عندما لا يتمكن رواد المطعم من الانتهاء. ضع في اعتبارك حجم الحصص المناسب واستخدام أدوات تقديم موحدة. قد تجد أنه يمكنك قص أوقية هنا أو هناك ولا أحد يشكو - لكن تكلفة طعامك تتحسن بنسبة مئوية. من خلال التعامل مع قائمتك كمستند حي يعتمد على البيانات، يمكنك زيادة ربحيتها بشكل منهجي. يكمن جمال العمليات متعددة الوحدات في أن تعديل القائمة في موقع رئيسي واحد، بمجرد إثبات ذلك، يمكن طرحه في جميع المتاجر للحصول على تأثير مضاعف.
3. التحكم في تكاليف العمالة باستخدام الجدولة الذكية
غالبًا ما يكون العمل هو الرقبة والرقبة مع COGS باعتبارها أكبر النفقات. بالنسبة للشركات متعددة المواقع، يمكن للجدولة غير الفعالة أو زيادة عدد الموظفين أن تستنزف بصمت آلاف الدراهم/الدولارات أسبوعيًا. قم بتنفيذ هذه التدابير: - استخدم بيانات المبيعات للجدولة: استفد من نقاط البيع وأنماط المبيعات التاريخية للموظفين في كل نوبة على النحو الأمثل. على سبيل المثال، إذا كانت أيام الاثنين والثلاثاء بطيئة باستمرار، فلا تقم بجدولة طاقم كامل «تحسبًا لذلك». على الجانب الآخر، تأكد من أن الفترات المزدحمة مزودة بالموظفين المناسبين للحفاظ على الخدمة (وتجنب إرهاق العمالة/دوران العمالة، الأمر الذي له تكاليفه الخاصة). - حدد ميزانيات ساعات العمل لكل فرع: أعط كل مطعم هدفًا لتكلفة العمالة (كنسبة مئوية من المبيعات أو بالساعات المسموح بها) وراقبها. غالبًا ما يستخدم المشغلون متعددو الوحدات مقاييس مثل نسبة تكلفة العمالة أو الساعات لكل غطاء يتم تقديمه إلى المواقع القياسية. إذا كان أحد المتاجر غريبًا (تكلفة عمالة أعلى بكثير لمبيعات مماثلة)، فابحث في السبب - ربما تكون عملية الإعداد الخاصة بهم غير فعالة أو أنهم يقومون بجدولة عدد كبير جدًا من الأشخاص في أوقات التوقف. - الموظفون المتقاطعون: يوفر التدريب المتبادل للموظفين للتعامل مع أدوار متعددة (على سبيل المثال، الطاهي التحضيري الذي يمكنه أيضًا تشغيل الشواية) المرونة لتغطية نوبات العمل دون زيادة عدد الموظفين. كما أنه يساعد المواقع الصغيرة على العمل مع أطقم أصغر حجمًا في الأيام البطيئة. - إدارة العمل الإضافي بقوة: يمكن أن يؤدي دفع معدلات العمل الإضافي إلى تفجير ميزانية العمل الخاصة بك. تتبع ساعات العمل وتأكد من قيام المديرين بقطع العمل الإضافي ما لم يكن ذلك ضروريًا للغاية. قد يكون من الأفضل إضافة موظف بدوام جزئي لملء الفراغ بدلاً من أن يقوم شخص ما بتخصيص 15 ساعة من الوقت التشغيلي. - تمكين المديرين المحليين، ولكن تحميلهم المسؤولية: امنح مديري المتاجر أدوات مثل برامج الجدولة ونماذج التنبؤ لإنشاء جداول فعالة. ثم راجع أداء العمل بانتظام. تتمتع بعض المجموعات متعددة الوحدات بمنافسة ودية، حيث تنشر لوحة معلومات عن تكلفة العمالة٪ حسب المتجر. لا يوجد مدير يريد أن يكون في أسفل تلك القائمة. لا يعني خفض تكلفة العمالة خفض الخدمة أو إرهاق الموظفين - بل يعني الجدولة بشكل أكثر ذكاءً. والنتيجة هي فريق أكثر إنتاجية والمزيد من المبيعات لكل ساعة عمل مدفوعة، مما يعزز الربحية بشكل مباشر.
4. تبسيط إدارة المشتريات والموردين
ما تدفعه مقابل المستلزمات الخاصة بك يؤثر بشكل مباشر على تكلفة البضائع. تتمتع المطاعم متعددة الفروع بميزة: القوة الشرائية. تأكد من أنك تستفيد من ذلك: - دمج الموردين: حيثما كان ذلك ممكنًا، قم بالتفاوض على عقود جماعية مع البائعين للحصول على تسعير الحجم. بدلاً من أن يقوم كل فرع بشراء المنتجات من موردين مختلفين، قم بتوجيه الحجم إلى واحد أو اثنين والتفاوض على الخصم. يحب الموردون الطلبات الكبيرة - يمكنك غالبًا الحصول على تكاليف أقل لكل وحدة بمجرد الوعد بحجم معين في جميع مواقعك. - قارن الأسعار وأعد المزايدة بانتظام: لا تشعر بالرضا عن البائعين القدامى إذا ارتفعت الأسعار. بالنسبة للسلع الرئيسية (اللحوم ومنتجات الألبان والسلع الجافة)، اطلب عروض الأسعار بشكل دوري من الموردين المتنافسين. حتى تخفيض السعر بنسبة 2٪ على عنصر كبير الحجم يعد أمرًا مهمًا على مستوى السلسلة. يقوم بعض المشغلين بتقديم عطاءات للبائعين سنويًا للحفاظ على نزاهة الموردين. - التحقق من الفواتير والعوائد: يمكن أن تحدث أخطاء أو حتى رسوم زائدة في فواتير المورد. تأكد من فحص كل عملية تسليم من حيث الكمية والجودة، وأن الفواتير تتطابق مع ما تم استلامه. تتبع أيضًا العوائد - إذا كانت صدور الدجاج لمورد معين تعاني من خسارة كبيرة في القطع، فقد لا يكون سعرها الأرخص أرخص في الواقع. يمكن الكشف عن هذه التفاصيل من قبل مديري المطابخ المهتمين ومشاركتها عبر السلسلة. - اطلب حسب الاحتياجات وليس العادة: استخدم بيانات المخزون والمبيعات لزيادة الشراء. تجنب الوقوع في فخ «نطلب دائمًا 10 حالات من X كل أسبوع» إذا لم يتم استخدام نصف ذلك الآن. قم بمواءمة الطلبات مع أنماط الاستخدام الفعلية (التي قد تتغير موسميًا أو مع تحديثات القائمة). أيضًا، شجع الفروع على التواصل - إذا كان الموقع A مكتظًا بالمنتج وكان الموقع B بحاجة إلى بعض العناصر، فقم بتسهيل النقل بدلاً من الشراء الجديد. - مراقبة أداء المورد: يمكن أن تتسبب عمليات التسليم المتأخرة أو الجودة المنخفضة في تكاليف خفية (عمليات الشراء الطارئة بأسعار أعلى، أو إهدار الطعام من التلف). احتفظ ببطاقات قياس الأداء لمورديك. إذا كان أداء بعض البائعين ضعيفًا باستمرار، ففكر في البدائل - الموثوقية هي جزء من التحكم في التكلفة أيضًا. تضمن المشتريات الفعالة عدم ترك الأموال على الطاولة في سلسلة التوريد الخاصة بك. قد يتطلب الأمر التنسيق (ربما وظيفة شراء مركزية أو مكالمات شهرية على الأقل مع جميع مديري الفروع)، لكن التوفير والاتساق يستحقان ذلك.
5. احتضن التكنولوجيا والتحليلات
في عملية متعددة الوحدات، لا يمكنك التواجد في كل مكان في وقت واحد - ولكن البيانات تستطيع ذلك. يوفر برنامج إدارة المطاعم الحديث لوحات معلومات وتحليلات تجعل التحكم في التكاليف أسهل بكثير: - أنظمة إدارة المخزون: كما تمت مناقشته، سيتتبع نظام IMS الجيد الاستخدام والهدر والتباين في الوقت الفعلي، ويمكن أن يقلل الخسائر المتعلقة بالمخزون بشكل كبير. إذا لم تكن قد قمت بذلك بالفعل، فاستثمر في واحدة تناسب احتياجاتك. - تحليلات نقاط البيع: يمكن لبيانات نقاط البيع الخاصة بك أن تعرض اتجاهات المبيعات حسب الساعة، حسب العنصر، حسب الموقع - وهي قيمة لا تقدر بثمن للجدولة وقرارات القائمة. تتكامل العديد من أنظمة نقاط البيع الآن مع أدوات المخزون والتوظيف، مما يمنحك رؤية شاملة. على سبيل المثال، يساعد ربط المبيعات باستنفاد المخزون في تحديد ما إذا كان الاستخدام الفعلي لا يتطابق مع المبيعات (السرقة أو الهدر المحتمل). - أدوات إدارة العمل: يمكن لبرنامج الجدولة مع التنبؤ أتمتة الكثير من عملية تحسين العمالة (وتقليل الوقت الإضافي). حتى أن بعض الأدوات تدمج بيانات الطقس أو الأحداث المحلية للتنبؤ بارتفاع الطلب. - لوحات المعلومات المركزية: قم بإعداد لوحة معلومات الشركة التي تسحب المقاييس الرئيسية من جميع المواقع: تكلفة الطعام، ونسبة العمالة، والهدر بالدولار، وما إلى ذلك، قم بمراجعتها أسبوعيًا أو شهريًا. تسلط هذه النظرة عالية المستوى الضوء بسرعة على القيم المتطرفة - ربما تبلغ تكلفة طعام أحد الفروع 34٪ بينما تبلغ تكلفة الفروع الأخرى 30٪. هذه إشارة للتحقيق في أفضل الممارسات أو الإجراءات التصحيحية ومشاركتها. - الذكاء الاصطناعي والتنبؤ: تنغمس مجموعات المطاعم الأكبر في الذكاء الاصطناعي للتنبؤ بكل شيء بدءًا من الطلب وحتى التسعير الأمثل. على الرغم من أنك لست بحاجة إلى تقنية متطورة للتحكم في التكاليف، فاحذر من ظهور أدوات جديدة (مثل الطلب المستند إلى الذكاء الاصطناعي الذي يتنبأ بالضبط بكمية كل عنصر لإعداده أو تخزينه لكل جزء من اليوم). يمكن أن يؤدي ذلك إلى تحسين هيكل التكلفة الخاص بك عن طريق منع الإنتاج الزائد ونفاد المخزون بطريقة دقيقة للغاية. خلاصة القول هي أنه لا يمكنك إدارة ما لا تقيسه. تساعدك التكنولوجيا على القياس بدقة واتساق. يمكن للاستثمار المسبق في الأنظمة المناسبة أن يدفع ثمنه عدة مرات من خلال توفير التكاليف وتحسين الكفاءة عبر مؤسستك. يعد الحفاظ على التكاليف تحت السيطرة عبر العديد من المطاعم أمرًا معقدًا، ولكن مع هذه الاستراتيجيات، يمكنك إدارة سفينة أكثر إحكامًا وحماية هوامشك. ابدأ باختيار مجال أو مجالين - على سبيل المثال، نفايات المخزون وجدولة العمالة - وقم بإجراء تحسينات في هذا الربع. من المحتمل أن ترى نتائج فورية. للتعمق في التحكم الذكي في التكاليف، اطلب نسخة تجريبية من Supy لمعرفة كيف تساعد منصتنا مشغلي الوحدات المتعددة على تقليل التباين في تكلفة الطعام وتبسيط العمليات. ولا تفوّت مدونتنا»أفضل 5 استراتيجيات للتحكم في تكلفة المطاعم» لمزيد من الأفكار حول تعزيز أرباحك النهائية.
