Rapprochement des relevés fournisseurs en restauration : repérer les écarts sur tous les sites

Le rapprochement des relevés fournisseurs est un contrôle mensuel. Vous prenez le relevé qu'un fournisseur envoie, qui est son enregistrement de tout ce qu'il a débité et crédité sur votre compte, et vous le vérifiez par rapport à vos propres bons de réception, factures et avoirs pour la même période. Là où les deux concordent, le compte est correct. Là où ils ne concordent pas, vous avez trouvé un écart à explorer : un avoir que le fournisseur doit, une facture pour des marchandises jamais arrivées, ou un avoir que vous avez enregistré et qu'il n'a jamais appliqué. Pour un groupe multi-sites, vous effectuez le même contrôle pour chaque site.

La plupart des groupes de restauration rapprochent chaque fournisseur principal une fois par mois, synchronisé avec le moment où ce fournisseur émet son relevé. Un rythme mensuel maintient le nombre de documents de chaque côté suffisamment petit pour les mettre en correspondance rapidement, et détecte un avoir manquant pendant que la livraison est encore fraîche. Les fournisseurs à fort volume, ou ceux où avoirs et retours sont fréquents, méritent une vérification plus régulière. L'objectif n'est pas de tout rapprocher en permanence. Il s'agit de clôturer le compte de chaque fournisseur selon un calendrier prévisible, de sorte que rien ne reste non résolu pendant des mois et ne devienne une dépréciation que personne ne peut expliquer.

Les avoirs se perdent généralement parce qu'un document n'a jamais été saisi dans le système. Un avoir est convenu par e-mail ou par téléphone et n'est jamais enregistré, il est donc invisible lorsque le relevé arrive. Parfois, un avoir est saisi comme une livraison négative, ce qui paraît correct mais ne s'impute sur rien. La quantité reçue et la quantité facturée peuvent aussi diverger, car ce sont deux champs distincts remplissant deux fonctions distinctes. Quand le relevé arrive, vos livres et ceux du fournisseur ne décrivent plus le même compte, et l'avoir manquant est noyé parmi des lignes qui paraissent correctes.

Une facture est une demande de paiement pour une seule livraison ou commande. Un relevé est le récapitulatif du fournisseur de l'ensemble de votre compte sur une période, généralement un mois, listant chaque facture, paiement et avoir qu'il a enregistré pour vous. Vous rapprochez les factures individuelles des bons de réception à l'arrivée des livraisons. Vous rapprochez le relevé de tous ces documents à la fois, pour confirmer que les deux parties concordent dans l'ensemble. Le relevé est là où un avoir qui n'a jamais atteint vos livres, ou une facture pour des marchandises que vous n'avez jamais reçues, apparaît finalement comme une différence sur laquelle vous pouvez agir.

Supy ne remplace pas le rapprochement par une correspondance en un clic. Il accélère la mise en correspondance en gardant chaque document précis et enregistré avant l'arrivée du relevé. L'enregistrement d'un retour fournisseur génère son avoir et le comptabilise comme un crédit fournisseur, de sorte que les avoirs convenus figurent déjà dans vos livres. Chaque bon de réception, retour, avoir et commande affiche un statut de synchronisation en temps réel, afin de voir quels documents ont atteint votre système comptable. L'enregistrement d'un lot de bons de réception les consolide en factures et clôture les avoirs correspondants. La plupart des lignes de relevé disposent alors déjà d'un document enregistré à mettre en correspondance.

Travaillez ligne par ligne et classez chaque différence dans l'un des trois types. Si le fournisseur affiche une charge pour laquelle vous n'avez pas de bon de réception, les marchandises ne sont peut-être jamais arrivées : demandez une preuve de livraison avant de payer. Si vous avez enregistré un retour mais que le relevé ne montre aucun avoir, l'avoir vous est dû et vous le réclamez. Si vous avez enregistré un avoir que le fournisseur n'a pas appliqué, envoyez-lui la référence. Conservez les justificatifs attachés à chaque document, afin que le prochain relevé commence à partir d'un compte sur lequel les deux parties sont déjà d'accord.

Rapprochez un compte à la fois, pas le groupe dans son ensemble. Chaque site reçoit ses propres livraisons, enregistre ses propres retours et reçoit son propre relevé, vous faites donc correspondre le relevé de chaque site à ses propres documents. Garder les avoirs limités à un seul compte est essentiel ici, car un avoir émis pour une marque ne doit jamais apparaître dans les livres d'une autre marque. Une fois chaque site rapproché, consultez les récupérations sur l'ensemble du groupe en une seule vue. Un écart dans un établissement tranquille reçoit ainsi la même attention que dans votre site le plus actif, et aucun compte de site ne dérive.