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Lieferantenabrechnung im Restaurant abstimmen: Lücken über alle Standorte aufdecken
Was eine Lieferantenabrechnung wirklich aufdeckt
Die Abstimmung einer Lieferantenabrechnung ist der Weg, um Geld zurückzufordern, das ein Lieferant Ihnen noch schuldet. Sie gleichen dessen Monatsabrechnung mit Ihren eigenen Wareneingangsscheinen, Rechnungen und Gutschriften ab, und jede Zeile, die nicht übereinstimmt, ist eine Rückforderung. Über alle Standorte hinweg kommen drei Lückentypen zum Vorschein: ausstehende, nie erstellte Gutschriften; in Rechnung gestellte Artikel, die nie eingetroffen sind; und Gutschriften, die Sie erfasst haben, die der Lieferant aber nie angewendet hat.
Jede Lücke ist Geld, und jede bleibt verborgen, bis beide Seiten gegenübergestellt werden. Die drei Lückentypen vorab zu kennen beschleunigt die monatliche Prüfung, weil Sie bereits wissen, wonach Sie suchen.
| Lückentyp | Lieferantenabrechnung zeigt | Ihre Unterlagen zeigen |
|---|---|---|
| Gutschrift ausstehend, nie erstellt | Vollständige Belastung, keine Gutschriftszeile | Erfasste Retoure mit fälliger Gutschrift |
| Rechnung gestellt, Ware nie erhalten | Belastung für die Lieferung | Kein Wareneingangsschein dafür |
| Gutschrift erfasst, nicht angewendet | Der ursprüngliche Saldo | Eine dagegen gebuchte Gutschrift |
Warum die Lücken zwischen den Abrechnungen entstehen
Lücken kommen selten von einem unehrlichen Lieferanten. Sie entstehen aus Unterlagen, die sich nie begegnet sind. Eine Gutschrift wird per E-Mail vereinbart und nie erfasst, sodass sie unsichtbar ist, wenn die Abrechnung eintrifft. Eine Gutschrift wird als negative Lieferung eingetragen, sodass nichts gegen die ursprüngliche Belastung ausgeglichen wird. Eingegangene Menge und berechnete Menge driften auseinander, weil sie zwei bewusst getrennte Felder sind. Bestellungen bleiben monatelang offen, sodass niemand sicher ist, was tatsächlich eingetroffen ist.
Zum Abrechnungsstichtag beschreiben Ihre Bücher und die des Lieferanten nicht mehr dasselbe Konto. Die Lösung ist nicht mehr Nachfassen. Es ist das Erfassen von Retouren und Gutschriften an einem Ort, damit sie bereits vor dem Eintreffen der Abrechnung mit dem Lieferanten übereinstimmen.
Wie genaue, gebuchte Unterlagen den Abgleich beschleunigen
Wenn jedes Dokument bereits korrekt und gebucht ist, hört die Abstimmung auf, Detektivarbeit zu sein. Die Erfassung einer Lieferantenretoure erstellt automatisch die zugehörige Gutschrift und bucht sie als Lieferantengutschrift in Ihre Buchhaltung. Die Gutschrift steht in Ihren Büchern in dem Moment, in dem sie vereinbart wird, und nicht Wochen später.
Jeder Wareneingangsschein, jede Retoure, Gutschrift und Bestellung zeigt außerdem einen Live-Buchungsstatus. Sie sehen auf einen Blick, welche Dokumente Ihr Buchhaltungssystem bereits erreicht haben und welche nicht. Das Buchen eines Stapels Wareneingangsscheine fasst diese zu Rechnungen zusammen, schließt die zugehörigen Gutschriften ab und synchronisiert das Ergebnis. Wenn die Abrechnung eintrifft, haben die meisten Zeilen bereits ein gebuchtes Dokument zum Abgleichen, mit einem verlässlichen Status.
Der Unterschied liegt im Aufwand. Einen Monat über sechs Standorte manuell abzustimmen, Gutschriften per E-Mail einzufordern, kann vier Tage dauern. Wenn jede Zeile bereits auf ein gebuchtes Dokument zeigt, dauert derselbe Monat etwa drei Stunden.
Alle Standorte abstimmen, ohne sie zu vermischen
Eine Gruppe stimmt nicht ein Konto ab. Sie stimmt eines pro Lieferant, pro Standort und manchmal pro Marke ab. Supy begrenzt jede Gutschrift auf ein einzelnes Betreiberkonto, sodass eine Gutschrift einer Marke nie in den Büchern einer anderen Marke landet. Sie stimmen die Abrechnung jedes Standorts gegen die eigenen Dokumente dieses Standorts ab und lesen die Rückforderungen dann für die gesamte Gruppe in einer Ansicht.
So erhält eine Lücke in einer kleinen Filiale dieselbe Aufmerksamkeit wie eine in Ihrer umsatzstärksten. In einem Beispielquartal brachten vier Standorte 3.140 Dollar an Gutschriften ans Licht, die sonst in drei verschiedenen Abrechnungen vergraben geblieben wären. Dieselben Beschaffungsunterlagen, die die Bestellung aufgeben, liefern auch den Nachweis, den Sie bei der Abstimmung brauchen.
Beginnen Sie mit einem Lieferanten und einem Monat. Holen Sie die aktuelle Abrechnung dieses Lieferanten, und stellen Sie Ihre Wareneingangsscheine, Rechnungen und Gutschriften für denselben Zeitraum gegenüber, einen Standort nach dem anderen. Markieren Sie jede Zeile, die kein zugehöriges, gebuchtes Dokument hat. Diese markierte Liste ist Ihre Rückforderung.
Wenn der manuelle Aufbau Tage statt Stunden dauert, liegt das Problem vorgelagert, in Unterlagen, die noch nicht übereinstimmen, und das ist der Teil, der sich zuerst lohnt zu beheben. Bitten Sie in einer Demo darum, den Live-Buchungsstatus einer Gutschrift zu sehen, und wie eine erfasste Retoure selbstständig in Ihre Buchhaltung bucht.
