Volume d'achat en hausse, chiffre d'affaires stable : trouvez où va votre stock

Cela signifie que vous achetez plus de marchandises que vos ventes ne le justifient, et que la différence va ailleurs qu'à la caisse. Il n'y a que quatre destinations possibles : un artefact de données qui simule la perte, un surdosage des portions, du gaspillage non enregistré ou de la démarque. Seul, le chiffre global ne peut pas vous dire lequel. Analyser l'écart article par article le peut. Un volume d'achats croissant avec des ventes stables est un signal pour lancer ce diagnostic, non un verdict sur votre équipe. L'objectif est de trouver la cause avant qu'elle ne s'aggrave, car un petit écart inexplicable sur une grande base d'achats s'accumule vite.

En identifiant où se concentre l'écart par article plutôt que la valeur globale. Des écarts sur des plats avec de grandes portions indiquent généralement un surdosage des portions, il faut donc comparer à nouveau la recette à la portion servie. Des écarts sur des denrées périssables et des articles de préparation indiquent généralement un gaspillage non enregistré, il faut donc consigner les pertes à la préparation et au service. Des écarts sur des articles secs ou de grande valeur sans explication de gaspillage ou de portionnement indiquent de la démarque, il faut donc renforcer la réception, les inventaires et les autorisations. Si un petit écart apparaît sur presque chaque article, remettez d'abord les données en question, pas les employés. Le schéma des articles fait le diagnostic à votre place.

Parce qu'un écart est aussi fiable que les données qui le sous-tendent. Un bon de commande reçu mais jamais enregistré fait paraître le stock inférieur à ce qu'il est. Un élément de menu sans recette associée ne consomme jamais ses ingrédients, qui apparaissent alors comme excédent ou perte ailleurs. Une discordance d'unité de mesure entre l'inventaire et la recette génère un grand faux écart. Chacun de ces cas ressemble à une perte, mais n'est qu'un artefact. Éliminez-les d'abord : vérifiez que les commandes sont enregistrées, les recettes associées et les unités concordantes. Une perte réelle se concentre sur des articles spécifiques ; un artefact a tendance à se répartir sur beaucoup.

En comparant le stock théorique au réel compté pour chaque article, et pas seulement le total. Le stock théorique est ce que le système s'attend à ce que vous ayez après chaque réception et chaque consommation de recette. Le réel compté est ce qui se trouve réellement en rayon. L'écart entre les deux est la différence, et l'analyser article par article montre quels produits se vident. Comme des causes différentes touchent des articles différents, la forme de l'écart indique la cause. C'est la différence entre savoir qu'on a un problème et savoir exactement où il se situe.

Le stock théorique est la quantité que le système s'attend à ce que vous déteniez, calculée à partir de chaque réception de marchandises qui augmente le stock et de chaque consommation de recette qui le réduit. Supy maintient ce chiffre en permanence à jour, de sorte que lors de l'inventaire, votre écart est mesuré par rapport à un chiffre en temps réel plutôt qu'à un chiffre obsolète. C'est important car un écart n'est fiable que si la partie théorique est exacte. Si les réceptions ne sont pas comptabilisées ou si les recettes ne sont pas liées, le chiffre théorique est faux et l'écart n'a aucun sens. Des saisies propres font du stock théorique une ligne de base fiable, ce qui permet à l'écart par article de désigner une cause.

Les denrées sèches et les articles à forte valeur qui présentent des écarts sans explication de gaspillage ou de portionnement sont ceux à surveiller. Les denrées périssables qui perdent du stock signifient généralement une avarie ou une sur-préparation, ce qui correspond à du gaspillage. Les plats avec de grandes portions qui perdent du stock signifient généralement un surdosage des portions. Mais un article scellé, stable à température ambiante et à forte valeur, tel que des spiritueux haut de gamme ou des protéines coûteuses, n'a aucune raison naturelle de disparaître entre les livraisons. Lorsque ces articles présentent un écart constant et que les recettes ainsi que les inventaires sont corrects, la démarque est la cause probable. La réponse consiste en des contrôles de réception plus stricts, des inventaires plus précis et la restriction des personnes autorisées à ajuster le stock.

Assez souvent pour qu'un écart soit détecté pendant que la cause est encore fraîche. Un inventaire complet mensuel est le minimum pour la plupart des groupes multi-sites, mais les catégories à forte valeur ou à rotation rapide bénéficient d'inventaires tournants plus fréquents entre-temps. Des inventaires fréquents rendent la boucle corriger-et-confirmer fiable : vous modifiez une chose, vous recomptez et vérifiez si l'écart sur ces articles s'est comblé. Attendre un trimestre entier laisse plusieurs causes se chevaucher, si bien que vous ne pouvez pas déterminer quelle correction a fonctionné. Des inventaires plus courts et plus réguliers transforment une vague surprise annuelle en un signal spécifique et corrigeable sur lequel vous pouvez agir.