Fiche de suivi des pertes en restauration : ce qu'il faut noter pour que les chiffres concordent

Ce qui doit figurer dans une fiche de suivi des pertes en restauration

Une fiche de suivi des pertes fonctionne quand chaque ligne consigne quatre informations : l'article, la quantité dans l'unité d'achat, le motif et l'étape où la perte s'est produite. S'il en manque une, la ligne ne peut pas être déduite du stock — la perte n'atteint jamais votre coût matière (food cost). Cet article explique ce qui doit figurer dans chaque colonne et comment relier la fiche à votre inventaire pour que les totaux concordent.

La plupart des cuisines tiennent déjà une forme de journal — le problème n'est rarement une colonne manquante. Le problème, c'est que la fiche vit en dehors de votre inventaire et que les chiffres ne se rejoignent jamais. Commencez avec cette structure, et chaque ligne reste exploitable :

Quatre champs portent l'essentiel, et chacun a sa place :

• Article. L'ingrédient tel qu'il apparaît dans votre liste de stock — pas le plat pour lequel il était prévu.
• Quantité. Ce qui a été perdu, dans l'unité dans laquelle vous achetez l'article.
• Motif. Pourquoi c'est parti à la poubelle, sélectionné dans une courte liste fixe.
• Étape. Où cela s'est produit, de la livraison au service.

Ajoutez également une date et le nom de la personne qui a saisi chaque ligne, pour qu'un responsable puisse rattacher l'entrée à un service. Gardez chaque cellule courte — une cellule est un libellé, pas une phrase.

Saisir la quantité dans l'unité d'achat, pas l'article que vous jetez

Consignez chaque quantité dans l'unité dans laquelle vous achetez l'article. Si vous achetez l'huile au litre, consignez des litres. Si vous achetez le poulet au kilogramme, consignez des kilogrammes.

• Conflit d'unités. Une cuisine saisissait les pertes à l'unité, alors que le système comptait le même stock à la tablette. Un membre de l'équipe devait recalculer manuellement chaque entrée avant qu'elle soit exploitable.
• Visibilité dans les rapports. L'unité détermine aussi si le chiffre apparaît dans vos rapports. Une ligne saisie comme « demi-palette » ne peut pas être déduite d'un stock tenu en bouteilles — elle n'atteindra jamais le rapport d'écart. Choisissez une unité par article — celle de votre facture fournisseur — et tenez-vous-y sur toute la fiche.
• Poids de parage. Les articles pondéraux nécessitent une règle supplémentaire : consignez ce que vous avez jeté, pas ce avec quoi vous avez commencé. Si une poitrine de bœuf perd du poids par le parage et la cuisson, c'est le parage qui constitue la ligne de perte, pas la viande crue. Consigner le poids brut double le stock, parce que la viande cuite est encore dans l'assiette.

Rendre le motif obligatoire

Une quantité vous dit combien a été perdu ; le motif vous dit quoi changer. Sans motif, un responsable qui lit la fiche un jour de repos voit deux portions de frites à la poubelle et ne peut pas dire pourquoi. Rendez le champ motif obligatoire et donnez à l'équipe une courte liste fixe plutôt qu'un champ texte libre :

• Avarié. Périmé avant utilisation.
• Surdosé. Portionné plus lourd que la recette.
• Brûlé. Cramé ou raté en ligne.
• Tombé. Renversé ou tombé par terre.
• Perte de parage. La perte normale de coupe et de nettoyage.
• Périmé. Au-delà de la date limite en stock.

Une liste fixe bat un champ texte libre. Elle maintient les saisies rapides et permet de totaliser les pertes par cause en fin de semaine.

• Causes récurrentes. « Avarié en chambre froide », noté à répétition, est un problème de stockage ou de commande. « Brûlé », à répétition, est un problème de ligne. Même total, deux solutions différentes — et la colonne motif est la seule chose qui les distingue.
• Entrées inhabituelles. Ajoutez une photo ou une note d'une ligne à l'entrée inhabituelles qui en a besoin. Un plateau de burgers manquant sans explication est l'entrée qu'un responsable aura le plus envie de comprendre — et la plus difficile à retrouver une fois le service terminé.

Relier la fiche à votre stock pour que les chiffres concordent

Une fiche qui existe séparément de votre inventaire est la première raison pour laquelle les pertes ne concordent pas. Saisissez une ligne sur papier ou dans un tableur autonome, et votre chiffre de stock ne bouge pas. L'inventaire de fin de mois affiche alors un manque correspondant à ces pertes, et rien dans la fiche n'explique l'écart.

La solution est de consigner les pertes au sein du système d'inventaire restaurant qui contient déjà votre stock, afin que chaque ligne soit déduite du stock au moment de la saisie.

• Déduction du stock. C'est ce que fait l'enregistrement des pertes de Supy. Un membre de l'équipe consigne l'article, la quantité et le motif en quelques secondes sur son téléphone, sélectionne dans vos propres catégories, et l'entrée est immédiatement déduite du stock. Le coût matière (food cost) de ces pertes apparaît ensuite par établissement, période et catégorie, ce qui permet au siège de comparer les sites sans avoir à collecter une fiche dans chacun.
• Fin de la double saisie. Consigner en un seul endroit évite la double saisie qui décourage les équipes. Un opérateur tapait chaque jour des dizaines d'articles perdus dans un tableur, puis les mêmes articles à nouveau pour corriger le stock. Une entrée doit faire les deux à la fois.
• Un écart lisible. Supposons qu'une cuisine consigne des pertes d'huile de friture à chaque service. Sur une semaine, cela représente 12 litres que le système a déjà déduits du stock. L'écart d'huile qui se retrouvait inexpliqué dans le rapport mensuel a maintenant une cause en regard.

Une fois la fiche alimentée par le stock, vous pouvez suivre où vont vos pertes dans le temps et voir si une action tient sur la durée.

Trois vérifications vous indiquent si votre fiche porte son poids :

• Unité. Chaque quantité est dans l'unité d'achat de l'article.
• Motif. Chaque ligne porte un motif issu d'une liste fixe.
• Déduction. Les pertes consignées sont déduites de votre stock, au lieu de s'arrêter à la fiche.

Si elles s'arrêtent à la fiche, corrigez cela en premier, car c'est ce qui empêche les pertes d'atteindre votre coût matière (food cost). Commencez cette semaine avec la structure ci-dessus, tenez l'équipe aux quatre colonnes, et lisez les totaux par cause chaque vendredi.