Schwundprotokoll für Restaurants: Was Sie erfassen müssen, damit die Zahlen aufgehen

Was in ein Schwundprotokoll für Restaurants gehört

Ein Schwundprotokoll funktioniert, wenn jede Zeile vier Dinge erfasst: den Artikel, die Menge in der Einheit, in der Sie ihn kaufen, den Grund und die Phase, in der es passiert ist. Fehlt eines davon, kann die Zeile nicht vom Bestand abgezogen werden – der Schwund erreicht niemals Ihren Wareneinsatz. Dieser Artikel zeigt, was in jede Spalte gehört und wie Sie das Protokoll mit dem Bestand verknüpfen, damit die Summen stimmen.

Die meisten Küchen führen bereits irgendeine Art von Protokoll – das Problem ist selten eine fehlende Spalte. Das Problem ist, dass das Protokoll für sich allein steht und die Zahlen niemals mit dem Bestand zusammenkommen, aus dem sie stammen. Beginnen Sie mit diesem Layout, und jede Zeile bleibt aussagekräftig:

Vier Felder tragen das Gewicht, und jedes hat seinen Platz:

• Artikel. Die Zutat, wie sie in Ihrer Bestandsliste erscheint – nicht das Gericht, für das sie bestimmt war.
• Menge. Wie viel verloren ging, in der Einheit, in der Sie den Artikel kaufen.
• Grund. Warum es verschwendet wurde, ausgewählt aus einer kurzen festen Liste.
• Phase. Wo es passiert ist, von der Lieferung bis zum Service.

Fügen Sie außerdem ein Datum und den Namen desjenigen hinzu, der jede Zeile eingetragen hat, damit ein Manager den Eintrag auf eine Schicht zurückverfolgen kann. Halten Sie jede Zelle so kurz. Eine Zelle ist ein Label, kein Satz.

Menge in der Einkaufseinheit erfassen, nicht das Stück, das Sie wegwerfen

Erfassen Sie jede Menge in der Einheit, in der Sie den Artikel einkaufen. Wenn Sie Öl literweise kaufen, erfassen Sie Liter. Wenn Sie Hühnchen kilogrammweise kaufen, erfassen Sie Kilogramm.

• Einheitenkonflikt. Eine Küche erfasste Schwund stückweise, während das System denselben Bestand tablettenweise zählte. Ein Teammitglied musste dann jeden Eintrag manuell umrechnen, bevor er aussagekräftig war.
• Berichtssichtbarkeit. Die Einheit entscheidet auch, ob die Zahl in Ihren Berichten erscheint. Eine als „halbe Palette" erfasste Zeile kann nicht von einem Bestand abgezogen werden, der in Flaschen gehalten wird – sie erreicht den Abweichungsbericht nie. Wählen Sie eine Einheit pro Artikel – die auf Ihrer Lieferantenrechnung – und halten Sie das gesamte Protokoll daran.
• Zuschnittsgewicht. Gewichtsartikel brauchen eine weitere Regel: Erfassen Sie, was Sie weggeworfen haben, nicht womit Sie begonnen haben. Wenn ein Brisket durch Zuschnitt und Garen an Gewicht verliert, ist der Zuschnitt die Schwundzeile, nicht der Rohbraten. Das Rohgewicht zu erfassen zählt den Bestand doppelt, weil das gegarte Fleisch noch auf dem Teller ist.

Den Grund zum Pflichtfeld machen

Eine Menge sagt Ihnen, wie viel verloren ging; der Grund sagt Ihnen, was zu ändern ist. Ohne Grund sieht ein Manager, der das Protokoll an einem freien Tag liest, zwei Portionen Pommes im Müll und kann nicht sagen, warum. Machen Sie das Grundfeld verpflichtend und geben Sie dem Team eine kurze feste Liste statt eines Freitextfeldes:

• Verdorben. Vor der Verwendung abgelaufen.
• Überdosiert. Schwerer als das Rezept portioniert.
• Übergegessen. Auf der Linie verbrannt oder ruiniert.
• Fallen gelassen. Verschüttet oder auf den Boden gefallen.
• Vorbereitungsverlust. Der normale Verlust durch Schneiden und Reinigen.
• Abgelaufen. Über das Mindesthaltbarkeitsdatum hinaus im Lager.

Eine feste Liste schlägt ein Freitextfeld. Sie hält Einträge schnell und ermöglicht es, Schwund am Ende der Woche nach Ursache zu summieren.

• Wiederkehrende Ursachen. „Im Kühlraum verdorben“, immer wieder erfasst, ist ein Lagerungs- oder Bestellproblem. „Übergegessen“, immer wieder, ist ein Linienproblem. Gleiche Summe, zwei verschiedene Lösungen – und die Grundspalte ist das Einzige, was sie unterscheidet.
• Ungewöhnliche Einträge. Fügen Sie dem ungewöhnlichen Eintrag, der es braucht, ein Foto oder eine einzeilige Notiz bei. Ein fehlendes Tablett Burger ohne Erklärung ist der Eintrag, den ein Manager am meisten hinterfragen möchte – und der am schwierigsten zu verfolgen ist, wenn die Schicht vorbei ist.

Das Protokoll mit Ihrem Bestand verknüpfen, damit die Zahlen aufgehen

Ein Protokoll, das getrennt von Ihrer Inventur existiert, ist der Hauptgrund dafür, dass Schwund nicht aufgeht. Erfassen Sie eine Zeile auf Papier oder in einer eigenständigen Tabelle, und Ihre Bestandszahl bewegt sich nicht. Die Monatsabschluss-Inventur fällt dann um diesen Schwund kurz, und nichts auf dem Protokoll erklärt die Lücke.

Die Lösung besteht darin, Schwund innerhalb des Restaurant-Inventarsystems zu erfassen, das bereits Ihren Bestand enthält, damit jede Zeile beim Eingeben vom Bestand abgezogen wird.

• Es zieht vom Bestand ab. Das ist es, was Supys Schwunderfassung tut. Ein Teammitglied erfasst Artikel, Menge und Grund in Sekunden auf dem Telefon, wählt aus Ihren eigenen Kategorien, und der Eintrag wird sofort vom Bestand abgezogen. Die Kosten dieses Schwunds erscheinen dann nach Filiale, Zeitraum und Kategorie, sodass die Zentrale Standorte vergleichen kann, ohne von jedem ein Protokoll einzusammeln.
• Es beendet die Doppeleingabe. Die Erfassung an einem Ort verhindert die Doppeleingabe, die Teams aufgibt. Ein Betreiber tippte täglich Dutzende verschwendeter Artikel in eine Tabelle, dann dieselben Artikel erneut, um den Bestand zu korrigieren. Ein Eintrag sollte beide Jobs erledigen.
• Er liefert eine lesbare Abweichung. Angenommen, eine Küche erfasst Speiseölschwund jede Schicht. Über eine Woche sind das 12 Liter, die das System bereits vom Bestand abgezogen hat. Die Öllücke, die früher ungeklärt im Monatsbericht saß, hat jetzt eine Ursache daneben.

Sobald das Protokoll den Bestand speist, können Sie verfolgen, wohin Ihr Schwund im Laufe der Zeit geht, und sehen, ob eine Lösung hält.

Drei Prüfungen sagen Ihnen, ob Ihr Protokoll sein Gewicht trägt:

• Einheit. Jede Menge ist in der Einheit, in der Sie den Artikel kaufen.
• Grund. Jede Zeile trägt einen Grund aus einer festen Liste.
• Abzug. Der erfasste Schwund wird von Ihrem Bestand abgezogen, anstatt am Protokoll zu stoppen.

Wenn er am Protokoll stoppt, beheben Sie das zuerst, denn das ist es, was den Schwund aus Ihrem Wareneinsatz heraushält. Beginnen Sie in dieser Woche mit dem obigen Layout, halten Sie das Team an die vier Spalten, und lesen Sie die Summen nach Ursache jeden Freitag.