Réceptionner des marchandises sans bon de commande : maintenir des stocks justes

Que faire dès que des marchandises arrivent sans bon de commande

Lorsque vous réceptionnez des marchandises dans un restaurant sans bon de commande (BC) correspondant, enregistrez la livraison le jour même. Un bon de réception sans commande ou un scan IA de facture met à jour le stock et les coûts sur le site, et vous liez le bon au BC ultérieurement s'il en existe un. Le contrôle des prix détecte une livraison facturée à 8 % au-dessus du prix convenu. Cet article présente les trois situations sans BC et la solution unique pour chacune.

Les livraisons sans BC se produisent constamment, qu'il s'agisse d'un appel direct à un fournisseur ou d'un achat en cash & carry. Une livraison non enregistrée fait apparaître un stock inexistant et un coût qui n'a jamais bougé. Trois situations couvrent presque toutes les livraisons sans BC, et chacune a une solution que vous engagez directement à la porte de réception.

Quand la commande a été passée hors système

Beaucoup de commandes ne débutent jamais sous forme de BC. Un responsable appelle ou envoie un message au fournisseur pendant un service chargé, ou achète au comptant dans un cash & carry, de sorte que les marchandises arrivent avant que quiconque génère un document. Un groupe multi-sites peut traiter 15 de ces cas par semaine sans s'en rendre compte.

• Enregistrer avec un bon de réception sans commande. Ouvrez un bon de réception sans commande sur le site qui a reçu la livraison, ajoutez les articles et les quantités, et téléchargez une photo de la facture fournisseur ou du ticket de caisse. La validation du bon met à jour le stock disponible et le coût moyen de l'article immédiatement. L'inventaire suivant et le prochain chiffre de coût des marchandises vendues (COGS) incluront alors la livraison.
• Lier ultérieurement à un BC s'il est créé. Si quelqu'un crée un BC pour cette commande plus tard, liez le bon de réception via l'application web ou le téléphone. Cela fonctionne même si le bon a été créé sans référence de BC. Le lien rattache la livraison à la commande d'origine, de sorte que la chaîne complète est réconciliée et que personne ne comptabilise les mêmes marchandises deux fois. Les outils d'approvisionnement de Supy conservent ce lien que le BC soit arrivé en premier ou en dernier, et notre guide sur un système de gestion des bons de commande explique comment les deux s'articulent.

Quand la facture n'a pas de numéro de bon de commande à associer

Le scan IA de facture lit une facture fournisseur et en extrait le fournisseur, les lignes d'articles, les quantités et les prix. Il associe ensuite automatiquement la facture au bon de commande correspondant.

Cette association nécessite un numéro de BC sur la facture. Un fournisseur peut omettre ce numéro, ou il n'y avait pas de BC au départ. Dans les deux cas, la facture ne peut pas s'associer d'elle-même, et vous la réceptionnez manuellement.

• Réceptionner sans commande et laisser le contrôle des prix agir. Créez le bon de réception pour le fournisseur et le site, et laissez le scan renseigner les lignes. Supy vérifie chaque prix reçu par rapport au prix convenu pour ce fournisseur et cet article. Supy signale une ligne facturée à 8 % au-dessus du prix convenu comme un écart avant que quoi que ce soit soit comptabilisé. Le même contrôle s'applique à une livraison sans BC comme à une livraison associée, de sorte qu'une commande hors système ne laisse aucune lacune dans votre contrôle des prix.
• Soumettre les écarts importants à validation. Définissez un seuil d'écart pour qu'une ligne signalée soit mise en attente d'approbation. Les autorisations la font passer par jusqu'à cinq approbateurs, choisis selon le site et la valeur de la commande, avant la validation du bon. L'équipe du site réceptionne toujours les marchandises et maintient le service, tandis que le service financier décide d'accepter le nouveau prix ou d'émettre un avoir auprès du fournisseur.

Quand un article livré n'est pas dans votre catalogue

Parfois, le problème ne tient pas du tout au BC. Un chauffeur laisse un produit que le site n'a jamais acheté auparavant, de sorte qu'il n'y a rien dans le catalogue pour le réceptionner. Les conseils habituels disent de le mettre de côté et d'envoyer un e-mail aux achats, ce qui n'enregistre rien et laisse la fiche article incomplète.

• Résoudre au point de réception. Ajoutez l'article au catalogue de ce site, puis réceptionnez-le, ou associez la ligne livrée à un article que vous gérez déjà sous un autre code fournisseur. Supy vérifie que chaque article d'un bon de réception est disponible sur le site réceptionnaire avant de permettre la validation. Un nouveau produit doit être configuré pour ce site en premier. Ce contrôle empêche qu'une livraison ponctuelle soit comptabilisée sur le mauvais article et fausse silencieusement un coût de recette.
• Garder la fiche article à jour en permanence. Corriger la ligne du catalogue à la porte plutôt qu'après la clôture mensuelle signifie que l'article porte un coût réel dès sa première livraison. Le laisser non résolu fait que cet ingrédient reste à zéro, de sorte que toute recette qui l'utilise paraît moins chère qu'elle ne l'est jusqu'au prochain inventaire complet.

Réceptionner sur le bon site et le bon centre de coût

Une livraison sans BC est facile à réceptionner sur le mauvais site, car aucune commande ne l'oriente vers un établissement. Sur une livraison groupée pour plusieurs établissements, celui qui la réceptionne peut comptabiliser l'ensemble sur un seul établissement par erreur. Cet établissement paye alors pour le stock que les autres ont pris, et un bon de réception validé ne peut pas simplement être supprimé.

• Vérifier le site avant de valider. Supy valide que chaque ligne est disponible sur le site réceptionnaire, ce qui intercepte le stock destiné à un établissement qui ne le gère pas. Sur un bon multi-sites, vous pouvez réaffecter des lignes individuelles à un autre centre de coût, avec une vérification de disponibilité en temps réel, de sorte que chaque établissement est facturé pour ce qu'il a réellement pris.
• Valider une fois et passer à la suite. Parce qu'un bon de réception validé est enregistré dans votre stock et vos comptes et ne peut pas être supprimé, le bon moment pour corriger le site et le prix est à la réception, pas après la clôture. Enregistrer la livraison le jour même maintient le stock en direct et le coût moyen corrects sur chaque site. Une livraison scannée sur le téléphone mais jamais enregistrée comme bon de réception ne laisse aucune donnée d'achat. C'est une cause fréquente d'un écart d'inventaire important que personne ne peut expliquer une semaine plus tard.

Quelle que soit la situation, le premier geste est le même. Enregistrez la livraison le jour de son arrivée, avec ou sans bon de commande. Chaque cas a une solution, et toutes se règlent à la porte de réception, pas en fin de mois.

Prenez cette habitude et l'inventaire, les coûts et la marge resteront justes sur chaque site, que le bon de commande rattrape ou non les marchandises.