استلام بضائع المطعم بدون طلب الشراء: الحفاظ على دقة المخزون

ما يجب فعله فور وصول البضائع بدون طلب شراء

عند استلام بضائع في مطعم بدون طلب شراء مطابق، سجّل التسليم في اليوم نفسه. يقوم وصل الاستلام بدون طلب شراء أو مسح فاتورة الذكاء الاصطناعي بتحديث المخزون والتكاليف في الموقع، وتربط الوصل بطلب شراء لاحقًا إن وُجد. يكتشف التحقق من الأسعار تسليمًا مُفوترًا بزيادة 8 % عن السعر المتفق عليه. تستعرض هذه المقالة الحالات الثلاث بدون طلب شراء والحل الواحد لكل منها.

تصل التسليمات بدون طلب شراء باستمرار، سواء من اتصال مباشر بمورّد أو من عملية شراء نقدية من متجر الجملة. إن تُركت تسليمة غير مسجلة، أظهر الفرع مخزونًا لا يملكه وتكلفةً لم تتحرك. تغطي ثلاث حالات تقريبًا كل تسليم بدون طلب شراء، ولكل منها حل تبدأه عند باب الاستلام.

عندما يُوضع الطلب خارج النظام

كثير من الطلبات لا تبدأ أبدًا كطلب شراء. يتصل مدير بمورّد أو يراسله أثناء خدمة مزدحمة، أو يشتري نقدًا من متجر الجملة، فتصل البضائع قبل أن يُعدّ أي مستند. يمكن أن تصل مجموعة متعددة المواقع إلى 15 من هذه الحالات أسبوعيًا دون أن تلاحظ.

• التسجيل بوصل استلام بدون طلب شراء. افتح وصل استلام بدون طلب شراء في الموقع الذي استلم التسليم، أضف الأصناف والكميات، وارفع صورة فاتورة مورّد أو إيصال الصندوق. يؤدي ترحيل الوصل إلى تحديث المخزون المتاح ومتوسط تكلفة الصنف فورًا. سيشمل الجرد التالي ورقم تكلفة البضاعة المباعة (COGS) التالي التسليمَ.
• الربط بطلب شراء لاحقًا إن أُنشئ. إن أنشأ أحدهم طلب شراء لهذا الطلب لاحقًا، اربط وصل الاستلام به عبر تطبيق الويب أو الهاتف. يعمل هذا حتى لو أُنشئ الوصل بدون مرجع طلب شراء. يربط الارتباط التسليم بطلبه الأصلي، فيُصبح السجل الكامل متوافقًا ولا يحسب أحد البضائع ذاتها مرتين. تحافظ أدوات المشتريات لدى Supy على هذا الارتباط سواء جاء طلب الشراء أولًا أم أخيرًا، ويشرح دليلنا حول نظام إدارة طلبات الشراء كيف يتكامل الاثنان.

عندما لا تحمل الفاتورة رقم طلب شراء للمطابقة

يقرأ مسح فاتورة الذكاء الاصطناعي فاتورة مورّد ويستخرج منها مورّد الفاتورة وبنود الأصناف والكميات والأسعار، ثم يطابق الفاتورة تلقائيًا مع طلب الشراء الصحيح.

تستلزم هذه المطابقة رقم طلب شراء على الفاتورة. قد يتجاهل مورّد هذا الرقم، أو ربما لم يكن هناك طلب شراء أصلًا. في كلتا الحالتين لا تستطيع الفاتورة المطابقة الذاتية، فتُستلم يدويًا.

• الاستلام بدون طلب شراء والسماح لفحص الأسعار بعمله. أنشئ وصل الاستلام للمورّد والموقع ودع المسح يملأ البنود. تتحقق Supy من كل سعر مُستلَم مقارنةً بالسعر المتفق عليه لهذا المورّد وهذا الصنف. تُعلم Supy عن بند مُفوتَر بزيادة 8 % عن السعر المتفق عليه كالتباين قبل ترحيل أي شيء في الحسابات. يسري الفحص ذاته على تسليم بدون طلب شراء كما على تسليم مطابق، فلا تترك طلبًا خارج النظام ثغرةً في ضبط الأسعار.
• إحالة التباينات الكبيرة للموافقة. حدد عتبة التباين لإيقاف بند مُعلَم بانتظار الموافقة. توجّه الصلاحيات البند عبر ما يصل إلى خمسة مُعتمِدين، يُختارون حسب الفرع وقيمة الطلب، قبل ترحيل الوصل. يستمر فريق الموقع في استلام البضائع وإدامة الخدمة، بينما يقرر الجانب المالي قبول السعر الجديد أو إصدار إشعار ائتمان مع مورّد.

عندما يكون الصنف المُسلَّم غير موجود في الكتالوج

أحيانًا لا يتعلق الأمر بطلب الشراء أصلًا. يترك سائق منتجًا لم يسبق للموقع شراؤه، فلا يوجد شيء في الكتالوج للاستلام عليه. تقول النصائح المعتادة أن تضع الأمر جانبًا وترسل بريدًا إلكترونيًا للمشتريات، وهذا لا يُسجّل شيئًا ويترك قائمة الأصناف الرئيسية غير مكتملة.

• الحل عند نقطة الاستلام. أضف الصنف إلى كتالوج هذا الموقع ثم استلمه، أو اربط البند المُسلَّم بصنف تُديره بالفعل تحت رمز مورّد مختلف. تتحقق Supy من أن كل صنف في وصل الاستلام متاح في موقع الاستلام قبل السماح بالترحيل. يجب إعداد المنتجات الجديدة لهذا الموقع أولًا. يمنع هذا الفحص ترحيل تسليمية فردية على الصنف الخاطئ وتحريف تكلفة وصفة في صمت.
• إبقاء قائمة الأصناف الرئيسية نظيفة باستمرار. تصحيح بند الكتالوج عند الباب بدلًا من نهاية الشهر يعني أن الصنف يحمل تكلفة حقيقية من أول تسليم. إن بقي غير محلول، بقي هذا المكوّن بقيمة صفر، فتبدو أي وصفة تستخدمه أرخص مما هي عليه حتى أقرب جرد شامل.

الاستلام على الموقع ومركز التكلفة الصحيحين

يسهل ترحيل تسليمة بدون طلب شراء على موقع خاطئ، إذ لا يوجد طلب يوجّهها نحو موقع بعينه. في تسليمة موحدة لعدة مؤسسات، قد يُرحّل المستلم كل شيء على مؤسسة واحدة عن طريق الخطأ. تدفع تلك المؤسسة حينها مقابل مخزون أخذه الآخرون، ولا يمكن حذف وصل استلام مُرحَّل ببساطة.

• التحقق من الموقع قبل الترحيل. تُتحقق Supy من أن كل بند متاح في موقع الاستلام، مما يوقف المخزون المتجه لمؤسسة لا تُديره. في وصل استلام متعدد المواقع، يمكنك إعادة تعيين بنود فردية إلى مركز تكلفة مختلف مع فحص توافر في الوقت الفعلي، فتُحاسَب كل مؤسسة على ما أخذته فعليًا.
• الترحيل مرة واحدة والمضي قدمًا. لأن وصل استلام مُرحَّلًا يُسجَّل في مخزونك وحساباتك ولا يمكن حذفه، فالوقت المناسب لضبط الموقع والسعر هو عند الاستلام لا بعد الإغلاق. تسجيل التسليم في اليوم نفسه يُبقي المخزون المباشر ومتوسط التكلفة صحيحَين عبر كل موقع. تسليمة يُمسَح على الهاتف ولا تُحفظ أبدًا كوصل استلام لا تترك أي بيانات شراء. هذا سبب شائع لفارق جرد كبير لا يستطيع أحد تفسيره بعد أسبوع.

بغض النظر عن الحالة، الخطوة الأولى واحدة. سجّل التسليم في يوم وصوله، بطلب شراء أو بدونه. لكل حالة حل، وجميعها يتم عند باب الاستلام لا في نهاية الشهر.

رسّخ هذه العادة ويبقى الجرد والتكاليف وهامش الربح دقيقَين في كل موقع، سواء لحق طلب الشراء بالبضائع أم لا.