Wareneingang ohne Bestellung: Bestände im Restaurant korrekt führen

Was zu tun ist, wenn Waren ohne Bestellung ankommen

Wenn Sie Waren in einem Restaurant ohne eine passende Bestellung erhalten, erfassen Sie die Lieferung noch am selben Tag. Ein bestellungsfreier Wareneingang oder ein KI-Rechnungsscan aktualisiert den Bestand und die Kosten am Standort, und Sie verknüpfen den Wareneingang später mit einer Bestellung, falls eine vorliegt. Die Preiskontrolle erkennt eine Lieferung, die 8 % über dem vereinbarten Preis berechnet wird. Dieser Artikel zeigt die drei Situationen ohne Bestellung und die jeweils passende Lösung.

Lieferungen treffen ständig ohne Bestellung ein, ob nach einem direkten Anruf bei einem Lieferanten oder bei einem Cash-&-Carry-Einkauf. Bleibt eine unerfasst, weist die Filiale Bestand aus, den sie nicht hat, und Kosten, die sich nie verändert haben. Drei Situationen decken fast jede Lieferung ohne Bestellung ab, und jede hat eine Lösung, die Sie direkt an der Warenannahme starten.

Wenn die Bestellung außerhalb des Systems aufgegeben wurde

Viele Bestellungen beginnen nie als Bestellung im System. Ein Manager ruft beim Lieferanten an oder schreibt ihm während eines betriebsreichen Services, oder kauft bar im Cash-&-Carry, sodass die Waren ankommen, bevor jemand Unterlagen anlegt. Eine Multi-Standort-Gruppe kann 15 solcher Fälle pro Woche haben, ohne es zu bemerken.

• Mit bestellungsfreiem Wareneingang erfassen. Legen Sie am Standort, der die Lieferung erhalten hat, einen bestellungsfreien Wareneingang an, fügen Sie die Artikel und Mengen hinzu und laden Sie ein Foto der Lieferantenrechnung oder des Kassenbons hoch. Das Buchen des Wareneingangs aktualisiert den Lagerbestand und die Durchschnittskosten des Artikels sofort. Die nächste Inventur und der nächste Wareneinsatz in Echtzeit umfassen dann die Lieferung.
• Später mit einer Bestellung verknüpfen, falls eine erstellt wird. Wenn jemand später eine Bestellung für diesen Auftrag erstellt, verknüpfen Sie den Wareneingang per Web-App oder Smartphone damit. Das funktioniert auch dann, wenn der Wareneingang ohne Bestellreferenz erstellt wurde. Die Verknüpfung verbindet die Lieferung mit ihrer Ursprungsbestellung, sodass die gesamte Kette abgestimmt ist und niemand dieselben Waren doppelt zählt. Die Beschaffungstools von Supy pflegen diese Verknüpfung, egal ob die Bestellung zuerst oder zuletzt kam, und unser Leitfaden zu einem Bestellmanagementsystem erklärt, wie beides zusammenpasst.

Wenn die Rechnung keine Bestellnummer zur Zuordnung hat

Der KI-Rechnungsscan liest eine Lieferantenrechnung und extrahiert den Lieferanten, die Positionen, die Mengen und die Preise. Anschließend ordnet er die Rechnung automatisch der passenden Bestellung zu.

Diese Zuordnung erfordert eine Bestellnummer auf der Rechnung. Ein Lieferant lässt die Nummer möglicherweise weg, oder es gab von Anfang an keine Bestellung. In beiden Fällen kann die Rechnung sich nicht selbst zuordnen, und Sie buchen sie manuell ein.

• Ohne Bestellung einbuchen und die Preiskontrolle greifen lassen. Legen Sie den Wareneingang für den Lieferanten und die Filiale an und lassen Sie den Scan die Positionen ausfüllen. Supy prüft jeden eingegangenen Preis gegen den vereinbarten Preis für diesen Lieferanten und Artikel. Supy markiert eine Position, die 8 % über dem vereinbarten Preis berechnet wird, als Abweichung, bevor etwas in die Konten gebucht wird. Dieselbe Prüfung läuft bei einer Lieferung ohne Bestellung wie bei einer zugeordneten, sodass eine systemfremde Bestellung keine Lücke in Ihrer Preiskontrolle hinterlässt.
• Große Abweichungen zur Freigabe schicken. Legen Sie einen Abweichungsschwellenwert fest, damit eine markierte Position zur Freigabe angehalten wird. Berechtigungen leiten sie vor dem Buchen des Wareneingangs durch bis zu fünf Genehmiger, ausgewählt nach Filiale und Bestellwert. Das Standortteam nimmt die Waren weiterhin entgegen und hält den Service am Laufen, während die Finanzseite entscheidet, ob sie den neuen Preis akzeptiert oder eine Gutschrift beim Lieferanten anfordert.

Wenn ein gelieferter Artikel nicht in Ihrem Katalog ist

Manchmal liegt das Problem gar nicht an der Bestellung. Ein Fahrer lässt ein Produkt zurück, das der Standort noch nie gekauft hat, sodass nichts im Katalog vorhanden ist, um es einzubuchen. Herkömmliche Ratschläge sagen, es beiseite zu stellen und eine E-Mail an den Einkauf zu schicken, was nichts erfasst und den Artikelstamm unvollständig lässt.

• Am Wareneingang beheben. Fügen Sie den Artikel dem Katalog dieses Standorts hinzu und buchen Sie ihn dann ein, oder verknüpfen Sie die gelieferte Position mit einem Artikel, den Sie bereits unter einem anderen Lieferantencode führen. Supy prüft, ob jeder Artikel eines Wareneingangs am empfangenden Standort verfügbar ist, bevor er das Buchen erlaubt. Ein neues Produkt muss zuerst für diesen Standort angelegt werden. Diese Prüfung verhindert, dass eine Einzellieferung gegen den falschen Artikel gebucht wird und leise einen Rezeptpreis verfälscht.
• Den Artikelstamm laufend sauber halten. Den Katalogeintrag an der Tür zu korrigieren, statt nach Monatsende, bedeutet, dass der Artikel von seiner ersten Lieferung an echte Kosten trägt. Bleibt er ungelöst, führt diese Zutat den Wert null, sodass jedes Rezept, das sie verwendet, günstiger erscheint als es ist, bis zur nächsten vollständigen Inventur.

Einbuchen auf den richtigen Standort und die richtige Kostenstelle

Eine Lieferung ohne Bestellung wird leicht auf den falschen Ort gebucht, da keine Bestellung sie auf einen Standort weist. Bei einer kombinierten Lieferung für mehrere Betriebe kann derjenige, der sie entgegennimmt, versehentlich alles auf einen Betrieb buchen. Dieser Betrieb zahlt dann für Bestand, den die anderen entnommen haben, und ein gebuchter Wareneingang kann nicht einfach gelöscht werden.

• Standort vor dem Buchen prüfen. Supy validiert, dass jede Position am empfangenden Standort verfügbar ist, wodurch Bestand abgefangen wird, der für einen Betrieb bestimmt ist, der ihn nicht führt. Bei einem Multi-Standort-Wareneingang können Sie einzelne Positionen mit einer Echtzeit-Verfügbarkeitsprüfung einer anderen Kostenstelle zuweisen, sodass jedem Betrieb das berechnet wird, was er tatsächlich entnommen hat.
• Einmal buchen und weitermachen. Da ein gebuchter Wareneingang in Ihren Bestand und Ihre Konten eingeht und nicht gelöscht werden kann, ist der richtige Zeitpunkt, Standort und Preis korrekt zu erfassen, beim Wareneingang, nicht nach Abschluss. Die Lieferung noch am selben Tag zu erfassen hält den Live-Bestand und die Durchschnittskosten an jedem Standort korrekt. Eine Lieferung, die am Telefon gescannt, aber nie als Wareneingang gespeichert wird, hinterlässt überhaupt keine Einkaufsdaten. Das ist eine häufige Ursache für eine große Abweichung bei der Inventur, die niemand eine Woche später erklären kann.

Unabhängig davon, in welcher Situation Sie sich befinden, ist der erste Schritt derselbe. Erfassen Sie die Lieferung noch am Ankunftstag, mit oder ohne Bestellung. Jeder Fall hat eine Lösung, und alle finden an der Warenannahme statt, nicht am Monatsende.

Etablieren Sie diese Gewohnheit, und Inventur, Kosten und Marge bleiben an jedem Standort korrekt, egal ob eine Bestellung jemals mit der Ware aufholt.