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Écarts de livraison restaurant : les traiter à la réception
Pourquoi les écarts de livraison passent entre les mailles après le paiement
Bien gérer les écarts de livraison se résume à une chose : les détecter à la réception des marchandises, pas après le paiement de la facture. Un écart est tout décalage entre ce que vous avez commandé, ce que le fournisseur a facturé et ce qui est effectivement arrivé. Détecté à la porte, il ne coûte qu'un signalement. Détecté un mois plus tard, il entraîne une relance d'avoir, et souvent la perte de l'argent.
La plupart des exploitants règlent encore ces cas manuellement, verbalement avec le livreur ou plus tard contre une facture papier, si bien que seuls les écarts suffisamment importants sont remarqués. La difficulté s'accroît avec les livraisons fractionnées, où un dépôt partiel aujourd'hui et le reste demain doivent tous deux se réconcilier sur une même commande. La solution consiste à intégrer le contrôle dans la réception elle-même. Voici les cinq écarts les plus fréquents, comment repérer chacun et ce qu'il faut faire à la porte.
Les cinq écarts de livraison et comment les résoudre
Ces cinq écarts couvrent presque tous les décalages de livraison qu'une cuisine rencontre à la porte, et chacun dispose d'une solution à la réception, telle qu'un logiciel d'approvisionnement pour restaurant est conçu pour la gérer. Associez le symptôme à la solution.
| Écart | Comment il se manifeste | Solution à la réception |
|---|---|---|
| Livraison incomplète ou excédentaire | La quantité livrée ne correspond pas au bon de commande | Réceptionner en comparant avec la commande et modifier les quantités reçues sur le bon de réception, pour que le stock en temps réel reflète ce qui est effectivement arrivé |
| Écart de conditionnement | Un carton a été commandé mais des unités individuelles sont arrivées, ou l'unité diffère | Des signalements par ligne détectent l'écart à la réception, et la vue des articles reçus s'ouvre sur un filtre d'écart de prix |
| Surfacturation ou hausse de prix | Le prix de la facture est supérieur au prix de la commande convenu | Une vérification de l'écart entre le bon de réception et la facture, avec un seuil d'écart acceptable et un plafond de frais supplémentaires par livraison |
| Substitution de marque ou article inconnu | Une ligne de la facture n'est pas dans votre référentiel | Les lignes non reconnues arrivent dans une vue des articles non résolus à traiter une par une |
| Manque confirmé à rembourser | Des marchandises jamais reçues vous ont été facturées | Créer un retour fournisseur, pour qu'une demande d'avoir soit comptabilisée et le fournisseur notifié |
Résoudre à la réception, pas en clôture mensuelle
La dernière question est de savoir jusqu'où traiter chaque écart. Définissez un seuil d'écart acceptable, une tolérance faible en valeur ou en pourcentage en dessous de laquelle un écart ne justifie pas un litige. En dessous de ce seuil, la ligne est enregistrée sans que personne ne soit bloqué. Au-delà, créez un retour fournisseur, pour que l'avoir soit enregistré et le fournisseur informé.
Chaque étape est enregistrée, ce qui importe surtout sur plusieurs sites. La personne qui réceptionne les stocks et celle qui traite un avoir sont rarement les mêmes ; la comptabilité doit donc voir qui a fait quoi. Définissez votre seuil d'écart une fois, réceptionnez chaque livraison en comparant avec sa commande, et traitez tout ce qui dépasse comme un retour fournisseur, non comme un argument de fin de mois. Pour le déploiement plus large, notre checklist de mise en œuvre de la gestion des stocks en restauration couvre le démarrage de la réception et du reste du workflow en plusieurs phases.
