Lieferdifferenzen im Restaurant: Klärung bei der Warenannahme

Eine Lieferabweichung ist jede Lücke zwischen dem, was Sie bestellt haben, was der Lieferant in Rechnung gestellt hat, und was tatsächlich angekommen ist. Die häufigen Arten sind eine Unter- oder Überlieferung, eine Verpackungsgrößen-Diskrepanz, bei der eine Kartoneinheit bestellt, aber Einzelstücke geliefert wurden, eine Überberechnung oder Preissteigerung auf der Rechnung, eine Markensubstitution und ein direkter Fehlbestand, bei dem Sie für Waren bezahlt haben, die nie geliefert wurden. Sie sind wichtig, weil jede von ihnen Ihre tatsächlichen Kosten still von der Zahl in der Bestellung entfernt. Wenn niemand sie beim Warenempfang erkennt, tauchen sie später als Überzahlung oder Bestandsfehler auf.

Sie erkennen sie, indem Sie die Prüfung zum Teil des Warenempfangs machen und nicht als spätere Abstimmung. Empfangen Sie jede Lieferung gegen ihre Bestellung und bestätigen Sie Mengen und Preise Zeile für Zeile, während die Waren eintreffen, damit jede Lücke markiert wird, bevor jemand unterschreibt. Die Wareneingangsansicht öffnet mit einem Preis-Abweichungsfilter, der Ihnen zuerst die Abweichungen anzeigt. Eine Abweichung an der Tür zu erkennen kostet einen Moment Aufmerksamkeit. Sie nach Bezahlung der Rechnung zu erkennen kostet eine Gutschriftverfolgung, und manchmal ist das Geld einfach weg.

Sie gehen so vor, dass Sie gegen die Bestellung empfangen und die empfangenen Mengen im Wareneingangsbeleg bearbeiten, damit Ihr aktueller Bestand widerspiegelt, was tatsächlich angekommen ist, und nicht, was bestellt wurde. Teil- und Splitlieferungen sind normal. Erfassen Sie also, was heute eintraf, und lassen Sie den Rest der Bestellung für die nächste Lieferung offen, wobei beide auf dieselbe Bestellung zurückgerechnet werden. Das hält den Bestand für Zählungen und Nachbestellungen genau. Es hinterlässt auch einen klaren Nachweis des Fehlbestands, falls Sie später eine Gutschrift für Waren benötigen, die nie ankamen.

Die Vorgehensweise beginnt mit einer Wareneingangsprüfung, die den Rechnungspreis mit dem auf der Bestellung vereinbarten Preis vergleicht. Legen Sie eine akzeptable Abweichungsschwelle fest, eine kleine Toleranz, unterhalb derer eine Differenz keinen Streit wert ist, und begrenzen Sie die zulässigen Zusatzkosten für eine einzelne Lieferung, damit eine schleichende Erhöhung sich nicht in einer großen Rechnung verstecken kann. Alles über der Schwelle wird zur Überprüfung markiert, anstatt automatisch bezahlt zu werden. Wenn die Überberechnung bestätigt ist, stellen Sie eine Lieferantenrückgabe aus, damit die Gutschrift erfasst und der Lieferant benachrichtigt wird.

Eine Lieferantenrückgabe ist die Methode, mit der Sie zurückgesendete Waren oder ausstehende Beträge nach einer bestätigten Abweichung erfassen. Stellen Sie eine auf, wenn eine Lücke über Ihrer akzeptablen Abweichungsschwelle liegt: eine Unterlieferung, für die Sie bezahlt haben, eine Überberechnung oder falsche oder verdorbene Waren. Nach der Buchung synchronisiert sie sich als Gutschrift mit Ihrem verbundenen Buchhaltungssystem und benachrichtigt den Lieferanten, sodass die Abweichung in den Büchern erfasst und auf beiden Seiten anerkannt wird. Jede Aktion wird mit einem Zeitstempel und dem Benutzer protokolliert, was der Finanzbuchhaltung einen klaren Prüfpfad über alle Standorte hinweg bietet.

Eine nicht übereinstimmende Position leiten Sie in eine Ansicht für ungelöste Positionen weiter, anstatt sie dem falschen Artikel zuzuordnen. Wenn eine Lieferantenrechnung eine Position enthält, die mit nichts in Ihrem Katalog übereinstimmt, oft eine Markensubstitution oder ein neues Produkt, landet sie dort, damit jemand sie einzeln auflösen kann. Sie können sie dem richtigen Artikel zuordnen, beim Lieferanten anfragen oder sie ablehnen. Die Bearbeitung an einem Ort hält den Rest des Wareneingangsbelegs sauber, sodass eine einzelne unerwartete Position die gesamte Lieferung nicht aufhält.

Nein, und der Versuch, es zu tun, würde Ihr Team aufhalten, ohne einen Gewinn zu erzielen. Legen Sie eine akzeptable Abweichungsschwelle fest, eine kleine Toleranz in Wert oder Prozent, unterhalb derer eine Differenz ohne Streit durchgebucht wird. Das verhindert, dass Mitarbeiter durch geringfügige Abweichungen aufgehalten werden, wie etwa ein paar Gramm bei einem gewogenen Artikel, während Wesentliches weiterhin gemeldet wird. Das Ziel ist nicht, jeden Cent nachzujagen. Es geht darum, die Lücken aufzudecken, die Ihre Kosten oder Ihren Bestand beeinflussen, und die Fälle zu protokollieren, bei denen Sie Differenzen durchlassen, damit eine Lieferantendrift über Zeit sichtbar wird.