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Numérisation de factures restaurant : mettre en correspondance les articles fournisseurs ignorés ou non reconnus
Pourquoi la numérisation de factures ignore les articles fournisseurs
La numérisation de factures par IA ignore un article fournisseur quand elle ne peut pas relier la ligne de la facture à un article précis de votre catalogue. Les caractères ont été lus correctement ; c'est la correspondance qui a échoué. L'article n'a généralement pas de code fournisseur, est rattaché à un autre fournisseur, ou n'est pas encore dans votre référentiel articles. La solution est dans le catalogue, pas dans un scan plus précis.
Il est utile de distinguer les deux tâches du scanner. La lecture transforme l'image de la facture en texte. La mise en correspondance relie chaque ligne de ce texte à un article que vous gérez déjà. La lecture échoue rarement sur un document lisible. La mise en correspondance échoue dès que la ligne ne pointe pas clairement vers un seul article du catalogue.
Quand Supy ne peut pas mettre en correspondance une ligne, il ne la supprime pas silencieusement. Il la classe dans l'un des quatre types d'écart : un code article ambigu, aucune correspondance article, pas de conditionnement exact, ou un article de base manquant. Ce libellé vous indique quelle lacune du catalogue combler. Les mêmes lacunes se multiplient dès que vous numérisez des factures sur plusieurs sites, car chaque site ajoute ses propres fournisseurs et codes.
Les raisons pour lesquelles une ligne est ignorée, et la solution pour chacune
La plupart des ignorances remontent à quelques lacunes de configuration. Chacune se manifeste différemment dans votre boîte de réception, et chacune a une solution concrète. Parcourez la liste et faites correspondre le symptôme observé à sa cause.
| Ce que vous voyez | Pourquoi cela se produit | Comment y remédier |
|---|---|---|
| Une ligne atterrit chaque fois en revue manuelle | L'article n'a pas de code article fournisseur | Ajouter le code propre du fournisseur à l'article |
| Un fournisseur correspond, un autre non | L'article n'est rattaché qu'à son fournisseur principal | Rattacher chaque fournisseur qui livre l'article |
| Un nouveau produit n'est jamais reconnu | L'article n'est pas encore dans votre référentiel | Le créer une fois, et les futures factures correspondront |
| Le même article arrive sous des noms différents | Chaque fournisseur utilise sa propre dénomination | Associer chaque nom et code fournisseur à votre article unique |
| Les quantités semblent fausses après une correspondance | Le conditionnement ou l'unité de base ne correspond pas | Définir le format et l'unité de base de l'article |
| Une photo numérisée est mal lue | Impression de mauvaise qualité ou facture manuscrite | Confirmer la ligne dans la boîte de réception et combler la lacune du catalogue |
La dernière ligne est celle que les opérateurs se trompent le plus souvent. Une image floue est réelle, mais renvoyer un fichier plus net ne va pas mettre en correspondance un article qui n'existe pas encore. Si l'écriture manuscrite fait partie de votre flux habituel, le workflow pour les factures fournisseurs manuscrites vaut la peine d'être configuré séparément.
Ce que Supy fait d'une ligne qu'il ne peut pas mettre en correspondance
Quand une ligne ne peut pas être mise en correspondance, Supy ouvre un volet de résolution guidée. Il est pré-rempli avec les détails de la facture et étiqueté avec le type d'écart, de sorte que vous corrigez chaque cas en place sans ressaisir les données. Vous résolvez la ligne une fois, et l'article est associé pour la prochaine fois.
Les fournisseurs habituels bénéficient d'un chemin plus simple. Ajoutez l'adresse e-mail d'un fournisseur, ou son domaine entier, à la liste blanche, et chaque future facture de cet expéditeur est mise en correspondance avec le bon fournisseur à l'arrivée. La liste blanche retraite également les factures déjà en attente dans la file, de sorte qu'un arriéré existant d'e-mails ignorés se résorbe de lui-même. La réception de factures et avoirs de Supy est l'endroit où vivent ces contrôles.
Les inquiétudes concernant la précision sont légitimes, aussi y a-t-il une vérification avant que quoi que ce soit n'atteigne vos chiffres de stock et de coût. Une personne examine chaque facture capturée, et des seuils d'écart à la réception retiennent une ligne qui dépasse votre tolérance. Rien n'est enregistré sur la seule parole du scanner. Décider qui prend en charge cette revue, et l'association articles fournisseurs derrière elle, est la moitié du travail.
Configurez votre catalogue pour que la numérisation cesse d'ignorer des lignes
La prévention est préférable à la résolution. Un rapide passage de configuration sur votre catalogue supprime la plupart des ignorances avant qu'elles n'atteignent la boîte de réception de quiconque. Voici les actions qui portent leurs fruits en premier.
| Action de configuration | Ce qu'elle évite |
|---|---|
| Ajouter un code article fournisseur à chaque article | Les lignes qui tombent en saisie manuelle |
| Rattacher chaque fournisseur qui livre un article | La facture d'un second fournisseur qui ne correspond jamais |
| Importer votre liste d'articles fournisseurs en masse | Des nouveaux articles non reconnus pendant des semaines |
| Définir le format et l'unité de base par article | Les écarts de quantité après une correspondance |
| Mettre l'e-mail de chaque fournisseur habituel en liste blanche | Les ignorances répétées et un arriéré non correspondant |
Pour trouver votre point faible, ouvrez les factures numérisées de la semaine dernière et lisez uniquement les lignes qui ont atterri en revue manuelle. Regroupez-les par cause : pas de code, mauvais fournisseur, ou nouvel article. Le groupe le plus grand est le point de départ, et l'ajout de codes articles fournisseurs résorbe généralement le plus de lignes pour le moins d'effort. Commencez par là, puis descendez.
