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Bons de réception restaurant : solder la file non résolue

Curran Dye

September 13, 2026

Clear unresolved goods received note items and close the month

Ce que sont réellement les articles non résolus d'un bon de réception

Un article non résolu d'un bon de réception est une ligne que le système signale parce que la commande, la livraison et la facture ne concordent pas. Tant que vous ne la soldez pas, le bon de réception (GRN) et sa facture restent ouverts, si bien que le coût ne s'arrête jamais et que la période ne peut pas être clôturée. La solution n'est pas de forcer la file à se vider. C'est de solder chaque ligne de la bonne façon.

La plupart des lignes non résolues ne sont pas des erreurs système. Ce sont de vraies différences entre ce que vous avez commandé, ce que le livreur a déposé et ce que le fournisseur a facturé. Cet écart, c'est le rapprochement tripartite entre commande, livraison et facture. Une caisse de tomates incomplète. Un prix qui a légèrement augmenté depuis la dernière livraison. Des frais de livraison ajoutés en fin de compte. Chacun génère une ligne qui requiert une décision.

Commande, livraison et facture comparées – tout écart devient une ligne non résolue du bon de réception

Par où commencer : de quel type de ligne non résolue s'agit-il ?

Identifiez l'écart avant de toucher à une ligne. Il n'en existe que quelques types, et chacun a sa propre solution. Ouvrez l'article reçu, comparez les trois valeurs et suivez la branche correspondante. Travailler la file ainsi est plus rapide qu'ouvrir des lignes au hasard. Cela maintient aussi votre stock exact pendant que vous traitez la partie financière.

La décision est simple. Le prix est-il faux, la quantité est-elle fausse, n'y a-t-il pas de commande à rapprocher, ou s'agit-il d'un frais supplémentaire ? Choisissez la branche, appliquez l'action unique, et la ligne se solde.

Arbre de décision pour une ligne non résolue : une branche prix et une branche quantité, chacune avec sa propre solution

Quand le prix ne correspond pas à la commande

C'est la ligne non résolue la plus fréquente. Le fournisseur a facturé un prix différent de celui de votre commande, si bien que le total de la facture ne correspond plus au bon de réception. Supy signale la différence dès la réception des marchandises. Il vous offre deux façons simples de la régler depuis le même écran.

Si le nouveau prix est correct et convenu, mettez à jour le prix attendu. La ligne se solde, et la modification est inscrite dans l'historique des prix, de sorte que les calculs de coût futurs utilisent le chiffre corrigé. Si le prix supérieur est une vraie surfacturation, émettez plutôt une demande d'avoir. Supposons que votre prix attendu était de 4,20 $ le kg et que la facture indique 4,62 $, soit un écart de 0,42 $ le kg. Sur les unités reçues, cette surfacturation devient un avoir plutôt qu'un coût que vous absorbez.

Ce que vous voyez	Ce que cela signifie	Que faire
Prix facturé supérieur au prix attendu, convenu	Une vraie hausse de prix depuis la dernière livraison	Mettre à jour le prix attendu ; l'historique des prix l'enregistre
Prix facturé supérieur au prix attendu, non convenu	Une surfacturation du fournisseur	Émettre une demande d'avoir pour la différence
Prix facturé inférieur au prix attendu	Une remise ou une correction en votre faveur	L'accepter et laisser le coût inférieur s'appliquer
Écarts répétés en dessous de votre seuil	Du bruit qui engorge la file	Définir un seuil de contestation automatique pour que les petits écarts se soldent d'eux-mêmes

Les petits écarts de prix récurrents sont un problème en soi. Si chaque livraison est décalée de quelques centimes, la file se remplit de bruit. Un seuil de contestation automatique vous permet de définir un écart acceptable, en valeur ou en pourcentage, en deçà duquel aucun litige n'est créé. Les lignes triviales se soldent d'elles-mêmes, et vous ne voyez que celles qui méritent une action.

Quand la quantité ne correspond pas à la livraison

Ici, le prix est correct, mais la quantité ne l'est pas. Vous avez commandé une certaine quantité, une autre est arrivée, et la facture peut indiquer l'un ou l'autre chiffre. Supy signale un écart de quantité à la réception, avant que vous n'acceptiez la livraison, pour que vous puissiez agir pendant que le livreur est encore à la porte.

Travaillez toujours à partir de ce que vous avez physiquement compté, jamais à partir de la commande. Si la livraison est incomplète, enregistrez la quantité effectivement comptée et émettez un avoir pour les unités manquantes. Vous ne payez ainsi pas pour du stock que vous n'avez jamais reçu. Si plus que commandé est arrivé, ne réceptionnez l'excédent que si vous le souhaitez, et ajustez la commande pour que le suivi des livraisons reste exact. Prenons une livraison incomplète : 40 kg commandés, 36 kg reçus, 4 kg manquants, facturés au prix supérieur de 4,62 $. Corriger la quantité et créditer l'écart récupère 33,60 $ sur cette seule ligne et laisse votre stock en main correct.

Avant et après la résolution d'une ligne de livraison incomplète et surfacturée : 33,60 $ récupérés et stock compté correctement

Quand aucun bon de commande ne permet le rapprochement

Certaines lignes non résolues n'ont tout simplement pas de commande derrière elles. Un fournisseur a livré sans bon de commande formel, ou une facture reçue par e-mail n'a jamais été rapprochée d'une commande. Ces lignes restent non résolues parce qu'il n'y a rien pour les rapprocher, pas parce qu'un chiffre est faux.

Vous avez deux options. Si un bon de commande existe, rapprochez la facture afin que les quantités reçues et les prix s'alignent sur la commande. Si aucune commande n'existait vraiment, réceptionnez les marchandises sans commande. Créez le bon de réception directement, pour que le stock et les coûts s'enregistrent dans le système avec un dossier propre. La boîte de réception des factures de Supy aide aussi dans ce cas. Elle rapproche automatiquement les factures reçues par e-mail du bon fournisseur et du bon de commande, et ne signale que les lignes qu'elle ne peut pas placer.

Situation	La solution
Facture présente, bon de commande présent, non liés	Rapprocher la facture du bon de commande
Marchandises réceptionnées sans bon de commande	Créer un bon de réception sans bon de commande pour que le stock et les coûts soient enregistrés
Facture reçue par e-mail, non rapprochée	Laisser la boîte de réception des factures la rapprocher automatiquement, puis traiter l'exception
Frais supplémentaires sur la facture (livraison, emballage)	Les ajouter comme charges, ou plafonner les charges supplémentaires par bon de réception pour qu'elles ne masquent pas un vrai écart

Solder toute la file avant de clôturer la période

Une fois que chaque ligne a reçu la bonne décision, vous n'avez pas à les comptabiliser une par une. Sélectionnez les bons de réception soldés et comptabilisez-les en une seule action groupée. Supy génère les factures, clôture les avoirs liés et synchronise chaque transaction vers votre système comptable connecté en une seule étape.

Cette dernière étape est ce qui permet vraiment de clôturer. Avec la file traitée et comptabilisée, vos bons de réception et vos factures concordent, vos avoirs sont enregistrés, et le coût de ce que vous avez reçu est enfin correct. Supy affiche le statut de synchronisation en temps réel pour chaque bon de réception, chaque avoir et chaque commande, sur plus de 75 plateformes de comptabilité et d'ERP. Vous voyez d'un coup d'œil que tout est enregistré dans vos livres avant de signer la période.

Étape	Ce qu'elle fait
Traiter chaque ligne non résolue selon sa branche	Chaque ligne reçoit la bonne solution, sans clôture forcée
Comptabiliser en lot les bons de réception soldés	Factures générées et avoirs clôturés en une action
Vérifier le statut de synchronisation comptable	Confirme que chaque document a été comptabilisé dans vos livres
Clôturer la période	Bons de réception, factures et coûts concordent désormais

Avant de clôturer, effectuez cette vérification rapide

Identifiez la branche de chaque ligne ouverte : prix, quantité, pas de commande, ou frais supplémentaires. Appliquez l'action unique de cette branche, puis comptabilisez en lot. Si une ligne ne se résout dans aucune de ces quatre catégories, c'est celle-là qu'il faut escalader, pas toute la file. Dix-huit lignes ouvertes la semaine avant la clôture, c'est normal. Dix-huit lignes non triées, c'est ce qui retarde la clôture mensuelle.

Réserver une démo pour voir comment Supy détecte et solde les articles non résolus des bons de réception avant votre clôture.

Réserver une démo avec Supy – solder les articles non résolus des bons de réception

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Que signifie non résolu sur un bon de réception ?

Non résolu est le statut que le système attribue à une ligne de bon de réception lorsque la commande, la livraison et la facture ne concordent pas. Cela signifie généralement que la quantité reçue ou le prix facturé diffère de ce que le bon de commande attendait, ou qu'il n'y a pas de commande à comparer du tout. Tant que quelqu'un ne résout pas l'écart, le bon de réception et sa facture restent ouverts, le coût de cet article n'est jamais définitif et la période ne peut pas se clôturer proprement. La file d'attente n'est pas une anomalie. Elle existe pour faire remonter ces lignes afin que vous puissiez prendre une décision sur chacune d'elles.

Pourquoi le système signale-t-il des articles que j'ai déjà commandés ?

Parce que passer une commande ne revient pas au même que la réception et la facture correspondante. Une ligne que vous avez commandée devient quand même non résolue si la quantité livrée ou le prix facturé diffère de la commande, même légèrement. Il s'agit généralement d'une différence réelle plutôt que d'une erreur système, comme un colis incomplet, une taille de conditionnement substituée ou un prix modifié depuis votre dernière livraison. L'examen de chaque ligne signalée vous permet de confirmer quelles différences sont réelles et acceptables, et lesquelles nécessitent un avoir avant la clôture.

Comment régulariser un article non résolu dont le prix est incorrect ?

Commencez par déterminer si le nouveau prix est effectivement correct. Si le prix plus élevé est accepté, mettez à jour le prix attendu et la ligne se régularise, avec la modification écrite dans l'historique des prix afin que les futurs calculs de coût utilisent le chiffre corrigé. Si le prix plus élevé est une surfacturation que vous n'avez pas acceptée, émettez plutôt un avoir pour la différence. Les deux actions se trouvent sur le même écran des articles reçus, vous n'avez donc pas à quitter la ligne pour la régler. Pour les petits écarts récurrents, un seuil de litige automatique peut les effacer automatiquement afin qu'ils n'atteignent jamais la file d'attente.

Que dois-je faire en cas de livraison incomplète ?

Enregistrez la quantité que vous avez effectivement comptée à la livraison, jamais la quantité commandée. Émettez ensuite un avoir pour les unités manquantes, afin de ne pas payer des stocks qui ne sont jamais arrivés. Travailler à partir du comptage physique maintient votre stock disponible exact, tandis que l'avoir règle la partie financière séparément. C'est pourquoi le comptage à la réception est plus important que de faire confiance au document de commande ou à la facture. Si plus de marchandises sont arrivées que commandé, ne les réceptionnez que si vous les souhaitez, et ajustez la commande pour que le suivi de l'exécution reste fiable.

Puis-je régulariser de nombreux articles de bon de réception non résolus à la fois ?

Oui, une fois que chaque ligne a la bonne décision enregistrée. Sélectionnez les bons de réception résolus et validez-les en une seule action groupée. Le système génère alors les factures, clôture les avoirs liés et synchronise les transactions avec votre plateforme comptable connectée en une seule fois, plutôt qu'un document à la fois. Vous prenez quand même la décision ligne par ligne en premier, car la validation groupée ne gère que l'effacement mécanique après cela. Triez donc la file d'attente par site, résolvez chaque ligne, puis laissez l'action groupée effectuer la validation répétitive pour vous.

La résolution d'un écart va-t-elle perturber mes niveaux de stock ?

Non, du moment que vous enregistrez ce que vous avez physiquement reçu. Votre niveau de stock suit la quantité reçue, et l'avoir traite la partie financière, de sorte que les deux restent séparés et qu'aucun ne corrompt l'autre. C'est tout l'intérêt de résoudre au niveau de la ligne : l'écart de facturation est signalé aux finances, tandis que votre stock disponible reflète toujours ce qui se trouve réellement dans l'établissement. Ce qui corrompt le stock, c'est de forcer la clôture d'une ligne sans compter, ou de modifier le comptage pour qu'il corresponde à la facture. Résolvez la ligne correctement et votre stock comme vos comptes resteront justes.

Comment les articles non résolus affectent-ils la clôture de fin de mois ?

Tant que des lignes restent non résolues, les bons de réception et les factures auxquels elles appartiennent restent ouverts, de sorte que le coût de ce que vous avez reçu n'est jamais définitif. Les surcharges non résolues gonflent également le coût apparent de vos factures, ce qui fausse le coût des matières jusqu'à leur régularisation. C'est pourquoi une poignée de lignes ouvertes peut bloquer toute une clôture de fin de mois. Traiter la file d'attente par site, puis valider en masse les bons de réception résolus, permet à vos BL, factures et coûts de finalement concorder, de sorte que la période se clôture dans les délais et que les chiffres rapportés soient exacts.