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Restaurant-Wareneingangsbelege: Die offene Warteschlange bereinigen
Was offene Wareneingangsbelege wirklich sind
Ein offener Wareneingangsbeleg ist eine Position, die das System kennzeichnet, weil Bestellung, Lieferung und Rechnung nicht übereinstimmen. Solange Sie ihn nicht bereinigen, bleiben der Wareneingangsbeleg (GRN) und seine Rechnung offen, sodass sich die Kosten nie abschließend festsetzen und der Monat nicht abgeschlossen werden kann. Die Lösung besteht nicht darin, die Warteschlange zwangsweise zu leeren. Sie liegt darin, jede Position auf dem richtigen Weg zu bereinigen.
Bei den meisten offenen Positionen handelt es sich nicht um Systemfehler. Es sind reale Differenzen zwischen dem, was Sie bestellt haben, was der Fahrer geliefert hat und was der Lieferant in Rechnung gestellt hat. Diese Lücke ist der Drei-Wege-Abgleich zwischen Bestellung, Lieferung und Rechnung. Eine zu kurze Tomatenlieferung. Ein Preis, der seit der letzten Lieferung gestiegen ist. Eine am Ende hinzugefügte Liefergebühr. Jede davon erscheint als Position, die eine Entscheidung erfordert.
Hier anfangen: Um welche Art offener Position handelt es sich?
Benennen Sie die Abweichung, bevor Sie eine Position anfassen. Es gibt nur wenige Arten, und jede hat ihre eigene Lösung. Öffnen Sie den Wareneingangsposten, vergleichen Sie die drei Zahlen und folgen Sie dem passenden Zweig. So ist das Abarbeiten der Warteschlange schneller als das wahllose Öffnen von Positionen. Außerdem bleibt Ihr Bestand genau, während Sie die Finanzseite bereinigen.
Die Entscheidung ist einfach. Ist der Preis falsch, ist die Menge falsch, gibt es keine Bestellung, der zugeordnet werden kann, oder handelt es sich um eine Zusatzgebühr? Wählen Sie den Zweig, führen Sie die eine erforderliche Maßnahme durch, und die Position wird bereinigt.
Wenn der Preis nicht mit der Bestellung übereinstimmt
Dies ist die häufigste offene Position. Der Lieferant hat einen anderen Preis als den in Ihrer Bestellung angesetzten berechnet, sodass der Rechnungsbetrag nicht mehr mit dem Wareneingang übereinstimmt. Supy kennzeichnet die Differenz in dem Moment, in dem die Waren eingehen. Es bietet Ihnen zwei übersichtliche Möglichkeiten zur Klärung auf demselben Screen.
Wenn der neue Preis korrekt und vereinbart ist, aktualisieren Sie den Erwartungspreis. Die Position wird bereinigt, und die Änderung wird in die Preishistorie eingetragen, sodass zukünftige Kostenberechnungen den korrigierten Wert verwenden. Wenn der höhere Preis eine echte Überberechnung ist, stellen Sie stattdessen eine Gutschrift aus. Angenommen, Ihr Erwartungspreis betrug 4,20 $ pro kg und der Lieferant hat 4,62 $ in Rechnung gestellt – eine Differenz von 0,42 $ pro kg. Auf die erhaltenen Einheiten wird diese Überberechnung zu einer Gutschrift statt zu Kosten, die Sie selbst tragen.
| Was Sie sehen | Was es bedeutet | Was zu tun ist |
|---|---|---|
| Rechnungspreis über Erwartungspreis, vereinbart | Echter Preisanstieg seit der letzten Lieferung | Erwartungspreis aktualisieren; Preishistorie vermerkt dies |
| Rechnungspreis über Erwartungspreis, nicht vereinbart | Überberechnung durch den Lieferanten | Gutschrift für die Differenz ausstellen |
| Rechnungspreis unter Erwartungspreis | Rabatt oder Korrektur zu Ihren Gunsten | Akzeptieren und den niedrigeren Einstandspreis durchlaufen lassen |
| Wiederholte kleine Abweichungen unter Ihrem Schwellenwert | Rauschen, das die Warteschlange verstopft | Automatische Abweichungsschwelle einstellen, damit kleine Abweichungen sich selbst klären |
Kleine, wiederkehrende Preisabweichungen sind ein eigenes Problem. Wenn jede Lieferung ein paar Cent daneben liegt, füllt sich die Warteschlange mit Rauschen. Eine automatische Abweichungsschwelle erlaubt es Ihnen, eine akzeptable Abweichung – nach Wert oder Prozentsatz – festzulegen, unterhalb derer kein Streitfall ausgelöst wird. Die trivialen Positionen klären sich von selbst, und Sie sehen nur noch die, bei denen Handlungsbedarf besteht.
Wenn die Menge nicht mit der Lieferung übereinstimmt
Hier ist der Preis in Ordnung, aber die Menge nicht. Sie haben eine Menge bestellt, eine andere Menge ist eingetroffen, und die Rechnung kann eine der beiden Zahlen ausweisen. Supy kennzeichnet eine Mengenabweichung beim Wareneingang, bevor Sie die Lieferung annehmen, sodass Sie handeln können, während der Fahrer noch an der Tür ist.
Arbeiten Sie immer mit dem, was Sie tatsächlich gezählt haben, nie mit der Bestellung. Wenn die Lieferung unvollständig ist, erfassen Sie die gezählte Menge und stellen Sie eine Gutschrift für die fehlenden Einheiten aus. So bezahlen Sie nicht für Bestand, den Sie nie erhalten haben. Wenn mehr geliefert wurde als bestellt, nehmen Sie die zusätzliche Menge nur an, wenn Sie sie möchten, und passen Sie die Bestellung an, damit das Fulfillment-Tracking korrekt bleibt. Nehmen wir eine Unterlieferung: 40 kg bestellt, 36 kg erhalten, 4 kg Fehlmenge, berechnet zum höheren Preis von 4,62 $. Die Korrektur der Menge und die Gutschrift der Differenz ergeben 33,60 $ Rückerstattung auf diese eine Position – und Ihr verfügbarer Bestand stimmt wieder.
Wenn keine Bestellung zur Zuordnung vorhanden ist
Einige offene Positionen haben überhaupt keine Bestellung dahinter. Ein Lieferant hat ohne formelle Bestellung geliefert, oder eine per E-Mail erhaltene Rechnung wurde nie einer Bestellung zugeordnet. Diese bleiben offen, weil es nichts gibt, wogegen sie abgeglichen werden können – nicht weil eine Zahl falsch ist.
Sie haben zwei Möglichkeiten. Wenn eine Bestellung vorhanden ist, ordnen Sie die Rechnung ihr zu, damit empfangene Mengen und Preise mit der Bestellung übereinstimmen. Wenn wirklich keine Bestellung vorlag, nehmen Sie die Waren ohne eine entgegen. Erstellen Sie den GRN direkt, damit Bestand und Kosten mit einem sauberen Datensatz im System erfasst werden. Supys Rechnungseingang hilft dabei ebenfalls. Er ordnet per E-Mail erhaltene Rechnungen automatisch dem richtigen Lieferanten und der richtigen Bestellung zu und kennzeichnet nur die Positionen, die er nicht zuordnen kann.
| Situation | Lösung |
|---|---|
| Rechnung vorhanden, Bestellung vorhanden, nicht verknüpft | Rechnung der Bestellung zuordnen |
| Waren ohne Bestellung eingetroffen | GRN ohne Bestellung anlegen, damit Bestand und Kosten gebucht werden |
| Per E-Mail erhaltene Rechnung nicht zugeordnet | Automatische Zuordnung durch den Rechnungseingang nutzen, dann die Ausnahme klären |
| Zusatzgebühr auf der Rechnung (Lieferung, Verpackung) | Als Gebühr hinzufügen oder Zusatzgebühren pro GRN deckeln, damit echte Abweichungen nicht verdeckt werden |
Die gesamte Warteschlange vor dem Abschluss bereinigen
Sobald jede Position die richtige Entscheidung hat, müssen Sie sie nicht einzeln buchen. Wählen Sie die bereinigten GRNs aus und buchen Sie sie in einer einzigen Stapelverarbeitung. Supy erstellt die Rechnungen, schließt die verknüpften Gutschriften und synchronisiert jede Transaktion in einem Schritt mit Ihrem angebundenen Buchführungssystem.
Dieser letzte Schritt ist es, der den Abschluss tatsächlich ermöglicht. Mit der abgearbeiteten und gebuchten Warteschlange stimmen Ihre GRNs und Rechnungen überein, Ihre Gutschriften sind erfasst, und die Kosten für das Eingegangene sind endlich korrekt. Supy zeigt den Live-Synchronisationsstatus für jeden GRN, jede Gutschrift und jede Bestellung – auf über 75 Buchhaltungs- und ERP-Plattformen. Sie sehen auf einen Blick, dass alles in Ihrer Buchhaltung erfasst wurde, bevor Sie den Monat abzeichnen.
| Schritt | Was es bewirkt |
|---|---|
| Jede offene Position nach Zweig bearbeiten | Jede Position erhält die richtige Lösung, kein erzwungenes Löschen |
| Bereinigte GRNs als Stapel buchen | Rechnungen erstellt und Gutschriften in einem Schritt geschlossen |
| Buchhaltungsabgleich-Status prüfen | Bestätigt, dass jedes Dokument in Ihrer Buchhaltung gebucht wurde |
| Periode abschließen | GRNs, Rechnungen und Kosten stimmen nun überein |
Führen Sie diesen schnellen Check durch, bevor Sie abschließen
Benennen Sie den Zweig, in dem sich jede offene Position befindet: Preis, Menge, keine Bestellung oder Zusatzgebühr. Führen Sie für diesen Zweig die eine erforderliche Maßnahme durch und buchen Sie dann als Stapel. Wenn sich eine Position in keine dieser vier Kategorien einordnen lässt, ist das die eine, die eskaliert werden sollte – nicht die gesamte Warteschlange. Achtzehn offene Positionen in der Woche vor dem Abschluss ist normal. Achtzehn nicht triagierte Positionen sind das, was den Monatsabschluss verzögert.
Demo buchen und sehen, wie Supy offene Wareneingangsbelege aufdeckt und bereinigt, bevor sie Ihren Abschluss blockieren.
