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Rapprochement à trois voies pour les factures de restaurant : détecter les surpaiements
Ce qu'est le rapprochement à trois voies et pourquoi les restaurants en ont besoin
Un rapprochement à trois voies est un contrôle qui compare trois documents avant qu'une facture fournisseur soit réglée : le bon de commande (BdC) (ce que vous avez convenu d'acheter), le bon de réception (ce qui est réellement arrivé au point de vente) et la facture fournisseur (ce qui vous est facturé). Quand les trois concordent sur la quantité et le prix, la facture peut être réglée en toute sécurité. Quand ce n'est pas le cas, la différence est signalée pour révision plutôt que réglée sur la confiance.
Les restaurants en ont besoin plus que la plupart des entreprises, pas moins. Les livraisons arrivent avec des denrées périssables et souvent incomplètes ; les prix des produits frais bougent semaine après semaine ; et la personne qui réceptionne les marchandises au point de vente est rarement la même que celle qui règle la facture au siège. Sans rapprochement, ces trois réalités se combinent en surpaiements silencieux : une livraison jamais arrivée est quand même facturée, un prix en hausse est quand même réglé, et personne dans le groupe ne voit le schéma avant que les chiffres ne soient compilés des mois plus tard.
Les trois documents et ce que chacun prouve
Chaque document du rapprochement répond à une question différente – c'est exactement pourquoi un seul ne suffit pas. Le bon de commande prouve l'intention, le bon de réception prouve la livraison, et la facture énonce la créance. Une facture fournisseur vérifiée contre rien n'est qu'une demande de paiement ; vérifiée contre les deux autres, elle devient soit une facture que l'on peut approuver, soit un écart sur lequel on peut agir.
| Document | Ce qu'il enregistre | La question à laquelle il répond |
|---|---|---|
| Bon de commande | Ce que vous avez convenu d'acheter et à quel prix | Avons-nous autorisé ceci ? |
| Bon de réception | Ce qui est réellement arrivé au point de vente | L'avons-nous reçu ? |
| Facture fournisseur | Ce que le fournisseur vous facture | La facture est-elle correcte ? |
Le bon de réception est celui que les restaurants omettent le plus souvent, et c'est le plus important, car il est le seul enregistrement de ce qui est physiquement arrivé. Le saisir correctement au moment de la livraison, dans le cadre de la procédure de réception des denrées au point de vente, donne au rapprochement une base réelle sur laquelle vérifier la facture.
Où le rapprochement échoue dans une vraie cuisine
La plupart des échecs de rapprochement ne sont pas le logiciel qui rate un écart ; c'est un document qui n'a jamais été saisi ou a été mal saisi, de sorte qu'il n'y a rien contre quoi rapprocher. Le tableau ci-dessous couvre les points de rupture les plus fréquents pour une équipe multi-sites, et ce qu'un rapprochement fonctionnel fait pour chacun.
| Point de rupture | Comment il se manifeste | Comment le rapprochement le détecte |
|---|---|---|
| Aucun bon de commande créé | Une facture arrive sans rien contre quoi la vérifier | Exiger un numéro de bon de commande pour que chaque facture ait une correspondance |
| Livraison reçue sans bon de réception | Stocks et coûts mis à jour depuis la facture seule | Réceptionner sur un bon de réception pour que le document intermédiaire existe |
| Quantité reçue mise à jour, quantité facturée non | Les deux chiffres divergent et le rapprochement perd son sens | Les quantités reçues restent liées aux données d'exécution du bon de commande |
| Prix en hausse depuis la commande | Un prix unitaire plus élevé est réglé sans que personne le remarque | L'écart de prix est signalé avant que la facture ne soit validée |
La plus subtile est la troisième ligne. Quand un réceptionnaire met à jour la quantité réellement livrée sur le bon de réception mais laisse la quantité facturée inchangée, les deux chiffres divergent et le rapprochement perd silencieusement son sens. Supy comble cet écart en gardant les quantités et prix reçus sur le bon liés aux données d'exécution du bon de commande, de sorte que ce qui a été reçu met toujours à jour ce qui est encore en attente plutôt que de figurer dans une colonne séparée que personne ne rapproche.
Configurer le rapprochement pour qu'il s'exécute seul
Le rapprochement ne fait gagner du temps que s'il est automatique, et pour y arriver il faut quatre étapes de configuration, pas un nouveau processus à faire tourner par votre équipe. Faites-le une fois par groupe et le rapprochement se produit sur chaque facture sans que personne n'ait à relancer.
Ajoutez vos fournisseurs de confiance à la liste blanche pour que leurs factures envoyées par e-mail soient reconnues et rapprochées du bon bon de commande à l'arrivée. Exigez un numéro de bon de commande sur chaque commande, pour que chaque facture ait quelque chose contre quoi se vérifier. Réceptionnez chaque livraison sur un bon de réception au point de vente, pour que le document intermédiaire du rapprochement existe réellement. Et définissez un seuil d'écart, pour qu'une différence d'arrondi triviale soit validée automatiquement tandis que tout ce qui dépasse 2 % est retenu pour révision humaine. Supy vérifie que chaque article sur un bon est disponible à l'emplacement destinataire avant que le bon puisse être enregistré, ce qui empêche des marchandises d'être comptabilisées sur un site qui ne les gère pas, et une fois enregistré un bon ne peut pas être supprimé, de sorte que le document sur lequel le rapprochement s'appuie reste intact.
Quand le rapprochement détecte un écart
Une facture signalée n'est pas un problème : c'est le rapprochement qui fait son travail ; ce qui importe, c'est que l'étape suivante soit rapide et laisse un enregistrement propre. Quand un prix de bon de réception diffère du coût matière attendu, Supy signale l'écart et permet à l'acheteur soit de mettre à jour le prix attendu si la hausse est justifiée, soit d'émettre une demande d'avoir directement depuis l'écran de réception si elle ne l'est pas. Les écarts de quantité fonctionnent de la même manière : une livraison incomplète est rapprochée de la commande, et le manquant est soit crédité soit recommandé plutôt que silencieusement réglé.
Comme une variation de prix sur un ingrédient modifie aussi le coût de vos plats, détecter cela ici protège plus que la facture : le coût matière de chaque recette utilisant cet ingrédient est recalculé automatiquement, de sorte que votre coût matière reste juste. Pour les litiges nécessitant un échange écrit avec le fournisseur, les traiter via les demandes d'avoir fournisseur garde la créance, la réception et la résolution au même endroit, et c'est là que tout le rapprochement porte ses fruits dans les outils de facturation et de demande d'avoir de Supy.
Prenez l'exemple concret qu'un groupe verrait n'importe quelle semaine : 15 cartons de bœuf haché commandés à Green Valley Produce pour le point de vente Harbour View à 58,00 $ le carton, 14 cartons réellement reçus, et une facture qui facture ces 14 cartons à 61,00 $. Le rapprochement détecte les deux écarts en même temps, le carton manquant et le prix en hausse de 5 %, avant que la facture ne soit réglée. Appliquez le rapprochement à trois voies sur chaque facture et ce sont des décisions que votre équipe prend en quelques secondes à la réception ; ne le faites pas, et ce sont les surpaiements qu'une vérification de fin d'année trouve longtemps après que l'argent est parti.
