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Drei-Wege-Abgleich für Restaurantrechnungen: Überzahlungen erkennen
Was der Drei-Wege-Abgleich ist und warum Restaurants ihn brauchen
Ein Drei-Wege-Abgleich ist eine Prüfung, die drei Dokumente vergleicht, bevor eine Lieferantenrechnung beglichen wird: die Bestellung (was Sie vereinbart haben zu kaufen), den Wareneingangsbeleg (was tatsächlich am Standort eingetroffen ist) und die Lieferantenrechnung (was Ihnen berechnet wird). Stimmen alle drei in Menge und Preis überein, ist die Rechnung sicher zu zahlen. Wenn nicht, wird die Abweichung zur Prüfung markiert statt auf Vertrauensbasis bezahlt.
Restaurants brauchen ihn mehr als die meisten Unternehmen, nicht weniger. Lieferungen kommen verderblich an und oft mit Fehlmengen; Preise für Frischprodukte ändern sich wöchentlich; und die Person, die die Waren am Standort annimmt, ist selten dieselbe, die die Rechnung in der Zentrale bezahlt. Ohne Abgleich verbinden sich diese drei Tatsachen zu stillen Überzahlungen: Eine Lieferung, die nie ankam, wird trotzdem berechnet; ein schleichend gestiegener Preis wird trotzdem gezahlt; und niemand in der Gruppe sieht das Muster, bis die Zahlen Monate später zusammengerechnet werden.
Die drei Dokumente und was jedes beweist
Jedes Dokument im Abgleich beantwortet eine andere Frage – genau deshalb reicht eines allein nicht. Die Bestellung beweist die Absicht, der Wareneingangsbeleg beweist die Lieferung, und die Rechnung gibt den Anspruch an. Eine Lieferantenrechnung, gegen die nichts geprüft wird, ist nur eine Zahlungsaufforderung; verglichen mit den anderen beiden wird sie zur Rechnung, der man vertrauen kann, oder zu einer Abweichung, bei der man handeln kann.
| Dokument | Was es erfasst | Die Frage, die es beantwortet |
|---|---|---|
| Bestellung | Was Sie vereinbart haben zu kaufen und zu welchem Preis | Haben wir das autorisiert? |
| Wareneingangsbeleg | Was tatsächlich am Standort eingetroffen ist | Haben wir es erhalten? |
| Lieferantenrechnung | Was der Lieferant Ihnen berechnet | Stimmt die Rechnung? |
Den Wareneingangsbeleg lassen Restaurants am häufigsten weg – und er ist der Entscheidende, weil er der einzige Nachweis darüber ist, was physisch eingetroffen ist. Ihn ordnungsgemäß beim Eingang zu erfassen, als Teil des Wareneingangs-Prozederes am Standort, gibt dem Abgleich eine reale Grundlage, gegen die die Rechnung geprüft werden kann.
Wo der Abgleich in einer echten Küche scheitert
Die meisten Abgleichsfehler sind nicht die Software, die eine Abweichung übersieht; es ist ein Dokument, das nie erfasst wurde oder falsch erfasst wurde, sodass es nichts gibt, womit man abgleichen kann. Die folgende Tabelle deckt die häufigsten Schwachstellen für ein Multi-Standort-Team ab und erklärt, was ein funktionierender Abgleich dagegen tut.
| Schwachstelle | So sieht es aus | Wie der Abgleich es erkennt |
|---|---|---|
| Keine Bestellung erstellt | Eine Rechnung trifft ein, ohne dass etwas dagegen geprüft werden kann | Bestellnummer vorschreiben, damit jede Rechnung eine Entsprechung hat |
| Lieferung empfangen, aber kein Wareneingangsbeleg | Lager und Kosten werden allein aus der Rechnung aktualisiert | Gegen einen Wareneingangsbeleg empfangen, damit das mittlere Dokument existiert |
| Empfangene Menge aktualisiert, berechnete Menge nicht | Die beiden Zahlen weichen ab und der Abgleich verliert seine Bedeutung | Empfangene Mengen bleiben mit den Erfüllungsdaten der Bestellung verknüpft |
| Preis seit der Bestellung gestiegen | Ein höherer Stückpreis wird bezahlt, ohne dass jemand es bemerkt | Die Preisabweichung wird markiert, bevor die Rechnung freigegeben wird |
Die subtilste ist die dritte Zeile. Wenn ein Empfänger die tatsächlich gelieferte Menge auf dem Wareneingangsbeleg aktualisiert, die berechnete Menge aber unverändert lässt, weichen die beiden Zahlen auseinander und der Abgleich verliert leise seine Bedeutung. Supy schließt diese Lücke, indem es die empfangenen Mengen und Preise auf dem Beleg mit den Erfüllungsdaten der Bestellung verknüpft, sodass das Empfangene immer aktualisiert, was noch aussteht, statt in einer separaten Spalte zu sitzen, die niemand abgleicht.
Den Abgleich so einrichten, dass er automatisch läuft
Der Abgleich spart nur Zeit, wenn er automatisch ist, und dafür sind vier Einrichtungsschritte nötig, nicht ein neuer Prozess für Ihr Team. Führen Sie diese einmal pro Gruppe durch und der Abgleich findet bei jeder Rechnung statt, ohne dass jemand nachhaken muss.
Fügen Sie Ihre vertrauenswürdigen Lieferanten der Whitelist hinzu, sodass deren per E-Mail gesendete Rechnungen beim Eingang erkannt und der richtigen Bestellung zugeordnet werden. Schreiben Sie bei jeder Bestellung eine Bestellnummer vor, damit jede Rechnung etwas zum Abgleichen hat. Empfangen Sie jede Lieferung gegen einen Wareneingangsbeleg am Standort, damit das mittlere Dokument im Abgleich tatsächlich existiert. Und legen Sie eine Abweichungsschwelle fest, sodass eine triviale Rundungsabweichung automatisch freigegeben wird, während alles über 2 % für eine menschliche Prüfung zurückgehalten wird. Supy prüft, ob jeder Artikel auf einem Beleg am empfangenden Standort verfügbar ist, bevor der Beleg gespeichert werden kann – was verhindert, dass Waren an einem Standort verbucht werden, der sie nicht führt. Und einmal verbucht, kann ein Beleg nicht gelöscht werden, sodass das Dokument, auf das sich der Abgleich stützt, vollständig bleibt.
Wenn der Abgleich eine Abweichung findet
Eine markierte Rechnung ist kein Problem, sondern der Abgleich, der seine Arbeit tut; entscheidend ist, dass der nächste Schritt schnell ist und einen sauberen Nachweis hinterlässt. Wenn ein Wareneingangsbeleg-Preis vom erwarteten Wareneinsatz abweicht, markiert Supy die Abweichung und ermöglicht dem Einkäufer, den erwarteten Preis zu aktualisieren, wenn der Anstieg berechtigt ist, oder direkt vom Empfangsbildschirm eine Gutschrift zu erstellen, wenn er es nicht ist. Mengenabweichungen funktionieren genauso: Eine Unterlieferung wird gegen die Bestellung abgeglichen, und der Fehlbetrag wird gutgeschrieben oder nachbestellt statt stillschweigend bezahlt.
Da eine Preisänderung bei einer Zutat auch den Preis Ihrer Gerichte ändert, schützt das Erkennen an dieser Stelle mehr als nur die Rechnung: Der Wareneinsatz jedes Rezepts, das diese Zutat verwendet, wird automatisch neu berechnet, sodass Ihr Wareneinsatz korrekt bleibt. Für die Streitigkeiten, die einen Schriftverkehr mit dem Lieferanten erfordern, hält die Bearbeitung über Lieferantengutschriften den Anspruch, den Eingang und die Lösung an einem Ort, und das ist der Punkt, an dem sich der gesamte Abgleich in Supys Rechnungs- und Gutschrift-Tools auszahlt.
Nehmen Sie das Praxisbeispiel, das eine Gruppe in einer beliebigen Woche sehen würde: 15 Kartons Rinderhack von Green Valley Produce für den Standort Harbour View zu 58,00 $ pro Karton bestellt, 14 Kartons tatsächlich empfangen und eine Rechnung, die diese 14 Kartons zu 61,00 $ berechnet. Der Abgleich erkennt beide Abweichungen gleichzeitig: den einen fehlenden Karton und den um 5 % gestiegenen Preis, bevor die Rechnung bezahlt wird. Wenden Sie den Drei-Wege-Abgleich auf jede Rechnung an, sind das Entscheidungen, die Ihr Team in Sekunden beim Eingang trifft; lassen Sie ihn weg, sind es die Überzahlungen, die eine Jahresendprüfung findet, lange nachdem das Geld weg ist.
