Lieferanten-Scorekarte für Restaurants: Leistung mit vorhandenen Daten messen

Warum das Bewerten von Lieferanten nur nach dem Preis teuer wird

Eine Lieferanten-Scorekarte ist eine kurze, wiederholbare Bewertung jedes Lieferanten anhand der Faktoren, die Ihren Wareneinsatz tatsächlich beeinflussen: Preisgenauigkeit, Lieferzuverlässigkeit und wie häufig Reklamationen gestellt werden müssen. Für eine Gruppe mit mehreren Standorten verwandelt sie einen Stapel von Wareneingangsnachweisen in eine Rangansicht, die zeigt, welche Lieferanten zu behalten, unter Druck zu setzen oder auszutauschen sind.

Die meisten Gruppen wählen und behalten Lieferanten weiterhin nach dem angebotenen Preis und einer ungefähren Einschätzung der Zuverlässigkeit. Dabei wird übersehen, wo das Geld verloren geht. Der Betriebsleiter einer Gruppe aus zwei Restaurantstandorten und einem Eventbereich beschrieb, wie Lieferanten still und heimlich zu viel berechneten, ohne dass ein Abstimmungsschritt dies auffing. Der angebotene Preis stimmte; der erhaltene Preis nicht.

Die Frage lautet nicht, welcher Lieferant auf dem Papier am günstigsten ist. Sondern welcher liefert, was Sie bestellt haben, zum vereinbarten Preis, ohne monatliche Korrekturrunden. Dies unterscheidet sich auch von der Erstprüfung eines neuen Lieferanten: Für die Entscheidung, ob ein neuer Lieferant infrage kommt, lesen Sie unseren Rahmen zur Lieferantenbewertung. Dieser Leitfaden befasst sich mit der Bewertung der Lieferanten, von denen Sie bereits beziehen.

Die fünf Kennzahlen, die eine Restaurantlieferanten-Scorekarte braucht

Halten Sie die Scorekarte auf Kennzahlen beschränkt, die Sie aus Daten ziehen können, die Ihr Team beim Wareneingang bereits erfasst. Fünf decken fast jede Entscheidung eines Beschaffungsleiters ab, und jede lässt sich einer Zahl zuordnen, die Sie in einer Lieferantenprüfung vertreten können.

Sie brauchen nicht alle fünf ab Tag eins. Beginnen Sie mit den zwei, die für Ihre Gruppe das meiste Geld repräsentieren, und fügen Sie den Rest hinzu, sobald die Überprüfungsgewohnheit etabliert ist.

Preisgenauigkeit: die Kennzahl, die die meisten Gruppen nie messen

Preisgenauigkeit beantwortet eine Frage: Wurde Ihnen der vereinbarte Preis berechnet? Es ist die Kennzahl, die stille Preiserhöhungen aufdeckt, denn ein Lieferant kündigt eine Erhöhung selten an. Der Preis kommt bei der nächsten Lieferung einfach etwas höher an, und über Dutzende von Positionen und mehrere Standorte bemerkt es niemand, bis der Wareneinsatzbericht auffällig wird.

Um sie zu berechnen, vergleichen Sie für jede erhaltene Position drei Preise: den Preis auf der Bestellung, den Preis auf dem Wareneingangsbeleg und den Preis auf der Lieferantenrechnung. Der Anteil der Positionen, bei denen alle drei übereinstimmen, ist die Preisgenauigkeit des Lieferanten. Eine kleine durchschnittliche Abweichung wirkt pro Position harmlos, aber 1,8 % Drift über sechs Standorte sind über ein Jahr echtes Geld. Da Preisgenauigkeit Ihren Wareneinsatz direkt schützt, lohnt es sich, diese Kennzahl mit einem Wareneinsatzrechner zu koppeln, damit Sie den Margeneffekt jeder Preislücke erkennen.

Liefer- und Wareneingangsgenauigkeit: was Unterlieferungen verbergen

Liefertreue ist der Anteil der vollständig und pünktlich eintreffenden Bestellungen. Sie ist leicht zu spüren und schwer zu beweisen, weshalb sie selten in eine formale Überprüfung einfließt. Eine Unterlieferung kostet nicht nur den fehlenden Bestand. Sie löst eine Notbestellung zu einem schlechteren Preis aus, eine Unterschreitung des Sollbestands und eine Küche, die ohne eine fehlende Zutat improvisiert.

Berechnen Sie sie anhand der erhaltenen Mengen, die Ihr Team bereits eingibt, im Vergleich mit der bestellten Menge. Eine sinnvolle Grenze ist 90 % vollständig und pünktlich; darunter beginnen Unterlieferungen, Notbestellungen anzutreiben, die Ihren Wareneinsatz still erhöhen. Wenn eine Bestellung ohne je erstellten Wareneingangsbeleg geschlossen wird, ist die Lieferbilanz dieses Lieferanten unsichtbar – deshalb entscheidet sich diese Kennzahl beim Wareneingang.

Die Kennzahlen in eine Scorekarte umwandeln, die Sie tatsächlich nutzen

Der Grund, warum die meisten Scorekarten in einer Tabelle liegen, die niemand aktualisiert, ist, dass die Daten an einem anderen Ort liegen als die Bewertung. Wenn Ihre Lieferantenverwaltung und der Wareneingang in einem System laufen, ist die Scorekarte eine Auswertung bereits erfasster Daten, keine monatliche Dateneingabe-Aufgabe. In Supy listet die Seite Erhaltene Artikel jede erhaltene Position und zeigt standardmäßig einen Filter für Preisabweichungen, sodass Preisgenauigkeit eine Ansicht ist, keine Suche. Gutschriften und Retouren werden mit vollständigem Prüfpfad beim Lieferanten protokolliert, was die Gutschriften- und Retourenquote liefert. Die Lieferantenleistung lässt sich dann mit einem Klick für alle Standorte und Zeiträume exportieren, sodass sich die Scorekarte selbst aktualisiert.

Fangen Sie eng an und machen Sie es zur Gewohnheit. Wählen Sie Preisgenauigkeit und Liefertreue, holen Sie den Lieferantenleistungsexport im 30-Tage-Rhythmus ein, und prüfen Sie Gutschriften über 90 Tage. Handeln Sie bei allem unter 90 %: Legen Sie die Zahlen dem Lieferanten vor, fordern Sie eine korrigierte Preisliste oder eine Servicegarantie, und bewerten Sie im nächsten Zyklus erneut. Ein Lieferant, der nach zwei Überprüfungen bei C bleibt, zeigt Ihnen, wo Volumen verlagert werden sollte. Das ist der Sinn einer Scorekarte: kein Bericht, den man bewundert, sondern eine kurze Liste der Gespräche, die in diesem Monat zu führen sind.