Restaurant-Lieferantenretouren: Mehrstöckige Gutschriften lückenlos verfolgen

Warum Lieferantengutschriften zwischen Ihren Standorten verloren gehen

Damit Lieferantenretouren und Gutschriften über mehrere Restaurantstandorte hinweg nachvollziehbar bleiben, kommt es auf eine Sache an: Jede Retoure, ihre Gutschrift und der entsprechende Eintrag in Ihrem Buchhaltungssystem müssen als ein einziger Datensatz verbunden bleiben. Wenn sie an drei verschiedenen Stellen vorliegen, gehen Gutschriften verloren, der Monatsabschluss stimmt nie, und niemand kann mit Sicherheit sagen, ob eine Rückerstattung tatsächlich eingegangen ist.

An einem einzelnen Standort ist das lästig, aber sichtbar, weil die Person, die die Ware zurückschickt, normalerweise die Rückerstattung einfordert. Über eine Gruppe hinweg bricht das zusammen, weil die Personen, die Retouren anlegen, selten dieselben sind, die die Bücher abgleichen. Eine Filiale schickt einen kurzgelieferten Karton zurück, ein Finanzteam zwei Schritte entfernt sieht die Gutschrift nie, und die Lücke taucht erst Wochen später auf, wenn Hauptbuch und Lagerbestand nicht übereinstimmen.

Der übliche Grund ist keine Nachlässigkeit, sondern ein Workaround, der im Moment vernünftig erscheint. Mitarbeiter geben die Gutschrift als negativen Wareneingangsbeleg ein, damit der Bestand stimmt, oder sie tippen die Rückerstattung direkt in die Buchhaltungssoftware und vergessen das Lagersystem, oder umgekehrt. Jeder Standort entwickelt stillschweigend seine eigene Gewohnheit, und keine davon hinterlässt einen Datensatz, der Retoure, Gutschrift und Buchhaltungseintrag zusammenführt. Nachvollziehbarkeit beginnt in dem Moment, in dem Sie diese drei Schritte zu einem einzigen zusammenfassen.

Eine Gutschrift anlegen, keine negative Lieferung

Die einzeln wertvollste Gewohnheit, die es zuerst zu korrigieren gilt, ist die Art, wie die Gutschrift erfasst wird. Ein negativer Wareneingangsbeleg lässt den Bestand richtig aussehen, rechnet sich aber nie in Ihrer Buchhaltungssoftware ab, weil eine negative Lieferung keine Gutschrift ist, die Ihr Hauptbuch anerkennt. Die Rückerstattung verbleibt in der Schwebe, und mehrstöckige Teams enden mit einem Berg von Gutschriften, die sich zu nichts abstimmen lassen.

Der richtige Weg ist eine Gutschrift, die gegen den ursprünglichen Wareneingangsbeleg der Lieferung angelegt wird. Da die Gutschrift an eine reale, referenzierte Lieferung geknüpft ist, kann sie beim richtigen Lieferant abgerechnet werden, statt frei zu schweben. Lassen Sie diese eine Regel an jedem Standort etablieren, und der größte Teil des Abstimmungsaufwands verschwindet von selbst, unabhängig davon, welche Tools Sie verwenden. Der Unterschied ist kein kosmetischer, wie die folgende Tabelle zeigt.

Mit Supy ist das die Standardvorgehensweise statt einer Disziplin, die Sie durchsetzen müssen: Die Erfassung einer Lieferantenretoure generiert die Gutschrift für Sie und verbucht sie in Ihrem verbundenen Buchhaltungssystem als Lieferantengutschrift, sodass die Rückerstattung einmal erfasst wird und niemand sie erneut in Xero oder QuickBooks eintippen muss. Wenn Ihre Wareneingangsbelege die Grundlage für all das sind, lohnt es sich, diesen Prozess zuerst richtig zu stellen; unser Leitfaden zur Verwaltung von Wareneingangsbelegen über Standorte hinweg deckt die Grundlage ab, auf der diese Gutschriften aufbauen.

Jede Gutschrift an das tatsächlich Eingegangene anpassen

Eine Gutschrift ist nur nützlich, wenn sie der Realität entspricht, und der schnellste Weg zu einem Lieferantenstreit ist ein Anspruch, der nicht mit der gelieferten Menge übereinstimmt. Bevor eine Gutschrift eingereicht wird, müssen drei Dinge zutreffen: Sie ist zum tatsächlich berechneten Preis bewertet, die Menge übersteigt nie das Eingegangene, und der Nachweis (ein Foto des Schadens, die Lieferpapiere) ist an denselben Datensatz angehängt. Halten Sie daran fest, und Ihre Gutschriften sind keine Verhandlungssache mehr.

Dies manuell über Standorte hinweg zu tun, ist der Punkt, an dem es scheitert. Deshalb zahlt sich die Erstellung der Retoure aus dem Wareneingangsbeleg heraus aus. In Supy wird eine Lieferantenretoure gegen den ursprünglichen Wareneingangsbeleg angelegt und mit seinen Artikeln, Mengen und gesperrten Preisen vorausgefüllt, sodass der Anspruch genau das widerspiegelt, was zum gezahlten Preis eingegangen ist, nicht eine später eingetippte Zahl. Die Retoure ist auf das Eingegangene begrenzt und die Zuteilung wird vor der Einreichung validiert, sodass eine übermäßige Retoure das Haus nicht verlassen kann. Wenn 6 von 24 Kochölkanistern fehlerhaft waren, ist die Retoure auf 6 begrenzt, zum gesperrten Kanisterpreis, mit den Begleitfotos am Datensatz, und der gesamte Ablauf, einschließlich Genehmigungen, läuft über die Mobile App, sodass die Person, die die fehlerhafte Ware hält, diejenige ist, die die Retoure anlegt.

Gutschriften jedes Standorts sichtbar und getrennt halten

Nachvollziehbarkeit über eine Gruppe hinweg benötigt zwei Garantien, die eine Tabellenkalkulation nicht geben kann: Gutschriften, die nicht von einer Marke in eine andere übergehen können, und eine Möglichkeit, ohne jemanden fragen zu müssen, zu prüfen, ob jede Gutschrift tatsächlich verbucht wurde. Versäumen Sie das Erste, und die Rückerstattungen eines Standorts trüben die Zahlen eines anderen; versäumen Sie das Zweite, und Sie finden die Lücke beim Monatsabschluss statt an dem Tag, an dem es passiert ist.

Supy schränkt Gutschriften auf ein einzelnes Betreiberkonto ein, sodass die Lieferantengutschriften einer Marke nie mit denen einer anderen vermischt werden, selbst wenn dasselbe Finanzteam mehrere betreibt. Und jeder Wareneingangsbeleg, jede Lieferantenretoure und jede Gutschrift trägt ihren Live-Buchhaltungssynchronisierungsstatus über die wichtigsten Systeme, die eine Gruppe möglicherweise betreibt, sodass Sie einen Datensatz ansehen und wissen können, dass er verbucht wurde, anstatt zu hoffen, dass es so ist. Das ist es, was „Wurde diese Gutschrift jemals gebucht?” von einer Frage zur Antwort durch einen Blick macht. Dies ist der Kern der Handhabung von Rechnungen und Gutschriften durch Supy, und es liegt neben dem weiteren Lieferantenverwaltungs-Workflow, den eine mehrstöckige Gruppe täglich betreibt.

Lieferantengutschriften unter Kontrolle bringen

Wenn Lieferantengutschriften über Ihre Standorte hinweg ein wiederkehrendes Problem sind, lösen drei Maßnahmen das meiste davon, und Sie können mit den ersten beiden heute beginnen, unabhängig davon, was Sie aktuell verwenden. Erstens: Verbieten Sie den Negativ-Lieferungs-Workaround und legen Sie jede Gutschrift als Gutschrift gegen den ursprünglichen Wareneingangsbeleg an, damit sie sich selbstständig in der Buchhaltung abrechnet. Zweitens: Erstellen Sie die Retoure immer aus der eingegangenen Lieferung heraus statt einen neuen Anspruch einzutippen, damit Mengen und Preise dem Eingegangenen entsprechen. Drittens: Vereinbaren Sie einen Ort, an dem jeder prüfen kann, ob eine Gutschrift verbucht wurde, damit eine fehlende Gutschrift an dem Tag, an dem es passiert, auftaucht, nicht beim Monatsabschluss.

Wenn Sie ein Beschaffungstool für eine Gruppe bewerten, bitten Sie es, Ihnen in einer Demo eine Sache zu zeigen: eine Lieferantenretoure erfassen und beobachten, wie die Gutschrift erscheint, der Lieferung entspricht und ohne einen zweiten manuellen Eintrag in ein verbundenes Buchhaltungssystem verbucht wird, und dann mehrere auf einmal verbuchen, wie es eine geschäftige Filiale tatsächlich täte. Genaue Gutschriften halten auch Ihre Wareneinsatzzahlen korrekt, und unser Wareneinsatzrechner zeigt, wie viel eine einzige falsch erfasste Gutschrift die Kosten eines Artikels verschieben kann. Wenn ein Tool diese Schleife nicht vor Ihnen schließen kann, werden Ihre Gutschriften weiterhin über Standorte hinweg verloren gehen.